Teczki

Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, w których rejestrowane są sprawy. Teczki przypisywane są do działów, a ich drzewo znajduje się w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.

Panel Teczki

W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:

Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu.

Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki

Jak powstaje teczka - krok po kroku

Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbęde jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA. Teczka jest wynikiem przypisania elementu wyciągu z wykazu akt wybranej komórce organizacyjnej (działowi). Poniższy przykład pokazuje, jak założyć teczkę.

Na poniższej ilustracji po prawej stronie widzimy listę elementów wyciągu z wykazu akt, do których ma dostęp Sekretariat. Jest to okno Panelu definicji wyciągu z wykazu akt uruchamiane z poziomu Panelu sterowania (Wyciąg z wykazu akt w grupie Sprawy). Lista ta jest odzwierciedlona w drzewie w panelu Teczki - w gałęzi Sekretariat - na poniższej ilustracji widoczne po lewej stronie.

W Panelu definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczamy w drzewie po lewej stronie pozycję Sekretariat i klikamy przycisk Edycja powyżej. Wyświetlone zostaje okno (widoczne na poniższej ilustracji), w którym wybieramy kategorię w drzewie Wykaz akt (np. Rekrutacja) i za pomocą niebieskiej strzałki w prawo dodajemy ją do listy obok. Operację powtarzamy dla pozycji Szkolenia, po czym klikamy przycisk Zamknij.

Uwaga
Niezależnie od poziomu kategorii, teczki nie będą przejmowały ich hierarchii. W teczkach obowiązuje bowiem jeden poziom bez elementów podrzędnych i nadrzędnych.

Uwaga
Teczki możemy także odbierać działowi, zaznaczając pozycje na liście po prawej stronie i klikając niebieską strzałkę w lewo.

Następuje powrót do okna Definicji wyciągu z wykazu akt. W panelu Teczki w module Sprawy klikamy ikonę Odśwież . Zmiany obrazuje poniższa ilustracja - zauważmy, że w gałęzi Sekretariat pojawiły się dwie nowe teczki.

Uwaga
Zarządzanie teczkami możliwe jest także z poziomu Panelu zarządzania kategoriami spraw.

Uwaga
Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu - np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie.

Istnieje możliwość zmiany licznika w symbolu spraw dla danej teczki (fragment numer w roku) z poziomu panelu w module Sprawy. Aby tego dokonać, zaznaczamy teczkę w drzewie i klikamy ikonę . Następnie ustalamy nową numerację i klikamy OK.

Kto może zarządzać teczkami

Aby móc zarządzać teczkami, musimy posiadać uprawnienie systemowe Ustawienia poziom 2 - ustawienia zaawansowane - w grupie uprawnień Panel sterowania. Jeśli dodatkowo mamy mieć możliwość zmiany stanu licznika danej teczki niezbędny jest przywilej Prawo do zmiany numeru teczki aktowej.