Podręcznik użytkownika > Dokumenty
Dokumenty
Moduł Dokumenty jest pewnego rodzaju wirtualnym biurkiem, na którym dostępne są dokumenty z wielu miejsc w systemie. Przede wszystkim w tym miejscu możemy zarządzać dokumentami wychodzącymi i przychodzącymi. W module ponadto wyświetlane są: dokumenty dołączone do spraw, utworzone w kartotekach klientów oraz zapisane wiadomości email.
W module można tworzyć nowe dokumenty i rejestrować je w dziennikach. Pod pojęciem dokument rozumiemy okno, w którym zgromadzone są informacje o dokumencie, natomiast sam plik jest załącznikiem. Przykładowo: do firmy wpłynęło listowne zapytanie ofertowe. Sekretarka tworzy dokument typu Pismo z poziomu formularza dodawania pisma, wypełnia formularz i skanuje papierowy oryginał, który wyświetlany jest na liście załączników.
Okno główne modułu Dokumenty
Definicje
W module Dokumenty możemy uruchamiać zdefiniowane rodzaje dokumentów. Domyślnie są to:
- Pismo - dokument wychodzący, przychodzący lub wewnętrzny, np. wniosek, zaświadczenie, korespondencja.
- Notatka służbowa - dokument wewnętrzny zawierający treść HTML i załączniki np. notatka ze spotkania
- Umowa - dokument przechowujący obustronnie podpisaną umowę
- Zwrotka - dokument służący do rejestracji otrzymanego zwrotnie potwierdzenia odbioru.
- Email - formatka służąca do sporządzenia maila w formie znanej z innych programów typu Outlook, Thunderbird
- Oferta - dokument przychodzący lub wychodzący, posiadający cechy oferty (zawiera m.in. informację o cenie, przedmiocie oferty czy warunkach handlowych)
- Zamówienie - używany do tworzenia dokumentu zamówienia do dostawcy lub od klienta (zawiera informacje m.in. o przedmiocie, cenie, adresie dostawy)
- Faktura zakupu, Faktura sprzedaży - dokumenty właściwe do rejestracji faktur zakupu i sprzedaży (zawierają m.in. pozycje, koszty, płatności)
- Zapotrzebowanie - dokument wewnętrzny służący do wyspecyfikowania potrzeb na towary. Pozycje z tych dokumentów mogą być używane do tworzenia Zamówień.
- Przyjęcie zewnętrzne (PZ), Wydanie zewnętrzne (WZ) - dokumenty wykorzystywane do ewidencji przyjęcia lub wydania towarów z magazynu
- Przesunięcie międzymagazynowe (MM) - służy do dokumentowania przemieszczenia towarów pomiędzy magazynami
Dokumenty krok po kroku:
Okno główne modułu Dokumenty