Aby dodawać konta pracowników i ich grupy, niezbędne jest utworzenie drzewa struktury organizacyjnej firmy. Strukturę organizacyjną tworzą jednostki następujących typów:
Organizacja – najwyższa w strukturze jednostka składająca się z komórek organizacyjnych i stanowisk
Komórka organizacyjna – jednostka tworzona jako podrzędna dla organizacji, mogąca mieć charakter hierarchiczny, a zatem może być złożona z podrzędnych komórek organizacyjnych i stanowisk
Stanowisko – funkcja, jaką pracownik pełni w organizacji, może mieć budowę hierarchiczną.
Uwaga
Stanowisko nie jest tożsame z pracownikiem, określa jedynie rolę, jaką może on pełnić w organizacji. Przypisanie pracownika do stanowiska jest elementem zarządzania kontami pracowników.
Przykład
Instytucja Iks (Organizacja)
Dział marketingu (Komórka organizacyjna)
Kierownik działu marketingu (Stanowisko)
Pracownik 1 (Stanowisko)
Pracownik 2 (Stanowisko)
Dział finansowy (Komórka organizacyjna)
Szef działu (Stanowisko)
Księgowość (Komórka organizacyjna)
Główna księgowa (Stanowisko)
Księgowy (Stanowisko)
Tworzenie struktury organizacyjnej
Strukturę organizacyjną budujemy w oknie zarządzania strukturą organizacyjną. Ekran ten składa się z Paska narzędzi, podglądu drzewa struktury organizacyjnej oraz formularza dodawania/edycji elementu struktury.
Okno zarządzania strukturą organizacyjną
Aby dodać nowy element struktury, klikamy ikonę Nowa w Pasku narzędzi. Wcześniej zaznaczamy na drzewku jednostkę, która ma być nadrzędna dla tworzonej. Następnie wypełniamy wyświetlony po prawej stronie formularz, wpisując nazwę i wybierając typ jednostki i klikamy przycisk Zapisz. [BR?
Zanaczenie pozostałych pól
Symbol – uzupełnienie tego pola ułatwia wyszukiwanie
Nadrzędna – pole jest uzupełniane automatycznie i nieedytowalne, jego zawartość wynika z pozycji zaznaczonej na drzewku po lewej stronie.
Repozytorium – zaznaczenie checkboxa oznacza możliwość tworzenia teczek i zalecane jest dla komórek organizacyjnych (pracownicy tych komórek będą automatycznie mieć możliwość zakładania teczek).
Jedn. rozlicz. – jednostka rozliczeniowa ma charakter informacyjny. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dane tworzonej/edytowanej jednostki będą wyświetlane np. na raportach.
Dane jednostki – pole uzupełniamy w przypadku udostępnienia systemu jednostce zewnętrznej. Wskazujemy tę jednostkę poprzez wybranie jej z bazy kontaktów (wystarczy wpisanie nazwy) lub – jeśli taka nie istnieje – dodajemy ją po kliknięciu ikony , wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku Zapisz.
Grupa – jednostka może być przypisana do grupy poprzez wybranie z pozycji z listy rozwijanej lub jej dodanie (j/w). Kliknięcie ikony wywołuje okno Zarządzenie grupami (odnośnik).
Reguła – opcja powiązana z powyższą. Z listy możemy wyborać regułę przydzielania do wybranej z listy powyżej grupy, jaka ma zostać zastosowana dla tworzonej jednostki.
Opis – pole, w którym możemy dodać opis danego elementu struktury organizacyjnej.
Uwaga
Jeśli na etapie konfiguracji systemu nie została zaimportowana struktura, domyślnym widokiem drzewa w oknie Struktura organizacji przed jej utworzeniem będzie jedynie nazwa instytucji.
, wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku Zapisz.