Wszystkie pola formularzy domyślnie dostępne są dla wszystkich użytkowników systemu. Dostęp może zostać ograniczony poprzez funkcjonalność zarządzania polami. Niektóre formularze można modyfikować w tym zakresie z interfejsu użytkownika (Administrator może klikać prawym klawiszem na labele pól), pozostałe wymienione poprzez edycję tabeli access.
Formularze w których zostało zaimplementowane sprawdzanie uprawnień do pól podstawowych (widoczne/niewidoczne) to:
Aby móc ograniczyć widoczność pól w powyższych formularzach należy do tabeli access dodać odpowiedni wpis.
Np. aby ograniczyć widoczność pola name_1 (nazwa z bazy, tabela contacts) tak aby tylko grupa o id 2 miała prawo do tego pola, należy dodać wpis:
clsnam = CONTACT keyval = name_1 grp_id = 2 rights = 1
Przykład pokazania pola "Prognozowana wartość" w sprawie tylko dla grupy o id 5:
INSERT INTO access (clsnam, keyval, grp_id, rights)
VALUES ('PROCESS', 'forepa', 5, 1);
W przypadku dokumentów sprawa ma się nieco inaczej. Oprócz identyfikatora klasy "DOCUMENT" należy dodać identyfikator typu dokumentu (types_of_documents.dctpid) dla właściwego typu. I tak jeśli chcemy aby pole "Sprawa" w dokumencie typu Notatka służbowa było pokazywane tylko dla grupy o id = 2 to do tabeli access dodajemy wpis
clsnam = DOCUMENT.5 keyval = prc_id grp_id = 2 rights = 1
Przy domyślnej instalacji Notatka służbowa ma id = 5.
Od wersji 3.5.4 wpisanie w kolumnie rights = 0 oznacza zabronienie widoczności danego pola dla użytkownika albo grupy.
Pola dynamiczne (cechy) mogą być zabraniane we wszystkich miejscach w których występują. Zarządzanie jest udostępnione poprzez panel sterowania. Przycisk Uprawnienia umieszczony poniżej nazwy pola przy edycji cechy.