[http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin Podręcznik użytkownika] > [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases Sprawy] > Kartoteka sprawy {{{ #!html
}}} = Kartoteka sprawy = Kartoteka sprawy w systemie eDokumenty składa się z kilku zakładek, które wypełniamy w zależności od tego, do czego wykorzystujemy sprawę (np. grupowanie dokumentów i zdarzeń, sprawa sprzedażowa, projekt). Niezależnie od przeznaczenia uzupełniamy dane w karcie '''Ogólne''' i - opcjonalnie - '''Uprawnienia''', '''Komentarze''' i '''Podsprawy'''. Możemy też korzystać z '''Menu górnego''' oraz przycisków w '''Menu dolnym'''. == Zakładki == === Zakładka Ogólne === [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:kartoteka_sprawy.2.png, 500)]][[BR]] ''Kartoteka sprawy - zakładka '''Ogólne''''' __'''Znaczenie poszczególnych pól'''__ * W polu '''Nazwa''' wpisujemy nazwę sprawy. Jeśli wymaga ona szerszego opisu, możemy w tym celu wypełnić pole '''Uwagi'''. * Zaznaczenie checkboxa '''Generuj znak''' za polem '''Numer''' spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Settings/ControlPanel/DocumentNumbering Panelu sterowania]. Numer możemy również nadać ręcznie po odznaczeniu tej opcji. * Uzupełnienie pola '''Sprawa nadrzędna''' sprawi, że edytowana sprawa stanie się podsprawą wybranej sprawy. * Z listy '''Typ sprawy''' wybieramy, czy sprawa jest terminowa (np. projekt), czy stała (np. usługa dostarczania internetu, w której możemy tworzyć sprawy terminowe uwzględniające podział na klientów). * Z listy '''Status''' wybieramy wartość informującą o postępie prac nad sprawą, np. '''w trakcie'''. Jeśli sprawa posiada procedurę, pole to jest zablokowane do edycji przez użytkownika, a zmiany są automatyczne i wynikają z definicji procedury. Z listy stan wybieramy, czy sprawa jest aktywna, czy zakończona. Jeśli przed zapisem zostało uzupełnione pole '''Termin realizacji''', obok list '''Status i stan''' wyświetlona zostaje ikona '''Zamknij sprawę. * Pola '''Prognozowana wartość''', '''Prognozowana data sprzedaży''', '''Prognozowany koszt''' oraz '''Szacunek''' (prawdopodobieństwo otrzymania zlecenia) mają zastosowanie głównie dla spraw handlowych i są uzupełniane autoamtycznie po dodaniu elementów do listy w zakładce '''Pozycje''' wyświetlonej po zapisaniu sprawy. * Jeśli sprawa jest częścią [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/Projects projektu], możemy go wybrać w polu '''Projekt'''. * Pole '''Data wszczęcia''' uzupełniane jest automatycznie. Uzupełniona data jest terminem utworzenia sprawy. Datę tę możemy zmieniać w obrębie tego samego roku kalendarzowego. Zmiana roku spowoduje bowiem błędne generowanie numerów dla kolejnych spraw. * Pole '''Data zakończenia''' jest uzupełniane automatycznie po zamknięciu sprawy. * Pole '''Termin realizacji''' możemy uzupełnić wybierając datę z kalendarza wyświetlonego po kliknięciu pola lub wybierając czas trwania sprawy z listy '''ustaw dla'''. Zmiana '''daty wszczęscia''' spowoduje odpowiednią zmianę w polu '''Termin realizacji'''. * W polu '''Klient''' wybieramy kontrahenta, z którym powiązana jest sprawa, np. klient, dla którego realizujemy projekt. * Jeśli ze sprawą został powiązany klient, w polu '''Osoba kontaktowa''' możemy wskazać konkretną osobę reprezentującą klienta, z którą należy się kontaktować. * W polu '''Odpowiedziala/y''' wskazujemy pracownika - użytkownika systemu eDokumenty, który odpowiada za sprawę. * Jeśli sprawa jest np. wirtualną koszulką na dokumenty, w polu '''Miejsce przechowywania''' możemy wskazać, gdzie znajdują się papierowe oryginały dokumentów podpiętych do sprawy (np. czerwony segregator w sekretariacie). Miejsca te definiowane są w '''Panelu sterowania'''. * W polu '''Przypomnienie''' możemy ustawić czy i z jakim wyprzedzeniem ma zostać wyświetlane przypomnienie o zakończeniu sprawy (wartość w polu '''przed terminem''' dotyczy terminu ustawionego w polu '''Data realizacji'''). * Pole '''Zainicjowano z''', w którym wskazujemy dokument wyjściowy dla założenia sprawy, ma jedynie charakter informacyjny. * Z listy '''Procedura''' możemy wybrać proces workflow dla