Baza wiedzy

Baza wiedzy w systemie eDokumenty jest miejscem, w którym przechowywane są pliki związane np. z funkcjonowaniem organizacji. Możemy w niej umieszczać np. wzory umów, dokumentów handlowych, regulaminy etc., w dowolnych formatach. Dostęp do Bazy wiedzy jest możliwy z każdego modułu, gdyż element ten jest wyświetlany w osobnym oknie.

Ekran Bazy wiedzy z wyświetloną treścią dokumentu

Struktura Bazy wiedzy

Okno Bazy wiedzy składa się z Paska narzędzi, drzewa folderów oraz formularza dokumentu. Pliki przechowywane są w folderach, którymi zarządzamy korzystając z ikon w Pasku narzędzi:

Aby dodać folder, zaznaczamy na drzewie folder nadrzędny (w tym główny katalog Baza wiedzy), klikamy ikonę , po czym wypełniamy wyświetlony formularz - podając nazwę i, ewentualnie, zmieniając folder nadrzędny. Klikamy Zapisz.

Aby edytować nazwę folderu, zaznaczamy go na drzewie i klikamy . Okno edycji jest takie samo, jak okno tworzenia katalogu.
Aby usunąć folder - wraz z zawartością - zaznaczamy go na drzewie i klikamy . Chęć wykonania operacji potwierdzamy klikając Tak w wyświetlonym oknie.

Zarządzanie plikami w Bazie wiedzy

Dokumentem w Bazie wiedzy nazywamy formularz złożony z kilku zakładek zawierających m.in. treść dokumentu, załączniki, komentarze etc. Jest on odpowiednikiem Notatki służbowej z rozbudowanym edytorem treści.

Podobnie, jak w przypadku folderów, do dodawania, edycji i usuwania dokumentów w Bazie wiedzy, korzystamy z Paska narzędzi.

Aby dodać nowy dokument, wybieramy na drzewie folder, w którym ma zostać umieszczony, po czym klikamy ikonę Nowy plik. Podajemy nazwę dokumentu oraz - ewentualnie - zmieniamy folder nadrzędny w polu Folder i klikamy Zapisz.

Formularz dodawania dokumentu/edycji informacji o dokumencie

Dokument pojawia się na drzewie (obok nazwy wyświetla się ikona niezapisanej kartki, co oznacza, że dokument nie zawiera treści). Po jego kliknięciu po prawej stronie wyświetlony zostaje formularz dokumentu, w którym dodajemy treść, załączniki, nadajemy uprawnienia itd. Zapisu dokonujemy klikając ikonę Zapisz otwarty dokument w Pasku narzędzi.

Aby edytować nazwę dokumentu, zaznaczamy na drzewie jego nazwę i klikamy ikonę Edytuj informacje o pliku. Wyświetlony formularz jest taki sam, jak przy tworzeniu nowego dokumentu.
Aby usunąć dokument, zaznaczamy go na liście i klikamy ikonę Usuń plik. Chęć wykonania operacji potwierdzamy klikając Tak w wyświetlonym oknie.

Informacje o dacie dodania i autorze dokumentu oraz terminie i autorze ostatniej modyfikacji wyświetlana jest po zaznaczeniu dokumentu na drzewie i kliknięciu ikony Informacje o dokumencie w Pasku narzędzi.

Aby wysłać informację, np. o pojawieniu się nowego dokumentu w Bazie wiedzy do wybranych pracowników lub grup pracowników, zaznaczamy nazwę dokumentu na drzewie i klikamy ikonę Powiadomienie w Pasku narzędzi. Następnie wypełniamy wyświetlony formularz i klikamy Wyślij.