Kartoteka sprawy w systemie eDokumenty składa się z kilku zakładek, które wypełniamy w zależności od tego, do czego wykorzystujemy sprawę (np. grupowanie dokumentów i zdarzeń, sprawa sprzedażowa, projekt). Niezależnie od przeznaczenia uzupełniamy dane w karcie Ogólne i - opcjonalnie - Uprawnienia, Komentarze i Podsprawy. Możemy też korzystać z Menu górnego oraz przycisków w Menu dolnym.
Zakładki
Zakładka Ogólne
Kartoteka sprawy - zakładka Ogólne
Znaczenie poszczególnych pól
W polu Nazwa wpisujemy nazwę sprawy. Jeśli wymaga ona szerszego opisu, możemy w tym celu wypełnić pole Uwagi.
Zaznaczenie checkboxa Generuj znak za polem Numer spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w Panelu sterowania. Numer możemy również nadać ręcznie po odznaczeniu tej opcji.
Uzupełnienie pola Sprawa nadrzędna sprawi, że edytowana sprawa stanie się podsprawą wybranej sprawy.
Z listy Typ sprawy wybieramy, czy sprawa jest terminowa (np. projekt), czy stała (np. usługa dostarczania internetu, w której możemy tworzyć sprawy terminowe uwzględniające podział na klientów).
Z listy Status wybieramy wartość informującą o postępie prac nad sprawą, np. w trakcie. Jeśli sprawa posiada procedurę, pole to jest zablokowane do edycji przez użytkownika, a zmiany są automatyczne i wynikają z definicji procedury. Z listy stan wybieramy, czy sprawa jest aktywna, czy zakończona. Jeśli przed zapisem zostało uzupełnione pole Termin realizacji, obok list Status i stan wyświetlona zostaje ikona Zamknij sprawę.
Pola Prognozowana wartość, Prognozowana data sprzedaży, Prognozowany koszt oraz Szacunek (prawdopodobieństwo otrzymania zlecenia) mają zastosowanie głównie dla spraw handlowych i są uzupełniane autoamtycznie po dodaniu elementów do listy w zakładce Pozycje wyświetlonej po zapisaniu sprawy.
Jeśli sprawa jest częścią projektu, możemy go wybrać w polu Projekt.
Pole Data wszczęcia uzupełniane jest automatycznie. Uzupełniona data jest terminem utworzenia sprawy. Datę tę możemy zmieniać w obrębie tego samego roku kalendarzowego. Zmiana roku spowoduje bowiem błędne generowanie numerów dla kolejnych spraw.
Pole Data zakończenia jest uzupełniane automatycznie po zamknięciu sprawy.
Pole Termin realizacji możemy uzupełnić wybierając datę z kalendarza wyświetlonego po kliknięciu pola lub wybierając czas trwania sprawy z listy ustaw dla. Zmiana daty wszczęscia spowoduje odpowiednią zmianę w polu Termin realizacji.
W polu Klient wybieramy kontrahenta, z którym powiązana jest sprawa, np. klient, dla którego realizujemy projekt.
Jeśli ze sprawą został powiązany klient, w polu Osoba kontaktowa możemy wskazać konkretną osobę reprezentującą klienta, z którą należy się kontaktować.
W polu Odpowiedziala/y wskazujemy pracownika - użytkownika systemu eDokumenty, który odpowiada za sprawę.
Jeśli sprawa jest np. wirtualną koszulką na dokumenty, w polu Miejsce przechowywania możemy wskazać, gdzie znajdują się papierowe oryginały dokumentów podpiętych do sprawy (np. czerwony segregator w sekretariacie). Miejsca te definiowane są w Panelu sterowania.
W polu Przypomnienie możemy ustawić czy i z jakim wyprzedzeniem ma zostać wyświetlane przypomnienie o zakończeniu sprawy (wartość w polu przed terminem dotyczy terminu ustawionego w polu Data realizacji).
Pole Zainicjowano z, w którym wskazujemy dokument wyjściowy dla założenia sprawy, ma jedynie charakter informacyjny.
Z listy Procedura możemy wybrać proces workflow dla sprawy. Więcej o procedurach można przeczytać w osobnym artykule.
Zakładka Uprawnienia
W karcie Uprawnienia możemy zarządzać dostępem do spraw i podspraw. Zgodnie z powyższym zapisem, sprawa dodana do teczki, do której uprawniona jest pewna komórka organizacyjna, będzie widoczna dla wszystkich użytkowników z tego działu, jednak uprawnienia te możemy zmieniać dla poszczególnych pracowników.
Zakładka Uprawnienia w sprawie
Uprawnienia możemy przyznawać/odbierać poszczególnym pracownikom lub grupom pracowników - odpowiednią pozycję wybieramy z listy. Jeśli chcemy, aby wybrane osoby miały taki sam poziom dostępu do podspraw, zaznaczamy checkbox Propaguj uprawnienia przy zkładaniu podspraw.
Osoby (grupy) zaznaczone w oknie (oknach) po lewej stronie przenosimy na listę Uprawnieni przy pomocy niebieskich strzałek. Po wybraniu osób na liście w oknie Uprawnieni decydujemy, jakie akcje dani pracownicy mogą wykonać. W tym celu zaznaczamy odpowiednie opcje w sekcji Uprawnienia.
