Sprawy w systemie eDokumenty mogą być wykorzystywane do grupowania dokumentów i zadań, w procesie sprzedażowym lub jako projekty. W zależności od przeznaczenia, wypełniamy dane w określonych zakładkach. Pierwszą kartę - Ogólne uzupełniamy jednak niezależnie od zastosowania.
Kartoteka sprawy w systemie eDokumenty składa się z kilku zakładek, które wypełniamy w zależności od tego, do czego wykorzystujemy sprawę (np. grupowanie dokumentów i zdarzeń, sprawa sprzedażowa, projekt). Niezależnie od przeznaczenia uzupełniamy dane w karcie Ogólne i - opcjonalnie - Uprawnienia, Komentarze i Podsprawy. Możemy też korzystać z Menu górnego oraz przycisków w Menu dolnym.
Zakładki
Zakładka Ogólne
Kartoteka sprawy - zakładka Ogólne
Znaczenie poszczególnych pól
Zaznaczenie checkboxa Generuj znak za polem Numer spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w Panelu sterowania
Pola Prognozowana wartość, Progrnozowana data sprzedaży, Prognozowany koszt oraz Szacunek (prawdopodobieństwo otrzymania zlecenia) mają zastosowanie głównie dla spraw handlowych i są uzupełniane autoamtycznie po dodaniu elementów do listy w zakładce Pozycje wyświetlonej po zapisaniu sprawy.
W polu Przypomnienie możemy ustawić czy i z jakim wyprzedzeniem ma zostać wyświetlane przypomnienie o zakończeniu sprawy (wartość w polu przed terminem dotyczy terminu ustawionego w polu Data zakończenia).
Jeśli do sprawy dołączane są dokumenty, których papierowe wersje przechowywane są w jednym miejscu w biurze, możemy dodać informację o tym, wybierając z odpowiednią pozycję z listy Miejsce przechowywania
Pole Zainicjowano z, w którym wskazujemy dokument wyjściowy dla założenia sprawy, ma jedynie charakter informacyjny.
Jeśli przed zapisem zostało uzupełnione pole Termin realizacji, obok list Status i stan wyświetlona zostaje ikona Zamknij sprawę.
W karcie Uprawnienia możemy zarządzać dostępem do spraw i podspraw. Zgodnie z powyższym zapisem, sprawa dodana do teczki, do której uprawniona jest pewna komórka organizacyjna, będzie widoczna dla wszystkich użytkowników z tego działu, jednak uprawnienia te możemy zmieniać dla poszczególnych pracowników.
Zakładka Uprawnienia w sprawie
Uprawnienia możemy przyznawać/odbierać poszczególnym pracownikom lub grupom pracowników - odpowiednią pozycję wybieramy z listy. Jeśli chcemy, aby wybrane osoby miały taki sam poziom dostępu do podspraw, zaznaczamy checkbox Propaguj uprawnienia przy zkładaniu podspraw.
Osoby (grupy) zaznaczone w oknie (oknach) po lewej stronie przenosimy na listę Uprawnieni przy pomocy niebieskich strzałek. Po wybraniu osób na liście w oknie Uprawnieni decydujemy, jakie akcje dani pracownicy mogą wykonać. W tym celu zaznaczamy odpowiednie opcje w sekcji Uprawnienia.
Uwaga
Aby wybrany pracownik mógł wykonywać czynności takie jak zapis zadań, oglądanie dokumentów itd., musi mieć zaznaczone prawo do odczytu i prawa do danych akcji.
Zakładka Komentarze
Zawartość zakładki Komentarze została opisana w osobnym artykule.
Zakładka Podsprawy
W karcie Podsprawy możemy tworzyć sprawy podrzędne. Przykładem zastosowania takiej funkcjonalności może być sprawa będąca projektem "Tworzenie witryny internetowej". Podsprawami w takim przypadku mogą być "Szablon graficzny", "CMS", "Moduł dedykowany".
Zakładka Podsprawy w sprawie
Podsprawami zarządzamy korzystając z Paska narzędzi.
