Podręcznik użytkownika > Dokumenty

Dokumenty

Moduł Dokumenty jest pewnego rodzaju wirtualnym segregatorem, w którym przechowywane są dokumenty z wielu miejsc w systemie. W module wyświetlane są m.in. pliki dołączane do spraw, powiązane z kartotekami klientów i wiadomości email. W tym miejscu możemy zarządzać dokumentami wychodzącymi i przychodzącymi, tworzyć nowe dokumenty na podstawie zdefiniowanych szablonów, czy rejestrować je w dzinnikach.

Okno główne modułu Dokumenty

Definicje

W module Dokumenty możemy zarządzać dokumentami wielu typów. Domyślnie system został wyposażony w następujące rodzaje dokumentów:

• Pismo - dokument wychodzący, przychodzący lub wewnętrzny, np. wniosek, zapytanie ofertowe
• Faktura zakupu, Faktura sprzedaży - posiadają pola właściwe dla tych dokumentów księgowych (m.in. pozycje, informacje o warunkach płatności i kosztach)
• Notatka służbowa - typ ten ma zastosowanie np. kiedy tworzymy podsumowanie spotkania
• Email - standardowa wiadomość email
• Oferta - dokument przychodzący lub wychodzący, posiadający cechy oferty (zawiera m.in. informację o cenie, przedmiocie oferty czy warunkach handlowych) i generowany do pliku *.pdf na podstawie określonego szablonu
• Płatność - rodzaj dokumentu wykorzystywany do ewidencji płatności i w sprawach windykacyjnych
• Zamówienie - używany do tworzenia dokumentu zamówienia do dostawcy lub od klienta (zawiera informacje m.in. o przedmiocie, ceni, adresie dostawy)
• Przesunięcie międzymagazynowe (MM) - służy do dokumentowania przemieszczenia towarów pomiędzy magazynami własnymi (zdefiniowanymi w systemie)
• Przyjęcie zewnętrzne (PZ), Wydanie zewnętrzne (WZ) - wykorzystywany do potwierdzenia - odpowiednio przyjęcia towarów z zewnętrz, wydania towarów kontrahentowi do/z magazynu zdefiniowanego w systemie
• Zapotrzebowanie - dokument magazynowy służący do tworzenia zamówienia na towary, które mają zostać dostarczone do magazynu zdefiniowanego w systemie.
• Umowa - dokument przychodzący, wychodzący lub wewnętrzny, posiadający cechy typowe dla umowy (m.in. strony, terminy)
• Zwrotka - "blankiet" wykorzystywany w sytuacji, kiedy odsyłamy korespondencję do nadawcy
• Dokumenty z szablonu - Pismo tworzone domyślnie na podstawie z góry określonego szablonu

Uwaga
Tworzenie dokumentów w module Dokumenty nie zawsze jest równoważne generowaniu pliku (właściwym dokumentem). Dokument jest tutaj rozumiany jako okno, w którym zgromadzone są informacje o dokumencie, natomiast sam plik jest załącznikiem. Przykładowo: do firmy wpłynęło zapytanie ofertowe. Sekretarka tworzy dokument typu Pismo z poziomu formularza dodawania pisma, wypełnia formularz i skanuje papierowy oryginał, który wyświetlany jest na liście załączników.

Dokumenty krok po kroku:

• Dodawanie (rejestracja), modyfikacja i usuwanie dokumentów
• Skanowanie dokumentów i moduł dodawania załączników (w tym edycja załączników)
• Dokumenty finansowo-księgowe i zarządzanie słownikami terminów finansowych
• Zarządzanie szablonami i numerowanie dokumentów
• Dekretacje
• Podpisywanie dokumentów: elektroniczne i ręczne
• Tworzenie zadań z dokumentów
• Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną i faksem, korespondencja seryjna
• Włączanie/wyłączanie dokumentów do/ze spraw
• Baza wiedzy i eksplorator plików
• Zarządzanie kategoriami, słownikiem instrukcji, opisów, miejsc przechowywania i dyspozycji

Definiowanie nowych typów dokumentów