Podręcznik użytkownika > Sprawy > Teczki i podteczki
Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, które prypisywane są do działów. Drzewo teczek znajduje się w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.
Panel Teczki
W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:
Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu.
Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki
Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbęde jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA. Teczka jest wynikiem przypisania elementu wyciągu z wykazu akt wybranej komórce organizacyjnej (działowi). Poniższy przykład pokazuje, jak założyć teczkę.
Sposób 1
Na poniższej ilustracji po prawej stronie widzimy listę elementów wyciągu z wykazu akt, do których ma dostęp Sekretariat. Jest to okno Panelu definicji wyciągu z wykazu akt uruchamiane z poziomu Panelu sterowania (Wyciąg z wykazu akt w grupie Sprawy). Lista ta jest odzwierciedlona w drzewie w panelu Teczki - w gałęzi Sekretariat - na poniższej ilustracji widoczne po lewej stronie.
W Panelu definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczamy w drzewie po lewej stronie pozycję Sekretariat i klikamy przycisk Edycja powyżej. Wyświetlone zostaje okno (widoczne na poniższej ilustracji), w którym wybieramy kategorię w drzewie Wykaz akt (np. Rekrutacja) i za pomocą niebieskiej strzałki w prawo dodajemy ją do listy obok. Operację powtarzamy dla pozycji Szkolenia, po czym klikamy przycisk Zamknij.
Uwaga
Teczki możemy także odbierać zaznaczając pozycje na liście po prawej stronie i klikając niebieską strzałkę w lewo.
Następuje powrót do okna Definicji wyciągu z wykazu akt. W panelu Teczki w module Sprawy klikamy ikonę Odśwież (
). Zmiany obrazuje poniższa ilustracja - jak widać, w gałęzi Sekretariat pojawiły się dwie nowe teczki.
Sposób 2
Zarządzanie teczkami możliwe jest także z poziomu Panelu zarządzania kategoriami spraw.
Uwaga
Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu - np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie.
Aby móc zarządzać teczkami, musimy posiadać uprawnienie systemowe Ustawienia poziom 2 - ustawienia zaawansowane - w grupie uprawnień Panel sterowania. Jeśli dodatkowo mamy mieć możliwość zmiany stanu licznika danej teczki niezbędny jest przywilej Prawo do zmiany numeru teczki aktowej.
Zmiana nazwy teczki