WikiPrint - from Polar Technologies

Podręcznik użytkownika > Dokumenty > Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów

Dodawanie, modyfikacja i usuwanie dokumentów

Zarządzanie dokumentami obejmuje następujące czynności:

Powyższe operacje możemy wykonać z poziomu zakładki Dokumenty w innych miejscach w systmie, np. w Sprawie czy Kartotece klienta.

Dodawanie nowych dokumentów

Aby dodać nowy dokument w module eDokumenty, klikamy ikonę Nowy w Pasku narzędzi i z rozwiniętej listy wybieramy typ dokumentu. W zależności od typu dokumentu, zostaje wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz. Poniżej szczegółowo opisano proces dodawania podstawowych typów dokumentów:

Nowe pismo

Formularz dodawania nowego pisma składa się z zakładki Szczegóły


Okno dodawania dokumentu typu Pismo

Uwagi do wypełniania wybranych pól

W dolnej części okna znajduje się Panel zarządzania załącznikami.

Dokument zapisujemy klikając Zapisz lub OK (Zapisz + Zamknij)

Nowa faktura

Niezależnie od rodzaju faktury (zakupu czy sprzedaży), korzystamy z tego samego okna. Jedyną różnicą są domyślnie wybrane wartości w polach Sprzedawca i Nabywca przy dodawaniu faktury. Pełny formularz wprowadzania tego dokumentu zostaje wyświetlony po uzupełnieniu podstawowych danych w zakładce Szczegóły i kliknięciu przycisku Zapisz.


Pełny formularz wprowadzania faktury

Uwagi do wypełniania wybranych pól_


Okno Rozpis na stawki VAT


Dodawanie nowej faktury - zakładka Pozycje

Do obsługi zawartości listy w zakładce Pozycje wykorzystujemy umieszczony w niej Pasek narzędzi


Dodawanie nowej faktury - Lista zamówień


Dodawanie nowej faktury - formularz generowania pliku


Pełny formularz wprowadzania faktury - zakładka Koszty

Do zarządzania listą kosztów wykorzystujemy umieszczony w zakładce Pasek narzędzi


Formularz dodawania kosztu

W pierwszym kroku wybieramy plik i odpowiednie wartości z list rozwijanych (dla załączonego pliku będą to: Separator kolumn przecinek, Separator tekstu ", Kodowanie cp1250). Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do drugiego kroku.
Kreator importu kosztów faktury - krok 1 W kroku drugim tworzymy powiązania. Klikamy nagłówek kolumny w sekcji Podgląd importowanego pliku lewym przyciskiem myszy (w załączonym przykładzie będą to komórki MPK, Koszt, VAT itd.) i przenosimy go do do odpowiedniej komórki w kolumnie Powiązanie w sekcji Powiązania.


Kreator importu kosztów faktury - krok 2

Wartości dla pól MPK, RK, Dodatkowa analityka, Stawka VAT, Rejestr VAT muszą być zgodne ze zdefiniowanymi w systemie. Przykładowymi wartościami w pliku *.csv będą - odpowiednio - 502-01, 413, 413-11, 23.00%, symbol. Pole Udział(%) jest zamienne z polem Wartość i jeśli podano wartości w obu tych polach, priorytet ma Udział.

W sekcji Parametry ustalamy, od którego wiersza mają być importowane dane. W związku z tym, że w pierwszym wierszu znajdują się zazwyczaj nazwy kolumn, zaleca sie rozpoczęcie importu od drugiego wiersza.

Jeśli w pliku *.csv znajdują się puste komórki, zostaną one uzupełnione danymi zdefiniowanymi w sekcji Wartości domyślne.

Import rozpoczyna się po kliknięciu Dalej. Po jego zakończeniu wyświetlone zostaje podsumowanie zawierające informacje o ilości prawidołow zaimportowanych wierszy i błędów. Po kliknięciu Dalej następuje powrót do listy kosztów. Aby zobaczyć dodane pozycje, klikamy przycisk Odśwież w Pasku zadań.

Nowa notatka służbowa

Notatka służbowa jest dokumentem wewnętrznym. Formularz dodawania notatki służbowej składa się z sekcji Szczegóły.
Okno dodawania notatki służbowej

Uwagi do wypełniania wybranych pól

Nowy email

Jeśli na naszym koncie została skonfirugowana poczta email, kliknięcie Nowy > Email spowoduje otwarcie okna tworzenia nowej wiadomości.

Nowe zamówienie

Modyfikacja dokumentów

Okno edycji dokumentu możemy wyświetlić na jeden z kilku sposobów:

Okno edycji dokumentu ma postać okna dodawania dokumentu wzbogaconego o Pasek narzędzi i poszerzonego o dodatkowe zakładki. Zestaw przycisków w prawym dolnym rogu może różnić się od statusu dokumentu. Na przykład, jeśli dokument za status Zatwierdzono jego edycja może być zablokowana i wyświetla się jedynie przycisk Zamknij.

Pasek narzędzi


Pasek narzędzi w oknie dokumentu

Korzystając z Paska narzędzi w oknie dokumentu możemy wykonać następujace akcje (od lewej na powyższym rysunku):


Okno przekazywania dokumentu

Zakładki


Podgląd dokumentu w zakładce Dokument

Podgląd jest generowany dla plików: *.pdf, plików tekstowych oraz map bitowych. Dla formatów nieobsługiwanych istnieje możliwość pobrania pliku do podglądu. Każdy plik możemy pobrać na dysk klikając ikonę Pobierz do podglądu. Aby podpisać plik elektornicznie klikamy ikonę Podpisz. Dopasowanie okna do szerokości pliku, podląd pełnoekranowy oraz przechodzenie do podglądu kolejnych/poprzednich załączników odbywa się za pomocą paska ikon wyświetlonych po prawej stronie nad oknem podglądu.


Zakładka Powiązania


Okno tworzenia powiązań

Aby usunąć/edytować powiązanie, klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i wybieramy odpowiednią pozycję z rozwiniętego menu. Powiązania takie będą widoczne w zakładce Dokumenty w sprawach i kartotekach klientów lub w zakładce Powiązane w przypadku innych dokumentów.

Usuwanie i przywracanie dokumentów

Przenoszenie dokumentu do kosza jest możliwe na jeden z kilku sposobów:

Operację zatwierdzamy w wyświetlonym oknie potwierdzenia.

Aby trwale usunąć dokument musimy wyświetlić zawartość Kosza. W tym celu w drzewie w oknie Widok roboczy wybieramy pozycję Kosz. Następnie zaznaczamy na liście pozycje, które mają zostać usunięte i z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Usuń z kosza. Aby usunąć wszystkie elementy, klikamy Usuń > Opróżnij kosz

Chcąc przywrócić element(y) zaznaczamy go (lub kilka pozycji przytrzymując klawisz Ctrl) na liście z menu Usuń w Pasku narzędzi wybieramy pozycję Przywróć z kosza.