sprawy. Więcej o procedurach można przeczytać w osobnym [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Settings/ControlPanel/BusinessProcesses artykule]. === Zakładka Uprawnienia === W karcie '''Uprawnienia''' możemy zarządzać dostępem do spraw i podspraw. Zgodnie z powyższym zapisem, sprawa dodana do teczki, do której uprawniona jest pewna komórka organizacyjna, będzie widoczna dla wszystkich użytkowników z tego działu, jednak uprawnienia te możemy zmieniać dla poszczególnych pracowników. [[BR]] [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:sprawa_edycja_pozycje_pozycje_uprawnienia.png, 600)]][[BR]] ''Zakładka '''Uprawnienia''' w sprawie'' [[BR]] Uprawnienia możemy przyznawać/odbierać poszczególnym pracownikom lub grupom pracowników - odpowiednią pozycję wybieramy z listy. Jeśli chcemy, aby wybrane osoby miały taki sam poziom dostępu do podspraw, zaznaczamy checkbox '''Propaguj uprawnienia przy zkładaniu podspraw'''. [[BR]] Osoby (grupy) zaznaczone w oknie (oknach) po lewej stronie przenosimy na listę '''Uprawnieni''' przy pomocy niebieskich strzałek. Po wybraniu osób na liście w oknie '''Uprawnieni''' decydujemy, jakie akcje dani pracownicy mogą wykonać. W tym celu zaznaczamy odpowiednie opcje w sekcji '''Uprawnienia'''. __'''Uwaga'''__ [[BR]] Aby wybrany pracownik mógł wykonywać czynności takie jak zapis zadań, oglądanie dokumentów itd., musi mieć zaznaczone prawo do odczytu i prawa do danych akcji. === Zakładka Komentarze === Zawartość zakładki '''Komentarze''' została opisana w osobnym [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/Comments artykule]. === Zakładka Podsprawy === W karcie '''Podsprawy''' możemy tworzyć sprawy podrzędne. Przykładem zastosowania takiej funkcjonalności może być sprawa będąca projektem "Tworzenie witryny internetowej". Podsprawami w takim przypadku mogą być "Szablon graficzny", "CMS", "Moduł dedykowany". [[BR]] [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:sprawa_edycja_pozycje_pozycje_podsprawy.png, 600)]][[BR]] ''Zakładka '''Podsprawy''' w sprawie'' [[BR]] Podsprawami zarządzamy korzystając z '''Paska narzędzi'''. [[BR]] * Podsprawę dodajemy klikając ikonę '''Nowa sprawa'''. Formularz dodawania podsprawy jest taki sam, jak dla sprawy, a pola w zakładce '''Ogólne''' są automatycznie wypełnione na podstawie danych z karty '''Ogólne''' sprawy. __'''Uwaga'''__ [[BR]] Po zapisaniu podsprawy, w jej nazwie zostaje dodany numer będący fragmentem '''znaku sprawy''' i oznaczający jej poziom, tzn. jeśli np. sprawa główna ma znak "DK.AS.012-'''2'''/15", to znakiem pierwszej dodanej do niej podsprawy będzie "DK.AS.012-'''2.1'''/15". Utworzenie podsprawy w tej podsprawie spowoduje, że dla tej najniższego poziomu wygenerowany zostanie znak "DK.AS.012-'''2.1.1'''/15" itd. Podsprawy podspraw wyświetlane są na liście w formie rozwijanego drzewa. * Aby utworzyć grupę podspraw, klikamy przycisk '''Nowa grupa spraw'''. [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/Groups Grupy spraw Więcej o grupach >>] * Okno edycji podsprawy wyświetlone zostaje po zaznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu ikony '''Edytuj''' * Zaznaczone na liście podsprawy możemy usuwać po kliknięciu ikony '''Usuń''' i potwierdzeniu chęci wykonania tej operacji. * Aby zamknąć sprawę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę '''Oznacz sprawę jako załatwioną'''. Taka sprawa zostanie wyszarzona na liście, a w oknie jej edycji widoczna będzie zielona "wstęga" z napisem '''Zamknięta'''. W miejscu ikony '''Zamknij sprawę''' pojawi się przycisk '''Wznów sprawę'''. __'''Uwaga'''__ [[BR]] Akcje '''edycji''' i '''usuwania''' podsprawy są dostępne również w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy. [[BR]] Zawartość pozostałych zakładek została opisana w osobnych artykułach: * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/DocumentCreate Sprawa jako organizacja dokumentów] (Dokumenty) * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/TaskGroup Sprawa jako mały projekt] (Terminarz) * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/CRM Sprawa sprzedażowa] (Pozycje, Cechy) * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/ProjectExpense Sprawa jako ewidencja kosztów projektu] (Robocizna) __'''Uwaga'''__ [[BR]] W kartotece sprawy możemy definiować, jakie pola i zakładki mają być widoczne. Szczegółowy opis można przeczytać w osobnym [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Landing/FieldsTabsPersonalization artykule]. == Menu górne == === Kontener Sprawa === * '''Przenieś sprawę''' - sprawy możemy przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie '''Teczki''' lub '''Wykaz akt''' i kliknięciu '''OK'''. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie. [[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione! * '''Gantt''' * '''Wykres Gantta''' - opcja ma zastosowanie głównie w przypadku spraw będących projektem. Po kliknięciu tej pozycji wyświetlany jest klasyczny wykres Gantta uwzględniający podział na podsprawy, z poziomu którego możemy tworzyć nowe zadanie klikając odnośnik '''Nowe zadanie''' na liście. [[BR]][[BR]] [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:gantt.png, 400)]][[BR]] ''Przykładowy wykres Gantta w sprawie'' [[BR]][[BR]] * '''Obłożenie zasobów''' - wyświetlanie [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Calendar/Resources wykresu obciążenia zasobów] przypisanych do zadań w sprawie. * '''Szablony projektów''' * '''Utwórz szablon projektu z bieżącej sprawy''' - wywołuje formularz generowania szablonu projektu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w osobnym [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/Projects#point2 artykule]. * '''Utwórz strukturę z szablonu projektu''' - aby zastosować szablon projektu dla zapisanej sprawy, wybieramy go w oknie '''Utwórz z szablonu'''. Z szablonu zostaną przeniesione '''podsprawy i nazwy zadań z wszystkich spraw zawartych w projekcie'''. Zmiany w szablonie nie spowodują aktualizacji w sprawie, dla której szablon został zastosowany. [[BR]][[BR]] [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:sprawy_utworz_z_szablonu.png, 200)]][[BR]] ''Formularz wyboru szablonu projektu'' [[BR]][[BR]] __'''Uwaga'''__ [[BR]] Z listy '''Projekt''' nie wybieramy żadnej pozycji. * '''Dodaj wpis w rejestrze''' - opcja umożliwiająca dodanie wpisu w rejestrze, o ile w systemie eDokumenty został wdrożony moduł '''Rejestry'''. __'''Uwaga'''__ [[BR]] Aby utworzyć [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/Projects projekt] na podstawie szablonu (składającego się z kilku spraw), z menu '''Akcje''' wybieramy pozycję '''Utwórz sprawy z szablonu projektu'''. W takim przypadku powstaną sprawy zawierające zdefiniowane w szablonie podsprawy, zadania, osoby odpowiedzialne, procedury etc. Przed utworzeniem spraw na podstawie szablonu należy wybrać teczkę w panelu '''Teczki'''. Wypełniając formularz wyboru szalonu projektu, w polu '''Projekt''' wybieramy nazwę projektu, lub [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Cases/Projects tworzymy nowy projekt] po kliknięciu ikony [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:ikona_dodaj.png, 16)]]. === Kontener Dodatkowe zadania === * '''Sprawdź poziom uprawnień''' - wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie możemy wykonać w danej sprawie [[BR]][[BR]] [[Image(wiki:NewBusinessAdmin/Attachments:sprawy_podglad_uprawnien.png, 600)]][[BR]] ''Przykładowe okno z informacją o uprawnieniach w sprawie'' [[BR]][[BR]] * '''Wyłącz dla mnie powiadamianie''' - po kliknięciu tej pozycji, nie będziemy otrzymywać żadnych powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza. * '''Zmień stan licznika dla podteczki''' - jako ''podteczkę'' rozumiemy tutaj sprawę zawierającą podsprawy. Stan licznika, o którym mowa, ma zastosowanie dla znaków podspraw. * '''Komasowanie spraw''' - więcej na ten temat można przeczytać w osobnym artykule. == Menu dolne == Korzystając z przycisków umieszczonych w dolnej części kartoteki, możemy: * [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/NewBusinessAdmin/Reports/Portlets wygenerować raport] * wyświetlić informację o zmianach w sprawie - klikając przycisk '''Historia''' * zapisać zmiany w sprawie * zamknąć sprawę bez zachowywania zmian.