Formularz dokumentu typu Faktura zakupy

Formularz dokumentu typu Faktura składa się z kilku zakładek. Pełny formularz wprowadzania tego dokumentu zostaje wyświetlony po uzupełnieniu podstawowych danych w zakładce Szczegóły i kliknięciu przycisku Zapisz.

Zakładka Szczegóły

Formularz dokumentu typu Faktura zakupu

Nazwa pola	Opis
Sprzedawca	Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim nazwę firmy wystawiającej fakturę
Nadawca	Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim nadawcę. Domyślnie jest to adres naszej firmy.
Odbiorca	Pole typu wyszukiwarka. Wypełniamy jest w przypadku, kiedy odbiorca jest inny niż w polu Nabywca (np. indywidualna osoba).
Opis	Tytuł dokumentu, np. przedmiot faktury
Numer	Numer faktury zakupu
Netto	Kwota netto na fakturze. Pole uzupełniane jest automatycznie po dodaniu danych w zakładce Pozycje.
Kwota VAT	Pole aktywne po zapisaniu formularza. Po kliknięciu ikony sigma wyświetlona jest tabela, w której rozpisujemy kwotę na fakturze z podziałem wg stawek VAT. Komórki uzupełniamy bezpośrednio o kliknięciu w nie.
Brutto	Pole uzupełniane automatycznie na podstawie danych z powyższych pól lub po wypełnieniu danych w zakładce Pozycje.
Waluta	Waluta, w jakiej została wystawiona faktura.
Data wystawienia, Data sprzedaży	Terminy z nadesłanej faktury
Data wpływu	Termin otrzymania faktury
Data zaksięgowania	-
Typ dokumentu	-
Termin płatności	Termin płatności podany na fakturze. Pole to może być uzupełnione automatycznie po wyborze formy płatności.
korekta	informacja o tym, że jest to faktura korygująca
Forma płatności	Informacja o sposobie płatności, np. przelew do 14 dni
Nr konta	Pole zasilone jest numerami kont bankowych przypisanymi do kontrahenta wybranego w polu Sprzedawca. Wybieramy w nim numer konta, jeśli wymaga tego forma płatności. Numery kont bankowych muszą być zatwierdzone.
Zapłacono, data zapłaty	Jeśli faktura została opłacona, w polach tych wpisujemy - odpowiednio - kwotę oraz datę zapłaty.
Nr sprawy	Pole typu wyszukiwarka. Wybranie w tym polu numeru sprawy spowoduje podpięcie faktury do tej sprawy
Uwagi	Miejsce na dodatkowe informacje o dokumencie
Status	Określenie stanu dokumentu, np. zaakceptowany
Procedura	Wybór procedury definiującej obieg dokumentu

Zakładka Załączniki została opisana w osobnym artykule. W tym miejscu możemy podpinać np. skany oryginału faktury.
W zakładce Po zapisie możemy zarejestrować dokument w dzienniku i/lub przekazać go do wskazanej osoby.

Uwaga
Faktury zaliczkowe i korygujące nie są obsługiwane.

Zakładka Pozycje

Do obsługi zawartości listy w zakładce Pozycje wykorzystujemy umieszczony w niej Pasek narzędzi

Podstawowe działania obejmują: dodawanie, edycję i usuwanie pozycji na fakturze. Operacji tych możemy dokonać również po wybraniu odpowiednich pozycji z menu rozwiniętego po kliknięciu pozycji na liście prawym przyciskiem myszy.
Jeżeli z kontrahentem wpisanym w polu Klient związane jest Zamówienie, pozycje z tego dokumentu możemy rozliczyć po kliknięciu przycisku Rozliczenie, zaznaczeniu na liście wybranych pozycji i kliknięciu Dodaj lub Dodaj i zamknij.

