Podręcznik użytkownika > Kalendarz > Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń

Dodawanie, modyfikacja i usuwanie zdarzeń

Zarządzanie zdarzeniami obejmuje:

• Dodawanie nowego zdarzenia
• Modyfikacja informacji o wydarzeniu
• Usuwanie zdarzeń

Wszystkie wyżej wymienione operacje możemy wykonywać, np. w Kartotece klienta lub w Sprawie z poziomu zakładki Terminarz.

Dodawanie nowego zdarzenia

W module Kalendarze dodawanie nowego zdarzenia jest możliwe na dwa sposoby:

• poprzez kliknięcie odpowiedniej ikony Nowe w Pasku narzędzi
• po wybraniu typu zdarzenia z listy wyświetlonej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy obszaru kalendarza

W zależności od typu zdarzenia, zostanie wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz.

Poniżej szczegółowo opisano proces dodawania zdarzenia dla każdego typu:

• Termin
• Zadanie
• Spotkanie
• Rozmowa telefoniczna
• Wydarzenie korporacyjne

Termin

Okno Nowy termin składa się z trzech zakładek: Ogólne, Cechy, Załączniki.


Zakładka Ogólne formularza dodawania terminu

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól Zakładka Ogólne

• dodając zdarzenie, obowiązkowo uzupełniamy pole Temat.
• aby dodać więcej niż jednego pracownika (może to być element struktury organizacyjnej), klikamy ikonę i przenosimy odpowiednie elementy z okna po lewej stronie do okna Wybrani za pomocą strzałek między oknami lub wciskając klawisz Enter.
• za polem Klient znajdują się trzy ikony: Wyszukiwanie, Dodawanie nowego klienta oraz Wstawianie do tematu - wstawianie nazwy wybranego klienta do pola Temat
• za polem Numer sprawy znajdują się ikony: Wyszukiwanie, Tworzenie nowej sprawy oraz Ładowanie listy spraw wybranego powyżej klienta
• elementy do pola Zasoby dodajemy po kliknięciu ikony . W wyświetlonym oknie przenosimy elementy z sekcji Zasoby do sekcji Wybrane
• podając terminy Od, Do, uzupełniamy zarówno datę, jak i godzinę

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Zadanie

Okno dodawania nowego zadania składa się sześciu zakładek: Ogólne, Dodatkowe, Zasoby, Poprzedniki, Cechy, Załączniki

Zakładka Ogólne formularza dodawania zadania

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól Zakładka Ogólne

• W pierwszej zakładce wypełniamy obowiązkowo pole Temat
• aby dodać więcej niż jednego pracownika (może to być element struktury organizacyjnej), klikamy ikonę i przenosimy odpowiednie elementy z okna po lewej stronie do okna Wybrani za pomocą strzałek między oknami lub wciskając klawisz Enter.
• za polem Klient znajdują się trzy ikony: Wyszukiwanie, Dodawanie nowego klienta oraz Wstawianie do tematu - wstawianie nazwy wybranego klienta do pola Temat
• za polem Numer sprawy znajdują się ikony: Wyszukiwanie, Tworzenie nowej sprawy oraz Ładowanie listy spraw wybranego powyżej klienta
• podając terminy Od, Do, uzupełniamy zarówno datę, jak i godzinę
• jeśli przydzielamy zadanie innemu pracownikowi i chcielibyśmy otrzymać powiadomienie o jego zakończeniu (w momemcie, kiedy będzie ono wykonane w 100% lub oznaczone jako załatwione), zaznaczamy checkbox poinformuj mnie, jeżeli wykonano.

Okno Nowy termin składa się z trzech zakładek: Ogólne, Cechy, Załączniki.

Zakładka Dodatkowe formularza dodawania zadania

Zakładka Dodatkowe

• W polu Identyfikator
• Jeżeli w systemie eDokumenty zainstalowano moduł Kampanie, nazwy aktywnych kampanii będą wyświetlone na liście Kampania
• Z listy Przypomnienie możemy wybrać, z jakim wyprzedzeniem chcielibyśmy otrzymać przypomnienie o rozpoczęciu zadania
• Jeśli chcemy, aby zadanie było wyświetlane w Planie dnia, zaznaczamy checkbox plan dnia
• Jeśli zadanie ma charakter kamienia milowego, zaznaczamy checkbox oznacz jako kamień milowy
• Aby dodać zadanie poza godzinami pracy (szary obszar na kalendarzu), zaznaczamy checkbox rozmieszczaj manulanie. Czas pracy będzie wtedy równy czasowi trwania zadania.
• Jeśli do zadania zostało utworzone zadanie podrzędne (delegowane), to po zaznaczeniu checkboxa Automatycznie oznacz jako załatwione zadanie źródłowe i jego zakończeniu, status zadania podrzędnego także zmieni się na zakończony

