Przed przystąpieniem do wysyłania i odbierania wiadomości email, musimy odpowiednio skonfigurować klienta poczty email. Po wejściu do modułu Poczta e-mail po raz pierwszy system poinformuje nas o konieczności przeprowadzenia takiej konfiguracji.
Po kliknięciu przycisku Tak zostanie wyświetlone okno Konfiguracja konta email składające się z kilku zakładek.
Okno konfiguracji kont email
Zakładka Ogólne
Uwagi do wypełniania wybranych pól
W polach Adres e-mail oraz Zwrotny adres e-mail podajemy pełny adres naszego konta email, np. inzynier@przykladowafirma.pl.
Zaznaczony checkbox Konto synchronizowane oznacza, że wiadomości będą synchronizowane automatycznie, jeśli tylko aktywna będzie usługa pobierania poczty w tle.
Jeśli korzystamy z konta, które nie jest naszym kontem służbowym, możemy zaznaczyć checkbox Konto prywatne. Adres taki nie będzie wyświetlany jako podpowiedź podczas wpisywania adresu odbiorcy przez naszych wpółpracowników.
Jeśli chcemy otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach w pasku Windows (Notifier), zaznaczamy opcję Powiadamiaj o nowych wiadomościach.
W sekcji Szablon i stopka wybieramy szablon zdefiniowany w Panelu sterowania. Szablonem nazywamy pewnien układ zawierający np. logo firmy i dane teleadresowe firmy. Dane takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu komórkowego, wpisane w polu Stopka wiadomości, wraz z szablonem stworzą pełną stopkę. Uwaga
Jeśli w polu Stopka wiadomości wprowadzimy tekst zawierający znaczniki html, to tworząc wiadomość, także musimy stosować formatowanie html.
Zakładka Serwery
Uwagi do wypełniania wybranych pól
Z listy Protokół wybieramy IMAP.
W polu Login wpisujemy pełny adres email, np. inzynier@przykladowafirma.pl.
Jeśli samodzielnie konfigurujemy konto pocztowe, o dane takie, jak: host, port etc. możemy zapytać zatrudnionego w naszej firmie informatyka lub odczytać je z konfiguracji wcześniej używanego programu pocztowego.
Wybierając odpowiednią opcję z listy Flagi "przeczytane" możemy określić, czy pobrane z serwera pocztowego wiadomości mają zostać przeniesione do systemu eDokumenty jako nieprzeczytane, czy zgodnie ze stanem z serwera - oznaczone jako przeczytane lub nieprzeczytane.
Z listy Usuwane wiadomości wybieramy, co ma się stać z usuwaną wiadomością
Pole Optymalizuj dla pozostawiamy puste. W sytuacjach awaryjnych (np. kiedy przychodzące wiadomości są puste) możemy wybrać pozycję Microsoft Exchange.
Jeśli nasza skrzynka na serwerze zawiera wiadomości z kilku lat, możemy - w polu Zakres synchronizacji - podać datę, od której wiadomości mają zostać pobrane do eDokumentów.
Sekcja Opcje wysyłania
Zaznaczenie opcji Żądaj potwierdzenia przeczytania sprawi, że adresat - w chwili otwarcia wiadomości - zostanie poproszony o odesłanie potwierdzenia jej przeczytania.
warunkiem koniecznym zadziałania opcji Informuj o statusie doręczenia (wysłanie raportu o statusie doręczenia po udanej lub nieudanej próbie dostarczenia do każdego z adresatów) jest obsługa raportów przez nasz serwer pocztowy.
Zakładka Foldery
Aby odwzorować drzewko folderów z serwera i wyświetlić je w panelu nawigacyjnym Foldery, klikamy ikonę . Na wyświetlonym drzewie możemy dokonywać kolejnych operacji. Zostały one szczegółowo opisane w osobnym artykule.
Zakładka Foldery specjalne
Na potrzeby konfiguracji w zakładce Foldery specjalne wystarczające jest kliknięcie przycisku Ustaw domyślne.
Zakładka Reguły
Definiowanie reguł (spam) zostało opisane w osobym artykule.
Zakładka Auto-odp.
Ustawienia autorespondera zostały opisane w osobnym artykule.
. Na wyświetlonym drzewie możemy dokonywać kolejnych operacji. Zostały one szczegółowo opisane w osobnym artykule.