Dodawanie nowej faktury - Lista zamówień

Dla zaznaczonych na liście pozycji możemy utworzyć koszt. W tym celu klikamy ikonę Utwórz koszt dla zaznaczonych pozycji, wypełniamy wyświetlony formularz i klikamy OK lub Zapisz.
Aby na podstawie danych w zakładkach Szczegóły i Pozycje wygenerować dokument, klikamy ikonę Utwórz dokument. Zaleca się zapis dokumentu typu Faktura do formatu *.pdf

Dodawanie nowej faktury - formularz generowania pliku

Pełny formularz wprowadzania faktury - zakładka Koszty

Zakładka Koszty

Do zarządzania listą kosztów wykorzystujemy umieszczony w zakładce Pasek narzędzi

Aby dodać nową pozycję, klikamy Nowy, utworzenie pozycji na podstawie zaznaczonej na liście, bez usuwania wyjściowej, możliwe jest po kliknięciu Nowy z istniejącego. Zaznaczone na liście pozycje możemy także edytować i usuwać z listy.

Formularz dodawania kosztu

Kliknięcie ikony Kopiuj pozycje oznacza utworzenie pozycji kosztów na podstawie elementów z listy pozycji. Dla każdej pozycji tworzony jest osobny koszt.
Listę kosztów możemy importować z pliku *.csv. W tym celu musimy najpierw przygotować odpowiedni plik. Następnie klikamy ikonę Importuj i przechodzimy przez kolejne etapy Kreatora importu kosztów faktury. W pliku, z którego dane mają zostać zaimportowane, muszą znajdować się elementy pokrywające się z danymi słownikowymi w systemie (zdefiniowanymi w Panelu sterowania w sekcji Finansowe). Ważną rzeczą jest, aby kwota netto w zakładce Szczegóły była zgodna z sumą wartości w pliku *.csv.

W pierwszym kroku wybieramy plik i odpowiednie wartości z list rozwijanych (dla załączonego pliku będą to: Separator kolumn przecinek, Separator tekstu ", Kodowanie cp1250). Klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do drugiego kroku.

Kreator importu kosztów faktury - krok 1

W kroku drugim tworzymy powiązania. Klikamy nagłówek kolumny w sekcji Podgląd importowanego pliku lewym przyciskiem myszy (w załączonym przykładzie będą to komórki MPK, Koszt, VAT itd.) i przenosimy go do do odpowiedniej komórki w kolumnie Powiązanie w sekcji Powiązania.

Kreator importu kosztów faktury - krok 2

Wartości dla pól MPK, RK, Dodatkowa analityka, Stawka VAT, Rejestr VAT muszą być zgodne ze zdefiniowanymi w systemie. Przykładowymi wartościami w pliku *.csv będą - odpowiednio - 502-01, 413, 413-11, 23.00%, symbol. Pole Udział(%) jest zamienne z polem Wartość i jeśli podano wartości w obu tych polach, priorytet ma Udział. Wartość jest domyślnie wartością netto.

W sekcji Parametry ustalamy, od którego wiersza mają być importowane dane. W związku z tym, że w pierwszym wierszu znajdują się zazwyczaj nazwy kolumn, zaleca się rozpoczęcie importu od drugiego wiersza.

Jeśli w pliku *.csv znajdują się puste komórki, zostaną one uzupełnione danymi zdefiniowanymi w sekcji Wartości domyślne.

Import rozpoczyna się po kliknięciu Dalej. Po jego zakończeniu wyświetlone zostaje podsumowanie zawierające informacje o ilości prawidłowo zaimportowanych wierszy i błędów. Po kliknięciu Dalej następuje powrót do listy kosztów. Aby zobaczyć dodane pozycje, klikamy przycisk Odśwież w Pasku zadań.

Aby ustawić rodzaj kosztu dla wielu pozycji jednocześnie, zaznaczamy je na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy Ustaw RK, wybieramy pozycję z listy i klikamy Ustaw. Jeśli nie zdefiniowano odpowiedniego rodzaju kosztów, możemy dodać go po kliknięciu ikony .

Uwaga
Aby móc edytować koszty na fakturze VAT, niezbędne jest posiadanie uprawnienia systemowego Przywilej pozwalający na edycję kosztów faktury VAT.

Faktura z wiadomości email

Dokumenty typu Faktura możemy wygenerować również z wiadomości email, do której został załączony odpowiedni plik. W tym celu w oknie wiadomości klikamy ikonę eFaktura i postępujemy zgodnie z powyższą instrukcją.