= Profil wdrożenia: Agencja reklamowa = Załóżmy że naszym zarządzamy niedużą agencją reklamową zatrudniającą ok. 10-20 osób. Dotychczas bazowy obieg pracy wygląda mniej więcej tak: * Przychodzi zamówienie (mailem, pocztą, telefonicznie) odbierane jest przez Handlowca * Rejestrowane jest w książce zamówień, określany jest w niej termin realizacji, przedmiot zamówienia, klient i ewentualnie dodatkowe szczegóły techniczne * Jeżeli zamówienie tego wymaga, termin realizacji jest ustalany osobno (np. po konsultacji z wykonawcą, dostawcą) * Podczas zebrania zlecenie jest przekazywane do realizacji określonemu pracownikowi * Po jego wykonaniu pracownik informuje o tym osobę Handlowca * Koordynator informuje klienta o wykonaniu * Klient odbiera zamówienie * Handlowiec wystawia fakturę == Proponowana realizacja tego procesu w systemie eDokumenty == Obsługa zlecenia realizowana może być w oparciu o poniżej zamieszczony diagram. Szczegółowy schemat procedury opisany jest w formie etapów. [[Image(Obsluga Zlecenia.png, nolink)]] ''PRZYJĘTO ZLECENIE''[[BR]] Niezależnie od źródła: telefon, poczta, email, bezpośrednie Koordynator przyjmuje zlecenie rejestrując sprawę. Uzupełnić należy pola: * Nazwa: w formacie KLIENT - PRZEDMIOT * Uwagi: krótka treść zamówienia, np. wizytówki 500 szt. * Kontrahent: dodać jeśli nie ma w systemie * Informacje o zleceniu należy zamieścić w zakładce Cechy. * Dodać email lub dokument do sprawy jeżeli nadesłane pisemnie * Przydzielić uprawnienia Zarządzania sprawą dla Projektanta który realizować będzie zlecenie Od tej pory Projktant widzi nowe zlecenie m. in. w folderze ''Moje sprawy'' ''OKREŚLONO ZAPOTRZEBOWANIE''[[BR]] Na tym etapie ''Osoba odpowiedzialna'' ustala potrzebne materiały - zapis w polu: Cechy > Zapotrzebowanie ''PRZYGOTOWANO PROJEKT''[[BR]] Przygotowany projekt dołączyć należy do sprawy za pomocą dokumentu typu ''Notatka służbowa'' z dołączonym plikiem .jpg zawierającym podgląd projektu. Tytuł notatki powinien brzmieć ''Projekt - wizytówki''. Po tym można zatwierdzić ten etap. ''OKREŚLONO TERMIN REALIZACJI''[[BR]] Należy uzupełnić pole termin realizacji - Data. Ten etap można też załatwić przy przyjęciu zlecenia - jeśli od razu się umawia z klientem. ''DOKONANO WYCENY''[[BR]] Należy dołączyć do sprawy dokument wycena. W razie potrzeby można ograniczyć uprawnienia do dokumentu! ''ZAAKCEPTOWANO PRZEZ KLIENTA''[[BR]] Jeśli zmieniono warunki lub wycenę - Należy zaktualizować odpowiednie zapisy. ''ZGŁOSZONO MODYFIKACJĘ PRZEZ KLIENTA''[[BR]] Zaznaczenie etapu powoduje przejście procedury do etapu Przyjęto zlecenie! ''ZLECONO REALIZACJĘ''[[BR]] Etap zaznaczyć po przekazaniu do Działu Montażu zlecenia produkcyjnego w postaci Raportu ''Wydruk zlecenia montażu''. ''ZREALIZOWANO''[[BR]] Należy oznaczyć po uzyskaniu informacji o zrealizowaniu przez Dział Montażu ''ODEBRANO PRZEZ KLIENTA''[[BR]] Jeśli jest - dołączyć protokół odbioru. Ewentualnie w Terminarzu opisać sposób odbioru - kto odebrał i kiedy. ''ZAFAKTUROWANO''[[BR]] Oznaczyć po dołączeniu faktury do sprawy. Fakturę wcześniej można pobrać automatycznie z OPTIMA poprzez przycisk ''Aktualizuj dokumenty kontaktu'' uruchamiany z kartoteki klienta. == Raporty: możliwe formy dostępu do rejestrowanych danych == * Zarząd oraz Koordynatorzy otrzymują możliwość bieżącego wglądu w "RAPORT OBCIĄŻENIA PROJEKTANTÓW". * Koordynator otrzymuje raport "ZLECENIA DO ODBIORU/ZAFAKTUROWANIA" * Zarząd otrzymuje raport "WARTOŚĆ ZAOFERTOWANYCH ZLECEŃ" * Zarząd otrzymuje raporty statystyczne dotyczące obciążenia projektami przez poszczególnych pracowników * Zarząd otrzymuje możliwość bieżącego wglądu w realizowane projekty == Dodatkowe możliwości == * Istnieje możliwość rejestracji czasu pracy dla poszczególnych zleceń * Istnieje możliwość tworzenia i kontroli ofert == Informacje dla pracowników do szkolenia == === Wybór procedury === Przy zakładaniu sprawy należy skorzystać z zakładki "Procedura" [[Image(WyborProcedury.png, nolink)]] === Dołączanie plików do sprawy === Wszelkie pliki i załączniki wymagane w sprawie należy dołączyć poprzez wybór w sprawie zakładki ''Dokumenty'' dalej ikony ''Nowy'' > ''Notatka służbowa'' i podpięcie na liście załączników odpowiedniego pliku.