Uwaga
Aby wybrany pracownik mógł wykonywać czynności takie jak zapis zadań, oglądanie dokumentów itd., musi mieć zaznaczone prawo do odczytu i prawa do danych akcji.
Zakładka Komentarze
Zawartość zakładki Komentarze została opisana w osobnym artykule.
Zakładka Podsprawy
W karcie Podsprawy możemy tworzyć sprawy podrzędne. Przykładem zastosowania takiej funkcjonalności może być sprawa będąca projektem "Tworzenie witryny internetowej". Podsprawami w takim przypadku mogą być "Szablon graficzny", "CMS", "Moduł dedykowany".
Zakładka Podsprawy w sprawie
Podsprawami zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.
Podsprawę dodajemy klikając ikonę Nowa sprawa. Formularz dodawania podsprawy jest taki sam, jak dla sprawy, a pola w zakładce Ogólne są automatycznie wypełnione na podstawie danych z karty Ogólne sprawy.
Uwaga
Po zapisaniu podsprawy, w jej nazwie zostaje dodany numer będący fragmentem znaku sprawy i oznaczający jej poziom, tzn. jeśli np. sprawa główna ma znak "DK.AS.012-2/15", to znakiem pierwszej dodanej do niej podsprawy będzie "DK.AS.012-2.1/15". Utworzenie podsprawy w tej podsprawie spowoduje, że dla tej najniższego poziomu wygenerowany zostanie znak "DK.AS.012-2.1.1/15" itd. Podsprawy podspraw wyświetlane są na liście w formie rozwijanego drzewa.
Okno edycji podsprawy wyświetlone zostaje po zaznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu ikony Edytuj
Zaznaczone na liście podsprawy możemy usuwać po kliknięciu ikony Usuń i potwierdzeniu chęci wykonania tej operacji.
Aby zamknąć sprawę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Oznacz sprawę jako załatwioną. Taka sprawa zostanie wyszarzona na liście, a w oknie jej edycji widoczna będzie zielona "wstęga" z napisem Zamknięta. W miejscu ikony Zamknij sprawę pojawi się przycisk Wznów sprawę.
Uwaga
Akcje edycji i usuwania podsprawy są dostępne również w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.
Zawartość pozostałych zakładek została opisana w osobnych artykułach:
Uwaga
W kartotece sprawy możemy definiować, jakie pola i zakładki mają być widoczne. Szczegółowy opis można przeczytać w osobnym artykule.
Menu górne
Kontener Sprawa
Przenieś sprawę - sprawy możemy przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie Teczki lub Wykaz akt i kliknięciu OK. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie. Uwaga
Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione!
Gantt
Wykres Gantta - opcja ma zastosowanie głównie w przypadku spraw będących projektem. Po kliknięciu tej pozycji wyświetlany jest klasyczny wykres Gantta uwzględniający podział na podsprawy, z poziomu którego możemy tworzyć nowe zadanie klikając odnośnik Nowe zadanie na liście.
Utwórz szablon projektu z bieżącej sprawy - wywołuje formularz generowania szablonu projektu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w osobnym artykule.
Utwórz strukturę z szablonu projektu - aby zastosować szablon projektu dla zapisanej sprawy, wybieramy go w oknie Utwórz z szablonu. Z szablonu zostaną przeniesione podsprawy i nazwy zadań z wszystkich spraw zawartych w projekcie. Zmiany w szablonie nie spowodują aktualizacji w sprawie, dla której szablon został zastosowany.
Formularz wyboru szablonu projektu
Uwaga
Z listy Projekt nie wybieramy żadnej pozycji.
Dodaj wpis w rejestrze - opcja umożliwiająca dodanie wpisu w rejestrze, o ile w systemie eDokumenty został wdrożony moduł Rejestry.
Uwaga
Aby utworzyć projekt na podstawie szablonu (składającego się z kilku spraw), z menu Akcje wybieramy pozycję Utwórz sprawy z szablonu projektu. W takim przypadku powstaną sprawy zawierające zdefiniowane w szablonie podsprawy, zadania, osoby odpowiedzialne, procedury etc. Przed utworzeniem spraw na podstawie szablonu należy wybrać teczkę w panelu Teczki. Wypełniając formularz wyboru szalonu projektu, w polu Projekt wybieramy nazwę projektu, lub tworzymy nowy projekt po kliknięciu ikony .
Kontener Dodatkowe zadania
Sprawdź poziom uprawnień - wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie możemy wykonać w danej sprawie
Przykładowe okno z informacją o uprawnieniach w sprawie
Wyłącz dla mnie powiadamianie - po kliknięciu tej pozycji, nie będziemy otrzymywać żadnych powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza.
Zmień stan licznika dla podteczki - jako podteczkę rozumiemy tutaj sprawę zawierającą podsprawy. Stan licznika, o którym mowa, ma zastosowanie dla znaków podspraw.
Komasowanie spraw - więcej na ten temat można przeczytać w osobnym artykule.
Menu dolne
Korzystając z przycisków umieszczonych w dolnej części kartoteki, możemy:
.
