Struktura organizacyjna

Aby dodawać konta pracowników i ich grupy, niezbędne jest utworzenie drzewa struktury organizacyjnej firmy. Strukturę organizacyjną tworzą jednostki następujących typów:

Organizacja – najwyższa w strukturze jednostka składająca się z komórek organizacyjnych i stanowisk
Komórka organizacyjna – jednostka tworzona jako podrzędna dla organizacji, mogąca mieć charakter hierarchiczny, a zatem może być złożona z podrzędnych komórek organizacyjnych i stanowisk
Stanowisko – funkcja, jaką pracownik pełni w organizacji, może mieć budowę hierarchiczną.

Uwaga
Stanowisko nie jest tożsame z pracownikiem, określa jedynie rolę, jaką może on pełnić w organizacji. Przypisanie pracownika do stanowiska jest elementem zarządzania kontami pracowników. Jeśli jakiś pracownik jest przypisany do stanowiska, jego nazwisko będzie wyświetlane na drzewie w nawiasie obok nazyw stanowiska.

Przykład

Instytucja Iks (Organizacja)

Dział marketingu (Komórka organizacyjna)
- Kierownik działu marketingu (Stanowisko)
  - Pracownik 1 (Stanowisko)
  - Pracownik 2 (Stanowisko)
Dział finansowy (Komórka organizacyjna)
- Szef działu (Stanowisko)
  - Księgowość (Komórka organizacyjna)
    - Główna księgowa (Stanowisko)
      - Księgowy (Stanowisko)

Tworzenie struktury organizacyjnej

Strukturę organizacyjną budujemy w oknie zarządzania strukturą organizacyjną. Ekran ten składa się z Paska narzędzi, podglądu drzewa struktury organizacyjnej oraz formularza dodawania/edycji elementu struktury.

Okno zarządzania strukturą organizacyjną

Aby dodać nowy element struktury, klikamy ikonę Nowa w Pasku narzędzi. Wcześniej zaznaczamy na drzewku jednostkę, która ma być nadrzędna dla tworzonej. Następnie wypełniamy wyświetlony po prawej stronie formularz, wpisując nazwę i wybierając typ jednostki i klikamy przycisk Zapisz.

Zanaczenie pozostałych pól

Symbol – wartość w tym polu będzie elementem nazwy teczki tworzonej dla działu
Nadrzędna – pole jest uzupełniane automatycznie i nieedytowalne, jego zawartość wynika z pozycji zaznaczonej na drzewku po lewej stronie.
Repozytorium – zaznaczenie checkboxa oznacza możliwość tworzenia teczek i zalecane jest dla komórek organizacyjnych (pracownicy tych komórek będą automatycznie mieć możliwość zakładania teczek).
Jedn. rozlicz. – jednostka rozliczeniowa ma charakter informacyjny. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dane tworzonej/edytowanej jednostki będą wyświetlane np. na raportach.
Dane jednostki – pole uzupełniamy w przypadku udostępnienia systemu jednostce zewnętrznej. Wskazujemy tę jednostkę poprzez wybranie jej z bazy kontaktów (wystarczy wpisanie nazwy) lub – jeśli taka nie istnieje – dodajemy ją po kliknięciu ikony , wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku Zapisz.
Grupa – jednostka może być przypisana do grupy poprzez wybranie z pozycji z listy rozwijanej lub jej dodanie (j/w). Kliknięcie ikony wywołuje okno Zarządzenie grupami (odnośnik).
Reguła – opcja powiązana z powyższą. Z listy możemy wyborać regułę przydzielania do wybranej z listy powyżej grupy, jaka ma zostać zastosowana dla tworzonej jednostki.
Opis – pole, w którym możemy dodać opis danego elementu struktury organizacyjnej.

Uwaga
Jeśli na etapie konfiguracji systemu nie została zaimportowana struktura, domyślnym widokiem drzewa w oknie Struktura organizacji przed jej utworzeniem będzie jedynie nazwa instytucji.

Edycja elementów struktury organizacyjnej

Aby modyfikować informacje o jednostce organizacyjnej, zaznaczamy ją na drzewku i klikamy ikonę Edycja w Pasku narzędzi. Zmian dokonujemy w formularzu Dane jednostki tożsamym z formularzem dodawania nowej jednostki.

Elementy struktury możemy przemieszczać w obrębie drzewka - w górę, dół lub w dowolne miejsce. W celu przeniesienia wybranej jednostki, zaznaczamy ją na drzewku i przemieszczamy klikając niebieskie strzałki w Pasku narzędzi. Po kliknięciu strzałki Przenieś otwierane jest drzewko, na którym wskazujemy jednostkę, która ma być nadrzędna dla przenoszonej.

Uwaga
Przenosząc jednostki w obrębie drzewa struktury należy pamiętać o modyfikacji raportów wykorzystujących dany węzeł.

Usuwanie elementów struktury organizacyjnej

Aby usunąć jednostkę organizacyjną, zaznaczamy ją na drzewie i klikamy ikonę Usuń w Pasku narzędzi. Jednostka ta jest usuwana wraz ze wszystkimi elementami podrzędnymi. Jeśli usunięte zostanie stanowisko, usunięte zostanie powiązanie pracownika z tym stanowiskiem, o ile wcześniej takie istniało. Chęć usunięcia jednostki potwierdzamy klikając Tak w wyświetlonym oknie.

Usunięte jednostki mogą być przywracane. W tym celu wyświetlamy je na drzewie zaznaczając filtr Pokaż usunięte stanowiska, zaznaczamy jednostkę i klikamy ikonę

Uwaga
Przywracając jednostkę zawierającą elementy podrzędne, każdy element przywracamy osobno.