Poza funkcjami związanymi z zakładaniem i modyfikacją kartoteki kontrahenta, w systemie eDokumenty istnieje możliwość wykonywania dodatkowych operacji na danych klientów. Czynności te dostępne są w większości w menu Akcje w górnym menu.
Po utworzeniu kartoteki klienta, podstawowe informacje o nim mogą być przesyłane drogą elektroniczą w postaci wizytówki. Istnieje możliwość wysyłania jednej lub większej ilości elektornicznych wizytówek. Aby tego dokonać, klikamy prawym przyciskiem myszy rekord z nazwą klienta (w przypadku większej ilości klientów zaznaczamy pozycje na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy prawym przyciskiem myszy dowolny z zaznaczonych wierszy) i wybieramy z rozwiniętego menu pozycję Przekaż wizytówkę emailem (Rysunek 1.1).
Rysunek 1.1: Menu akcji dla klienta
Wizytówki są przesyłane w formie załączników do wiadomości email w formacie *.vcf (Rysunek 1.2).
Rysunek 1.2: Przykładowa wizytówka
Uwaga Chcąc przekazać wizytówkę emailem, konieczne jest skonfigurowanie modułu pocztowego.
Aby utworzyć raport związany z kontrahentami, klikamy w pasku narzędzi (Rysunek 1) ikonę Raporty, a następnie z rozwiniętego menu wybieramy odpowiednią pozycję. Domyślnie w module Klienci dostępne są raporty:
Szczegóły funkcjonalności Raportowanie zostały opisane w osobnym artykule.
Załóżmy, że nastąpiła fuzja dwóch spółek, lub przez nieostrożność kilka osób dodało do bazy tego samego kontrahenta, podpinając do każdej kartoteki różne dokumenty. Możemy w takich sytuacjach połączyć kilka kartotek w jedną. Rezultatem takiego scalenia będzie kartoteka zawierająca dane teleadresowe Kontaktu bazowego i dokumenty, sprawy, terminarz oraz osoby kontaktowe z wszystkich kartotek. Operacji tej dokonujemy na jeden z dwóch sposobów:
Rysunek 1.3: Okno Łączenie klientów
Wykonanie którejś z w/w czynności spowoduje wyświetlenie okna Łączenie klientów (Rysunek 1.3). Pole Kontakt do złączenia będzie automatycznie zasilone danymi w postaci nazwy klienta, którego kartotekę wyświetlamy, lub - w przypadku drugiej opcji - nazwami klientów z zaznaczonych rekordów (gdybyśmy pominęli jakiś kontakt, możemy przeciągnąć go z wyświetlonej w tle listy metodą drag'n'drop). W polu Kontakt bazowy wybieramy kontrahenta, z którym mają być złączone kontakty z pola poniżej.
Rysunek 1.4: Okno potwierdzenia chęci połączenia kartotek
Następnie klikamy przycisk Zapisz i potwierdzamy chęć wykonania operacji (Rysunek 1.4). Kontakty z pola Kontakty do złączenia zmienią status na Usunięty.
Wyobraźmy sobie firmę, w której dział handlowy dostał polecenie o zaznaczanie - dla każdego klienta - źródła pozyskania kontaktu. W związku z dużą ilością klientów w bazie aktualizacja każdej kartoteki z osobna byłaby bardzo czosochłonna. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi funkcja Zbiorczego ustawiania cech.
Aby przypisać cechy do dużej ilości klientów należy zaznaczyć je na liście przytrzymując klawisz Ctrl i wybierając z menu górnego Akcje > Ustaw cechy zbiorczo. W przytoczonym wyżej przykładzie każdy pracownik działu handlowego może zawęzić listę do dodanych przez siebie klientów używając filtra Utworzony przez po lewej stronie. Następnie wystarczy kliknąć piewszą pozycję na liście i - przytrzymując klawisz Shift - ostatnią, aby zaznaczyć wszystkie elementy.
Rysunek 1.5: Okno zbiorczej zmiany cech klientów
Cechy ustawiamy w wyświetlonym oknie Zmiana cechy zbiorczo dla kontaktów (Rysunek 1.5) i klikamy przycisk Zapisz.
Załóżmy, że pracownik działu handlowego odchodzi na emeryturę, a na jego miejsce przychodzi nowa osoba i przejmuje kontakt z kontrahentami, którym się opiekował. Aby w krótkim czasie przydzielić nowemu pracownikowi grupę tych kontrahentów, możemy skorzystać z funkcji Zmiana opiekuna. Najłatwiej będzie nam zastosować filtr Opiekunowie i zawęzić listę do kontrahentów będących pod opieką odchodzącego pracownika. Następnie w menu górnnym klikamy Akcje > Zmiana opiekuna i wybieramy zakres Dla wszystkich w wyświetlonym oknie (Rysunek 1.6).
Rysunek 1.6: Okno wyboru zakresu klientów
W kolejnym kroku (Rysunek 1.7) z listy rozwijanej wybieramy nowego opiekuna i klikamy przycisk Zapisz.
Rysunek 1.7: Okno wyboru nowego opiekuna
Zmiany opiekuna możemy dokonać dla wybranych kontrahentów po zaznaczeniu ich na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i wybierając opcję Zaznaczeni w oknie na Rysunku 1.6.
Z poziomu bazy klientów możemy przypisywać innym pracownikom zadania powiązane z określonymi kontrahentami. Może to być np. prośba o kontakt z grupą partnerów biznesowych. W tym celu należy zaznaczyć klienta (klientów) na liście (przytrzymując klawisz Ctrl) i wybrać w menu górnym pozycję Akcje > Utwórz zadanie.
Rysunek 1.8: Okno dodawania zadania powiązanego z klientem
Następnie wypełniamy formularz w oknie tworzenia zadania (Rysunek 1.8) i klikamy przycisk Zapisz. Tak dodane zadanie będzie widoczne w zakładce Terminarz w Kartotece klienta, gdzie może być modyfikowane.
Z poziomu bazy klientów możemy powiązać klienta z istniejącym w systemie cennikiem. Aby tego dokonać zaznaczamy kontrahenta (kontrahentów) na liście (przytrzymując klawisz Ctrl), po czym wybieramy z menu górnego pozycję Akcje > Przypisz do cennika
Rysunek 1.9: Okno powiązania cennika z klientem
Wybieramy nazwę cennika z wyświetlonej listy (Rysunek 1.9) i klikamy przycisk Zapisz. Tak utworzone powiązanie będzie widoczne w zakładce Klienci w oknie cennika.
Jeśli chcemy, aby dane teleadresowe wybranego kontrahenta trafiły do naszej książki adresowej w module Moje kontakty, klikamy rekord z nazwą klienta prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję Dodaj do osobistej książki adresowej. Dane klienta będę wyświetlane w oknie głównym modułu Moje kontakty jako nieprzydzielone do żadnej grupy.