Podsprawę dodajemy klikając ikonę Nowa sprawa. Formularz dodawania podsprawy jest taki sam, jak dla sprawy, a pola w zakładce Ogólne są automatycznie wypełnione na podstawie danych z karty Ogólne sprawy.
Uwaga
Po zapisaniu podsprawy, w jej nazwie zostaje dodany numer będący fragmentem znaku sprawy i oznaczający jej poziom, tzn. jeśli np. sprawa główna ma znak "DK.AS.012-2/15", to znakiem pierwszej dodanej do niej podsprawy będzie "DK.AS.012-2.1/15". Utworzenie podsprawy w tej podsprawie spowoduje, że dla tej najniższego poziomu wygenerowany zostanie znak "DK.AS.012-2.1.1/15" itd. Podsprawy podspraw wyświetlane są na liście w formie rozwijanego drzewa.
Okno edycji podsprawy wyświetlone zostaje po zaznaczeniu pozycji na liście i kliknięciu ikony Edytuj
Zaznaczone na liście podsprawy możemy usuwać po kliknięciu ikony Usuń i potwierdzeniu chęci wykonania tej operacji.
Aby zamknąć sprawę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Oznacz sprawę jako załatwioną. Taka sprawa zostanie wyszarzona na liście, a w oknie jej edycji widoczna będzie zielona "wstęga" z napisem Zamknięta. W miejscu ikony Zamknij sprawę pojawi się przycisk Wznów sprawę.
Uwaga
Akcje edycji i usuwania podsprawy są dostępne również w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy.
Zawartość pozostałych zakładek została opisana w osobnych artykułach:
Przenieś sprawę - sprawy możemy przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie Teczki lub Wykaz akt i kliknięciu OK. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie. Uwaga
Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione!
Gantt
Wykres Gantta - opcja ma zastosowanie głównie w przypadku spraw będących projektem. Po kliknięciu tej pozycji wyświetlany jest klasyczny wykres Gantta uwzględniający podział na podsprawy, z poziomu którego możemy tworzyć nowe zadanie klikając odnośnik Nowe zadanie na liście.
Utwórz szablon projektu z bieżącej sprawy - wywołuje formularz generowania szablonu projektu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w osobnym artykule.
Utwórz strukturę z szablonu projektu - aby zastosować szablon projektu dla zapisanej sprawy, wybieramy go w oknie Utwórz z szablonu. Z szablonu zostaną przeniesione podsprawy i nazwy zadań z wszystkich spraw zawartych w projekcie. Zmiany w szablonie nie spowodują aktualizacji w sprawie, dla której szablon został zastosowany.
Formularz wyboru szablonu projektu
Uwaga
Z listy Projekt nie wybieramy żadnej pozycji.
Dodaj wpis w rejestrze - opcja umożliwiająca dodanie wpisu w rejestrze, o ile w systemie eDokumenty został wdrożony moduł Rejestry.
Uwaga
Aby utworzyć projekt na podstawie szablonu (składającego się z kilku spraw), z menu Akcje wybieramy pozycję Utwórz sprawy z szablonu projektu. W takim przypadku powstaną sprawy zawierające zdefiniowane w szablonie podsprawy, zadania, osoby odpowiedzialne, procedury etc. Przed utworzeniem spraw na podstawie szablonu należy wybrać teczkę w panelu Teczki. Wypełniając formularz wyboru szalonu projektu, w polu Projekt wybieramy nazwę projektu, lub tworzymy nowy projekt po kliknięciu ikony .
Kontener Dodatkowe zadania
Sprawdź poziom uprawnień - wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie możemy wykonać w danej sprawie
Przykładowe okno z informacją o uprawnieniach w sprawie
Wyłącz dla mnie powiadamianie - po kliknięciu tej pozycji, nie będziemy otrzymywać żadnych powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza.
Zmień stan licznika dla podteczki - jako podteczkę rozumiemy tutaj sprawę zawierającą podsprawy. Stan licznika, o którym mowa, ma zastosowanie dla znaków podspraw.
Komasowanie spraw - więcej na ten temat można przeczytać w osobnym artykule.
.
