[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin Podręcznik użytkownika] > [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Documents Dokumenty] > Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów

= Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów =

Zarządzanie dokumentami obejmuje następujące czynności:
* [#point1 Dodawanie nowych dokumentów]
* [#point2 Modyfikacja dokumentów]
* [#point3 Usuwanie i przywracanie dokumentów]

Powyższe operacje możemy wykonać z poziomu zakładki '''Dokumenty''' w innych miejscach w systmie, np. w '''Sprawie''' czy '''Kartotece klienta'''.

== Dodawanie nowych dokumentów == #point1
Aby dodać nowy dokument w module eDokumenty, klikamy ikonę '''Nowy''' w '''Pasku narzędzi''' i z rozwiniętej listy wybieramy typ dokumentu. W zależności od [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Documents#point1 typu dokumentu], zostaje wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz. Poniżej szczegółowo opisano proces dodawania zdarzenia dla każdego typu:
* [#point4 Pismo]
* [#point5 Faktura]

=== Nowe pismo === #point4

Formularz dodawania nowego pisma składa się z zakładki '''Szcegóły''' [[BR]]

[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:dokumenty_dodaj_pismo.png, 600)]][[BR]]
''Okno dodawania dokumentu typu '''Pismo'''''
[[BR]]

__'''Uwagi do wypełniania wybranych pól'''__ [[BR]]
* W polach '''Nadawca''', '''Odbiorca''' znajduje się dodatkowe menu, rozwijane po kliknięciu ikony [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:ikona_menu_klient.png, 16)]]. Z poziomu tego menu możemy dodać klienta, którego nie ma w [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Clients bazie], zaznaczyć checkbox '''Pokazuj adresy osób kontaktowych''' (wyszukiwanie obejmuje [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Clients Bazę klientów] i bazę [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/People Moje kontakty]) lub skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki kontrahentów.
* W polu '''Miejsce''' wskazujemy miejsce przechowywania (oryginału) dokumentu, np. szafa w sekretariacie. Jeśli jakieś miejsce nie jest zdefiniowane, możemy je dodać po kliknięciu ikony [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:ikona_dodaj.png, 16)]]
* W polu '''Nr "R-ki"''' wpisujemy numer z naklejki na liście poleconym. Numer taki może być generowany po kliknięciu ikony [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:ikona_licznik.png, 16)]] (po wcześniejszej konfiguracji w plicu config.inc). Stan licznika (fragment numeru R-ki) zmieniamy klikając ikonę [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:nr_rki.png, 16)]]
* Z listy '''Dyspozycja''' wybieramy sposób dostarczenia (np. list polecony). Zaznaczenie checkboxa '''Kurier''' sprawi, że system automatycznie zaznaczy przypisanego kuriera na podstawie adresu wybranego w polu '''Odbiorca'''
* W polu '''Doręczono''' wybieramy datę dostarczenia do adresata
* W polu '''Kategoria''' określamy typ pisma, np. zapytanie ofertowe. Jeśli na liście nie ma odpowiedniej kategorii, możemy ją dodać po kliknięciu ikony [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:ikona_dodaj.png, 16)]].

W dolnej części okna znajduje się '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments Panel zarządzania załącznikami]'''.

Dokument zapisujemy klikając '''Zapisz''' lub '''OK''' (Zapisz + Zamknij)

=== Nowa faktura === #point5

== Modyfikacja dokumentów == #point2

Okno edycji dokumentu możemy wyświetlić na jeden z kilku sposobów:
* zaznaczając dokument na liście i klikając ikonę '''Edycja''' w '''Pasku narzędzi'''
* klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy element na liście
* wybierając pozycję '''Edytuj''' z menu rozwiniętego po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.

Okno edycji dokumentu ma postać okna dodawania dokumentu wzbogaconego o '''Pasek narzędzi''' i poszerzonego o dodatkowe zakładki. Zestaw przycisków w prawym dolnym rogu może różnić się od statusu dokumentu. Na przykład, jeśli dokument za status '''Zatwierdzono''' jego edycja może być zablokowana i wyświetla się jedynie przycisk '''Zamknij'''. 
=== Pasek narzędzi ===
[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:dokumenty_pasek_narzedzi.png, 400)]][[BR]]
'''''Pasek narzędzie''' w oknie dokumentu'' [[BR]][[BR]]
Korzystając z '''Paska narzędzi''' w oknie dokumentu możemy wykonać następujace akcje (od lewej na powyższym rysunku):
* Przekazać dokument 
* Zwrócić dokument
* Odpowiedzieć na dokument
* Odpowiedzieć na dokument do wszystkich
* Dołączyć dokument do sprawy (tylko jednej)
* Wyłączyć dokument ze sprawy
* Zarządzać zaawansowanymi uprawnieniami
* Wyświetlić historię
* Wydrukować historię dekretacji, generować pliki z szablonów i generować raporty
* Utworzyć nowy dokument z istniejącego, konwertować na dokument innego typu, wysłać dokument pocztą elektroniczną, wysłać faksem, sprawdzić poziom uprawnień, przenieść dokument do kosza, oznaczyć jako załatwiony, dodać wpis w rejestrze, dodać przypomnienie.

