= Biuro projektów = == Krótki opis działalności firmy == Firma "Wielkie Projekty" zajmuje się tworzeniem dokumentacji technicznej w zakresie projektowania dużych obiektów inżynierskich. Większość realizowanych kontraktów zawierana jest w drodze przetargu, wiele z nich zawiera w swoich wymaganiach przygotowanie dokumentacji na cele przetargu na realizację prac budowlanych. Aktualnie firma ma otwartych około 50 projektów. Czas ich realizacji wynosić może od miesiąca do kilku lat. == Cele biznesowe wprowadzenia nowego systemu == Główne cele wprowadzenia nowego systemu wynikają z braku możliwości prawidłowej kontroli realizacji zadań i ich terminowości związanych z przygotowaniem projektów. Głównym celem biznesowym realizowanego systemu jest zwiększenie potencjału firmy poprzez: * 1.wsparcie informatyczne dla właściwej realizacji procesów ustalanych przez kierownictwo firmy, * 2.zapobieżenie kryzysom związanym z brakiem terminowości realizacji spraw wynikających z napływającej korespondencji, * 3.umożliwienie wykonywania analiz i monitorowania zadanych wskaźników przez kierownictwo firmy * 4.ułatwienie dostępu do informacji dla pracowników pracujących z projektami == Opis sposobu dotychczasowego działania == Aktualnie działający system opiera się na informacjach zawartych we współdzielonych arkuszach kalkulacyjnych: * 1. zbiorczy plik Spis umów.xls, * 2.dla każdego kontraktu szczegółowy plik zawierający terminy, których należy dochować * 3.dokumenty związane z realizacją poszczególnych spraw związanych z projektami przechowywane są w ustalonej strukturze katalogów na dysku sieciowym == Opis działania nowego systemu == System eDokumenty oprócz realizacji [wiki:DeployerGuide/Basicflow swoich podstawowych funkcji] wspiera następujące procedury. === 1. Rejestracja zawartych kontraktów w formie teczek aktowych o ustalonej strukturze spraw === Zawarte kontrakty rejestrowane będą w formie teczek aktowych i przypisywane do działu „Projekty”. Następnie koordynator utworzy w każdej teczce sprawę o nazwie „Kontrakt - ” oraz utworzy w niej dokumenty „Termin realizacji etapu” dla każdego umownego terminu. Ponadto koordynator uzupełni podstawowe informacje na zakładce Cechy. Dzięki temu uruchomiony z tej sprawy wydruk „Informacje o kontrakcie” będzie zgodny co do wymagań z dostarczonym wzorem. Dzięki temu będzie można dostarczyć osobom odpowiedzialnym za realizację poszczególnych prac określonych terminami umownymi zbiorczy raport. Jednocześnie informacje o postępach będą uzupełniane na bieżąco i dostępne dla wszystkich Pozostałe informacje dotyczące tematu będą rejestrowane w teczce projektu, a każda z nich będzie przypisana danej kategorii poprzez wskazanie sprawy nadrzędnej. === 2. Obieg pism przychodzących /wymagających załatwienia/ === Pisma przychodzące będą wpływać jak dotychczas do sekretariatu, tam po zeskanowaniu będą trafiać do archiwum, natomiast ich elektroniczna kopia przekazana zostanie koordynatorowi. Dalej koordynator po rozpoznaniu przekaże pismo kierownikowi projektu w celu jego załatwienia. Kierownik zarejestruje pismo jako nową sprawę lub dołączy do istniejącej jeżeli pismo dotyczy sprawy w toku. Jeżeli pismo ma być załatwione przez pracownika może być przekazane dalej wraz z odpowiednią dyspozycją i utworzeniem zadania w celu kontroli terminowości jego realizacji. Sprawa po zarejestrowaniu zostanie przypisana do właściwej sprawy nadrzędnej odpowiadającej aktualnemu podziałowi na dysku sieciowym: {{{ Uzgodnienia i pozwolenia Decyzja środowiskowa Decyzja na ULD KOPI Pozwolenie na budowę Pozwolenie wodno-prawne Raport oddziaływania Uzgodnienia gmina Uzgodnienia sieci Uzgodnienia starostwo Uzgodnienie z PZD Uzgodnienie z WZD Woj. Konserwator Zabytków Wycinka drzew Wypis i wyrys z MPZT ZOPI ZUDP Podwykonawca Zamawiający Inne }}} Aby numerować sprawy w jednolity sposób zostanie wykorzystana funkcjonalność numerowania spraw wg konspektu: [http://support.edokumenty.eu/trac/wiki/DeployerGuide/HowItWorks/Numbering Numerowanie spraw wg konspektu] === 3. Obieg protokołów odbioru prac === Protokoły odbioru prac projektowych będą obejmowane dodatkową procedurą w celu zapewnienia szybkości fakturowania. Po obowiązkowym przekazaniu ich do sekretariatu i zeskanowaniu przekazywane będą do zafakturowania. Po wystawieniu faktury będzie to odnotowane w postaci zatwierdzenia odpowiedniego etapu procedury. === 4. Rejestracja i kontrola informacji o tematach zaofertowanych === Tematy zaofertowane będą rejestrowane w teczce Oferty w formie spraw. Dla każdej oferty uzupełniane będą dane o wartości i prognozowanej dacie realizacji kontraktu.