Okno zarządzania kontami pocztowymi - ustawienia archiwizacji
Podręcznik użytkownika > Poczta email > Archiwizacja wiadomości email
Przez archiwizację dokumentów w systemie eDokumenty rozumiemy utworzenie dokumentu typu Email w module Dokumenty. Każdą wiadomość mailową, która pojawia się na naszym koncie pocztowym w module Poczta e-mail, możemy zarchiwizować również w systemie eDokumenty w kartotece klienta lub w sprawie.
Domyślne ustawienie systemu pozwala na archiwizowanie wiadomości wychodzących oraz przychodzących - powiązanych z klientem lub sprawą. Opcje te możemy zmienić w oknie konfiguracji konta w zakładce Opcje.
Uwaga
Aby móc zmienić tryb archiwizacji, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Zmiana trybu automatycznej archiwizacji.
Okno zarządzania kontami pocztowymi - ustawienia archiwizacji
Uwaga
Po wybraniu wartości Nigdy wiadomości archiwizujemy ręcznie po zaznaczeniu wiadomości na liście i kliknięciu ikony Utwórz dokument w emaila w Pasku narzędzi. Opcja Zawsze oznacza archiwizację w module Dokumenty oraz - jeśli istnieje powiązanie z klientem lub sprawą, również w kartotece - odpowiednio - klienta lub sprawy.
Wszystkie zarchiwizowane wiadomości trafiają do folderu Zarchiwizowana poczta e-mail widocznego w panelu nawigacyjnym Widok roboczy w module Dokumenty.
Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane z klientem lub Powiązane z klientem lub sprawą, wiadomości archiwizują się w kartotece klienta (tzn. zostaje utworzone powiązanie z dokumentem typu Email w zakładce Dokumenty) tylko wtedy, gdy dany kontrahent znajduje się w bazie klientów i adres email, z którego nadesłano wiadomość, widnieje w jego kartotece lub w "wizytówce" jego osoby kontaktowej. Jeśli otrzymamy wiadomość z adresu, którego nie ma w systmie, możemy dodać go do bazy kontrahentów z poziomu okna wiadomości, po kliknięciu ikony Książka adresowa.
Uwaga
Jeśli dodamy nowego klienta do książki adresowej, to archiwizacja wiadomości w jego kartotece rozpocznie się w chwili nadejścia nowej wiadomości od tego klienta i nie obejmie wcześniej otrzymanych. Po dodaniu klieta do bazy, wiadomość archiwizujemy w jego kartotece ręcznie (patrz wyżej).
Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane ze sprawą lub Powiązane z klientem lub sprawą, zarchiwizowane wiadomości wyświetlane są w zakładce Dokumenty w sprawie.
Miejsce archwizacji wysyłanej wiadomości możemy określić na etapie jej tworzenia. W tym celu przechodzimy do zakładki Opcje i wybieramy metodę archiwizacji z listy po prawej stronie, po czym wskazujemy, w jakiej sprawie wiadomość ma być zarchiwizowana.
Okno nowej wiadomości - zakładka Opcje
Uwaga
Jeśli wskażemy sposób archiwizacji Powiąż z klientem, Powiąż ze sprawą lub Powiąż z klientem lub sprawą, to wiadomości bez powiązań z żadnym z tych obiektów nie zostaną zarchiwizowane w ogóle.
Przykładowa wiadomość email
Wiadomość przychodząca może zostać zarchiwizowana w sprawie po kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi w oknie wiadomości. Sprawę wybieramy z listy, lub tworzymy nową po kliknięciu ikony Nowa sprawa w lewym górnym rogu.
Aby sprawdzić, z jaką sprawą powiązana jest wiadomość (gdzie została zarchiwizowana), klikamy ikonę 
w oknie wiadomości lub na liście wiadomości.
Informacja o tym, że wiadomość została zarchiwizowana, wyświetla się w postaci ikony 
na liście. Jeśli ikona ta jest jaśniejsza (
), oznacza to, że wiadomość została już zarchiwizowana przez innego pracownika i nie może być archiwizowana po raz drugi na naszym stanowisku.
define('MULTI_INSTANCE_EMAIL_ARCHIVE_ENABLED', true);