Zakładka Zasoby formularza dodawania terminu

Zakładka Zasoby

W zakładce Zasoby przypisujemy osoby/rzeczy potrzebne do wykonania zadania. Może to być np. tablet w przypadku zadania "przeprowadzenie testów responsywności serwisu" lub inżynier X dla zadania "napisanie artykułu na temat konstrukcji mostu". Aby dodać pozycje w zakładce Zasoby musimy najpierw zapisać formularz, klikając przycisk Zapisz. Po zapisaniu wyświetlony zostaje Pasek narzędzi z akcjami:

• dodawania zasobu do listy
• edycji zasobu zaznaczonego na liście
• usuwania zasobu z listy
• odświeżania listy

Zakładka Poprzedniki formularza dodawania zadania

Zakładka Poprzedniki

Zadania dodane do listy Poprzedniki są wyświetlane na wykresie Gantta. Aby data zakończenia poprzednika była równa dacie rozpoczęcia następnika, checkbox rozmieszczaj manulanie w zakładce Dodatkowe powinien być odznaczony. Aby dodać element do listy, klikamy przycisk Dodaj poprzedniki (ikona kartki papieru w pasku narzędzie), po czym wybieramy pozycję z listy w wyświetlonym oknie. Zadania możemy usuwać z listy po ich zaznaczeniu i kliknięciu ikony Usuń w pasku narzędzi.

Uwaga
Poprzedniki możemy dodawać jedynie dla zadań przypisanych do sprawy. Poprzednikami mogą być zadania różnych typów i muszą być przypisane do tej samej sprawy, co edytowane zdarzenie.

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Spotkanie

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Rozmowa telefoniczna

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól

Zawartość zakładki Cechy jest definiowana indywidualnie w Panelu sterowania

Szczegółowy opis panelu zarządzania załącznikami wyświetlonego w zakładce Załączniku znajduje się w osobnym artykule.

Wydarzenie korporacyjne

Wydarzenia korporacyjne są tworzone w Kalendarzu korporacyjnym i dotyczą zwykle grupy pracowników.

Formularz dodawania zdarzenia do kalendarza korporacyjnego

Uwagi dotyczące wypełniania wybranych pól

• Z listy Typ wybieramy Kalendarz korporacyjny, na którym ma zostać utworzone zdarzenie
• dodając zdarzenie, obowiązkowo uzupełniamy pola Temat i Opis

Modyfikacja zdarzeń

Okno edycji w module Kalendarz możemy wywołać klikając dwukrotnie blok zadania w widoku kalendarza. Okno edycji zdarzenia - poza Wydarzeniem korporacyjnym - ma postać okna dodawania nowego zdarzenia wzbogaconego o zakładkę Komentarze. Dodatkowo aktywne są akcje w Pasku narzędzi.

Akcje w Pasku narzędzi

Pasek narzędzi w oknie zdarzenia

Akcje, które możemy wykonać korzystając z Paska narzędzi:

• Utworzenie nowego zadania na podstawie edytowanego - akcja występująca jedynie z zdarzeniu typu Zadanie
• Tworzenie powiązań z innymi zdarzeniami - opcja ta pozwala na utworzenie zdarzenia typu Zadanie, Rozmowa telefoniczna lub Spotkanie, które będzie powiązane z edytowanym zdarzeniem. Informacja o powiązaniu wyświetlana jest w postaci przycisku w lewym dolnym rogu w oknie zadania, które utworzono jako powiązane.
• Usuwanie edytowanego zdarzenia
• Wydruk do html-a informacji o osobie zlecającej, osobie, dla której utworzoo zdarzenie, treści, dacie wykonania i komentarzy
• Generowanie raportu (o raportach czytaj>>)
• Ustawienie przypomnienia - z listy wybieramy, z jakim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem zdarzenia mamy otrzymać powiadomienie z przypomnieniem
• Powiadomienie pracowników - opcja umożliwiająca wysłanie powiadomienia o zdarzeniu do wybranych pracowników lub grupy użytkowników
• Historia - wyświetla okno historii zmian
• Dodawanie wpisu w rejestrze - opcja powoduje dodanie wpisu do wybranego z listy rejestru. Wpis będzie widoczny w module Rejestry, jeśli został on wdrożony w systemie eDokumenty.

Usuwanie zdarzeń

Usuwanie zdarzeń jest możliwe na kilka sposobów:

• klikając ikonę Usuń w oknie edycji zdarzenia
• wybierając pozycję Usuń w menu rozwiniętym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy prostokąta przedstawiającego zadanie w obszarze kalendarza

Uwaga
Usuniętych zdarzeń nie można przywrócić.