Uprawnienia do dokumentów

Zakres czynności, które możemy wykonywać na dokumentach, jest zależny od uprawnień przyznawanych na różnych poziomach. Dokumenty możemy:

dodawać
odczytywać
edytować
usuwać.

Uprawnienia do dokumentów

Dokumentami możemy zarządzać w module Dokumenty oraz z poziomu m.in. kartoteki klienta lub sprawy.

Kiedy możemy dodawać dokumenty

dokumenty możemy dodawać, jeśli posiadamy uprawnienia systemowe do Tworzenia i do Edycji dokumentów.

Jakie dokumenty możemy odczytać

Abyśmy mogli zapoznać się z dokumentem, nie może nam zostać zabrane prawo do odczytu w zaawansowanych uprawnieniach na dokumencie. Wtedy:

możemy otworzyć dokumenty utworzone przez nas
możemy otworzyć dokumenty otrzymane
możemy otworzyć dokumenty ze spraw, do których mamy dostęp i odpowiednie uprawnienia - szczegóły
możemy otworzyć dokumenty w kartotece klienta
możemy otworzyć dokumenty na stanowiskach, do których mamy dostęp - tzw. prawa do jednostek (stanowisko wybieramy na drzewku w panelu nawigacyjnym Pozostałe stanowiska - więcej)

Kiedy możemy edytować dokumenty

Do edycji dokumentów niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Edycja dokumentów. Wtedy możemy edytować wszystkie dokumenty, które możemy odczytać pod warunkiem, że na dokumencie - w zaawansowanych uprawnieniach - nie zostało nam odebrane uprawnienie do zapisu.

Uwaga
W przypadku dokumentów ze spraw, niezbędne jest posiadanie odpowiednich uprawnień w kartotece sprawy.

Kiedy możemy usuwać dokumenty

Aby przenosić dokumenty do kosza, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Usuwanie. Aby dodatkowo móc usuwać dokumenty z kosza, potrzebne jest uprawnienie systemowe Usuwanie z kosza. Wtedy możemy usuwać wszystkie dokumenty, które możemy edytować.

Uwaga
Aby mieć dostęp do dokumentu ze sprawy lub kartoteki klienta, nie musimy mieć uprawnień do tej sprawy lub kartoteki klienta. Wystarczy, że dokument zostanie nam przekazany lub nadane zostaną na nim zaawansowane uprawnienia co najmniej do odczytu.

Przyznawanie uprawnień do dokumentów

Uprawnienia zaawansowane na dokumencie

Kiedy utworzymy dokument w sprawie lub kartotece klienta, dostęp do niego będą miały osoby posiadające dostęp do sprawy lub klienta. Może się jednak zdarzyć, że będziemy chcieli odebrać uprawnienia danemu użytkownikowi, udostępnić dokument pracownikowi, który nie ma dostępu do sprawy lub udostępnić luźny dokument utworzony w module Dokumenty na naszym koncie. Wykorzystujemy w tym celu uprawnienia zaawansowane do dokumentu.

Okno zarządzania uprawnieniami do dokumentu wyświetlane jest po kliknięciu ikony Uprawnienia zaawansowane w Pasku narzędzi w formularzu dokumentu (ikona ).

Okno nadawania uprawnień do dokumentów

Uprawnienia do edytowanego dokumentu przyznajemy pojedynczym pracownikom (na stanowiska) lub grupom pracowników. Odpowiednią opcję wybieramy z listy (po lewej stronie na górze ekranu). Następnie, w oknie poniżej, zaznaczamy pracowników/grupy/stanowiska (w dwóch pierwszych przypadkach przytrzymujemy klawisz Ctrl aby zaznaczyć kilka elementów), po czym klikamy strzałkę . Aby przenieść wszystkie elementy między listami, klikamy podwójną strzałkę .

Następnie zaznaczamy elementy na liście Uprawnieni i zaznaczamy - w sekcji Uprawnienia poniżej - checkboxy:

odczyt, jeśli chcemy nadać prawo do tylko odczytu
zapis, jeśli chcemy nadać prawo do modyfikacji (aby uprawnienie działało, musi być zaznaczony również odczyt)
zarządzanie, jeśli chcemy nadać możliwość przyznawania uprawnień do dokumentu (aby uprawnienie działało, muszą być zaznaczone powyższe opcje).

Aby odebrać użytkownikowi lub grupie użytkowników uprawnienia do dokumentów, zaznaczamy ich - pojedynczo - na liście Uprawnieni i odznaczamy wszystkie checkboxy w sekcji Uprawnienia.

Jeśli dokument zostanie dodany np. w sprawie lub na kartotece klienta, będzie on widoczny dla wszystkich użytkowników, którzy mają dostęp do danej sprawy/kartoteki klienta. Możemy jednak udostępnić ten dokument jedynie osobom z listy Uprawnieni zaznaczając checkbox udostępnij tylko uprawnionym użytkownikom nad listą uprawnionych.

Uprawnienia systemowe

Prawa systemowe do tworzenia, edycji, przenoszenia do kosza i usuwania z kosza dokumentów nadawane są w kartotekach pracowników. Szczegółowy opis zarządzania uprawnieniami systemowymi i praw do jednostek można przeczytać w osobnym artykule.

Fragment drzewa uprawnień systemowych - Dokumenty

Oprócz podstawowych uprawnień do dokumentów, w systemie eDokumenty obowiązują:

Przywilej pozwalający za zmianę statusu typu "FINAL" - oznacza to, że możemy nadawać dokumentowi status, który blokuje jego edycję
Przywilej pozwalający na edycję kosztów faktury VAT - dotyczy pozycji w zakładce Koszty dokumentu typu Faktura
Generowanie numeru dla faktur wychodzących
Dokumenty > Płatność - pozwala na zarządzanie zawartością zakładki Płatność (dodawanie, edycja, usuwanie)
Edycja waluty na dokumentach, jeśli domyślna waluta została oznaczona jako zablokowana
Podgląd daty przeczytania dokumentów
Przywilej pokazywania w historii dokumentu kiedy i przez kogo dokument został przeczytany
Podgląd poprzednich dekretacji dokumentów
Przywilej edycji i zarządzania dokumentem dla tworzącego dokument po jego przekazaniu
Przywilej podglądu marży na pozycji dokumentu
Przywilej wprowadzenia ujemnej marży na pozycji dokumentu
Przywilej zmiany jednostki miary na pozycji dokumentu
Przywilej edycji i zarządzania dokumentem dla tworzącego dokument po jego przekazaniu - posiadając to uprawnienie możemy edytować oryginalny dokument z poziomu kartoteki klienta lub sprawy po jego przekazaniu.
Zmiana statusu - uprawnienie dotyczy zarówno statusów dokumentów, jak i statusów pozycji na dokumentach

Uprawnienia do dokumentów