Podręcznik użytkownika > Dokumenty

Dokumenty

Moduł Dokumenty jest pewnego rodzaju wirtualnym biurkiem, na którym dostępne są dokumenty z wielu miejsc w systemie. Przede wszystkim w tym miejscu możemy zarządzać dokumentami wychodzącymi i przychodzącymi. Ponadto w module wyświetlane są: dokumenty dołączone do spraw, utworzone w kartotekach klientów oraz zarchiwizowane wiadomości email.

W module można tworzyć nowe dokumenty i rejestrować je w dziennikach. Pod pojęciem dokument rozumiemy okno, w którym zgromadzone są informacje o dokumencie, natomiast sam plik jest załącznikiem. Przykładowo: do firmy wpłynęło listowne zapytanie ofertowe. Sekretarka tworzy dokument typu Pismo z poziomu formularza dodawania pisma, wypełnia formularz i skanuje papierowy oryginał, który wyświetlany jest na liście załączników.

Okno główne modułu Dokumenty

Definicje

W module Dokumenty możemy uruchamiać zdefiniowane rodzaje dokumentów. Domyślnie są to:

• Pismo - dokument wychodzący, przychodzący lub wewnętrzny, np. wniosek, zaświadczenie, korespondencja.
• Notatka służbowa - dokument wewnętrzny zawierający treść HTML i załączniki np. notatka ze spotkania
• Umowa - dokument przechowujący obustronnie podpisaną umowę
• Zwrotka - dokument służący do rejestracji otrzymanego zwrotnie potwierdzenia odbioru
• Email - formatka służąca do sporządzenia maila w formie znanej z innych programów typu Outlook, Thunderbird

• Oferta - dokument przychodzący lub wychodzący, posiadający cechy oferty (zawiera m.in. informację o cenie, przedmiocie oferty czy warunkach handlowych)
• Zamówienie - używany do tworzenia dokumentu zamówienia do dostawcy lub od klienta (zawiera informacje m.in. o przedmiocie, cenie, adresie dostawy)
• Faktura zakupu, Faktura sprzedaży - dokumenty właściwe do rejestracji faktur zakupu i sprzedaży (zawierają m.in. pozycje, koszty, płatności)

• Zapotrzebowanie - dokument wewnętrzny służący do wyspecyfikowania potrzeb na towary. Pozycje z tych dokumentów mogą być używane do tworzenia Zamówień.
• Przyjęcie zewnętrzne (PZ), Wydanie zewnętrzne (WZ) - dokumenty wykorzystywane do ewidencji przyjęcia lub wydania towarów z magazynu
• Przesunięcie międzymagazynowe (MM) - służy do dokumentowania przemieszczenia towarów pomiędzy magazynami

Praktyczne zastosowanie

• Pismo - od rejestracji do wysłania odpowiedzi
• Od zapytania ofertowego do faktury

Funkcjonalność

• Przeglądanie dokumentów
• Rodzaje dokumentów
• Tworzenie dokumentów z szablonów
• Edycja plików tekstowych MS Word
• Przekazywanie i dekretacja dokumentów
• Modyfikacja i usuwanie dokumentów
• Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną lub faksem
• Wydruk kopert i zwrotek
• Bezpieczeństwo - dostęp do dokumentów
• Uprawnienia do dokumentów
• Zakładanie spraw z dokumentów

Konfiguracja

• Zarządzanie szablonami
• Zarządzanie numeracją dokumentów
• Zarządzanie kategoriami, słownikiem instrukcji, opisów, miejsc przechowywania i dyspozycji
• Zarządzanie słownikami finansowymi
• Definiowanie nowych typów dokumentów