Przeglądanie dokumentów

Lista dokumentów

Dokumenty w module Dokumenty pochodzą w wielu miejsc w systemie. Mogą być bowiem tworzone np. z poziomu sprawy czy kartoteki klienta. Wszystkie gromadzone są w postaci listy, której zawartość możemy zawężać korzystając z paneli nawigacyjnych umieszczonych po lewej stronie. Domyślnie panele te są zwinięte lub ich zawartość jest wyświetlana w zakresie podstawowym.

Pierwszym z paneli jest Widok roboczy, w którym wyświetlone jest drzewko o strukturze:

[Imię i nazwisko użytkownika, stanowisko]
- Nadesłane - dokumenty otrzymane od innych użytkowników, w tym dokumenty nieprzeczytane
- Załatwione, czyli dokumenty przekazane przez nas do innych użytkowników
- Robocze - dokumenty, które nie zostały załatwione, czyli nieprzekazane do innych użytkowników
- Powiadomienia - komunikaty typu: przypomnienia dla spraw, powiadomienia o przyznaniu uprawnień do dokumentu, informacja o ustawieniu zastępstwa etc.
- Kosz - dokumenty przeniesione do kosza
Zarchiwizowana poczta email - folder zawierający zarchiwizowane wiadomości email
Foldery - zdefiniowane w Panelu sterowania drzewo katalogów ułatwiające porządkowanie dokumentów. Dokumenty przenosimy do folderów metodą drag and drop bezpośrednio z listy.
Foldery wyszukiwania - jeden z mechanizmów wyszukiwania
Udostępnione przez - dokumenty, które udostępniła nam wybrana z rozwiniętej listy osoba
Udostępnione dla - dokumenty, które my udostępniliśmy osobie wskazanej na rozwiniętej liście.

Posiadając odpowiednie uprawnienia możemy przeglądać dokumenty innych pracowników. W tym celu korzystamy z drzewka w panelu Pozostałe stanowiska.

Listę dokumentów możemy również ograniczyć do elementów, których obieg definiuje określona procedura, np. wymagające akceptacji konkretnej osoby.

Aby wyświetlić dokumenty ze spraw utworzonych w wybranych teczkach lub umieszczonych w folderach, wybieramy odpowiedni element w panelu Teczki i foldery.

Więcej na temat panelu Filtry można przeczytać w osobnym artykule.

Uwaga
Między panelami nawigacyjnymi obowiązuje koniunkcja, tzn. zaznaczenie dwóch elementów w dwóch różnych panelach spowoduje wyświetlenie wyników spełniających wszystkie te kryteria równocześnie.

Przykład 1
Po zalogowaniu do systemu pracownik chce zobaczyć, jakie faktury zostały mu przekazane w ciągu ostatnich dwóch dni. W tym celu:

w panelu Widok roboczy zaznacza folder Nadesłane > Nieprzeczytane
w panelu Filtry wybiera okres oraz typ dokumentu Faktura VAT.

Przykład 2
Prezes chce zobaczyć wszystkie nieprzeczytane przez swoją asystentkę notatki. W tym celu:

wybiera nazwisko asystentki na drzewku w panelu Pozostałe stanowiska
w panelu Widok roboczy klika Nieprzeczytane
w panelu Filtry zaznacza checkbox Notatka służbowa na liście Typ dokumentu.

Przykład 3
Chcemy wyświetlić dokumenty, które udostępniliśmy wybranemu użytkowników. W tym celu:

W panelu nawigacyjnym Widok roboczy rozwijamy gałąź Udostępnione dla i zaznaczamy nazwisko użytkownika na rozwiniętej liście.

Pojedynczy dokument

Aby zapoznać się z kluczowymi informacjami o dokumencie, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy wybrany rekord na liście. Powoduje to otwarcie okna edycji dokumentu na zakładce Dokument.

Po prawej stronie wyświetlone są - na żółtej karteczce - informacje:

o kliencie, do którego wysłano/od którego otrzymano dokument - w formie odnośnika do jego kartoteki
o sprawie, do której dołączony jest dokument - w formie odnośnika do tej sprawy
o statusie
związane z obiegiem.

Podgląd dokumentu w zakładce Dokument

Pozostałe elementy widoku

Po lewej stronie wyświetlony jest podgląd plików załączonych do dokumentu w Panelu zarządzania załącznikami. Podgląd ten jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę Pobierz do podglądu.
Aby podpisać plik elektronicznie klikamy ikonę Podpisz.
Dopasowanie okna do szerokości pliku, podgląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.

Uwaga
Aby podgląd załączników był widoczny, niezbędna jest instalacja w systemie operacyjnym programu AbiWord.