=== Zakładki ===

* '''Dokument''', czyli podgląd plików załączonych w '''[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Attachments Panelu zarządzania załącznikami]'''. Dodatkowo - w kolumnie po prawej stronie - znajdują się podstawowe informacje o dokumencie, który edytujemy, zatem nie dotyczą wyświetlanych załączników.
[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:dokumenty_zakladka_dokument.png, 600)]][[BR]]
''Podgląd dokumentu w zakładce '''Dokument''''' [[BR]][[BR]]
Podgląd jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę '''Pobierz do podglądu'''. Aby podpisać plik elektornicznie klikamy ikonę '''Podpisz'''. Dopasowanie okna do szerokości pliku, podląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.
* '''Instrukcje'''. Zawartość tej zakładki dotyczy dokumentów '''przekazanych''' jest generowana na podstawie wpisów w polu '''Instrukcje'''. Dodatkowo z poziomu tej zakładki, możemy [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Tasks/AddEditEvent#point5 dodawać zadania] (które wyświetlają się w dolnej części zakładki) oraz wysyłać [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Notifications powiadomienia] (np. o dodaniu nowego załącznika do dokumentu) do określonych osób - po kliknięciu ikony '''Powiadom'''. 
* '''Powiązania'''. Miejsce, w którym możemy przeglądać klientów, sprawy lub inne dokumenty powiązane z edytowanym dokumentem oraz tworzyć, edytować i usuwać powiązania z innymi dokumentami. Wyróżniamy następujące typy powiązań:
  * bezpośrednie (oznaczone symbolem kotwicy)
[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:dokumenty_zakladka_powiazania.png, 600)]][[BR]]
''Zakładka '''Powiązania''''' [[BR]][[BR]]
  * Powiązania z innym dokumentem, sprawą lub klientem tworzymy klikając ikonę '''Dodaj powiązanie''' i wskazując elementy w odpowiednich polach. Jeśli chcemy dodać dokument, którego nie ma w systemie, klikamy ikonę '''[#point1 Nowy dokument]'''.
[[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:dokumenty_powiazanie_dokumentu.png, 200)]][[BR]]
''Okno tworzenia powiązań'' [[BR]][[BR]]
Aby usunąć/edytować '''powiązanie''', klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i wybieramy odpowiednią pozycję z rozwiniętego menu. Powiązania takie będą widoczne w zakładce '''Dokumenty''' w sprawach i kartotekach klientów lub w zakładce '''Powiązane''' w przypadku innych dokumentów.
* '''Komentarze'''. Szczegółowy opis zawartości zakładki znajduje można przeczytać w osobnym  [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Comments artykule].

== Usuwanie i przywracanie dokumentów == #point3

Przenoszenie dokumentu do kosza jest możliwe na jeden z kilku sposobów:
* po zaznaczeniu dokumentu (dokumentów - przytrzymując klawisz '''Ctrl''') na liście i wybraniu z menu '''Usuń''' w '''Pasku narzędzi''' pozycji '''Przenieś do kosza'''
* podczas edycji dokumentu po kliknięciu '''Dokument > Usuń''' w '''Pasku narzędzi'''
* po wybraniu pozycji '''Usuń''' w menu rozwiniętym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy elementu na liście.
Operację zatwierdzamy w wyświetlonym oknie potwierdzenia. [[BR]]

Aby trwale usunąć dokument musimy wyświetlić zawartość '''Kosza'''. W tym celu w drzewie w oknie '''Widok roboczy''' wybieramy pozycję '''Kosz'''. Następnie zaznaczamy na liście pozycje, które mają zostać usunięte i z menu '''Usuń''' w '''Pasku narzędzi''' wybieramy pozycję '''Usuń z kosza'''. Aby usunąć wszystkie elementy, klikamy '''Usuń > Opróżnij kosz'''[[BR]][[BR]]
Chcąc przywrócić element(y) zaznaczamy go (lub kilka pozycji przytrzymując klawisz '''Ctrl''') na liście z menu '''Usuń''' w '''Pasku narzędzi''' wybieramy pozycję '''Przywróć z kosza'''. [[BR]][[BR]]