Przeglądanie dokumentów

Lista dokumentów

Dokumenty w module Dokumenty pochodzą w wielu miejsc w systemie. Mogą być bowiem tworzone np. z poziomu sprawy czy kartoteki klienta. Wszystkie gromadzone są w postaci listy, której zawartość możemy zawężać korzystając z paneli nawigacyjnych umieszczonych po lewej stronie. Domyślnie panele te są zwinięte lub ich zawartość jest wyświetlana w zakresie podstawowym.

Posiadając odpowiednie uprawnienia możemy przeglądać dokumenty innych pracowników. W tym celu korzystamy z drzewka w panelu Pozostałe stanowiska.

Wybranie stanowiska na drzewku spowoduje przeładowanie zawartości panelu Widok roboczy, za pomocą którego możemy dodatowo zawęzić listę wg elementów drzewka. W szczególności możemy wyświetlić dokumenty:

Udostępnione przez, czyli takie, które udostępniła nam wybrana z rozwiniętej listy osoba
dokumenty Udostępnione dla, czyli takie, które my udostępniliśmy osobie wskazanej na rozwiniętej liście.

Listę dokumentów możemy również ograniczyć do elementów, których obieg definiuje określona procedura, np. wymagające akceptacji konkretnej osoby.

Aby wyświetlić dokumenty ze spraw utworzonych w wybranych teczkach lub umieszczonych w folderach, wybieramy odpowiedni element w panelu Teczki i foldery.

Więcej na temat panelu Filtry można przeczytać w osobnym artykule.

Uwaga
Między panelami nawigacyjnymi obowiązuje koniunkcja, tzn. zaznaczenie dwóch elementów w dwóch różnych panelach spowoduje wyświetlenie wyników spełniających wszystkie te kryteria równocześnie.

Przykład 1
Po zalogowaniu do systemu pracownik chce zobaczyć, jakie faktury zostały mu przekazane w ciągu ostatnich dwóch dni. W tym celu:

w panelu Widok roboczy zaznacza folder Nadesłane > Nieprzeczytane
w panelu Filtry wybiera okres oraz typ dokumentu Faktura VAT.

Przykład 2
Prezes chce zobaczyć wszystkie nieprzeczytane przez swoją asystentkę notatki. W tym celu:

wybiera nazwisko asystentkina drzewku w panelu Pozostałe stanowiska
w panelu Widok roboczy klika Nieprzeczytane
w panelu Filtry zaznacza checkbox Notatka służbowa na liście Typ dokumentu.

Przykład 3
Chcemy wyświetlić dokumenty, które udostępniliśmy wybranemu użytkownikow. W tym celu:

W panelu nawigacyjnym Widok roboczy rozwijamy gałąź Udostępnione dla i zaznaczamy nazwisko użytkownika na rozwiniętej liście.

Pojedynczy dokument

Aby zapoznać się z kluczowymi informacjami o dokumencie, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy wybrany rekord na liście. Powoduje to otwarcie okna edycji dokumentu na zakładce Dokument.

Po prawej stronie wyświetlone są - na żółtej karteczce - informacje:

o kliencie, do którego wysłano/od którego otrzymano dokument - w formie odnośnika do jego kartoteki
o sprawie, do której dołączony jest dokument - w formie odnośnika do tej sprawy
o statusie
związane z obiegiem.

Podgląd dokumentu w zakładce Dokument

Pozostałe elementy widoku

Po lewej stronie wyświetlony jest podgląd plików załączonych do dokumentu w Panelu zarządzania załącznikami. Podgląd ten jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę Pobierz do podglądu.
Aby podpisać plik elektornicznie klikamy ikonę Podpisz.
Dopasowanie okna do szerokości pliku, podląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.

Uwaga
Aby podgląd załączników był widoczny, niezbędna jest instalacja w systemie operacyjnym programu AbiWord.