Podręcznik użytkownika > Sprawy > Teczki

Teczki

Aby móc założyć sprawę - niezależnie od tego, z jakiego poziomu - niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, w których rejestrowane są sprawy. Teczki przypisywane są do działów, a ich drzewo widoczne jest w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.


Panel Teczki

W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:

Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu.


Schemat obrazujący pochodzenie symbolu teczki

Jak powstaje teczka - krok po kroku

Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbędne jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA. Teczka jest wynikiem przypisania elementu wyciągu z wykazu akt wybranej komórce organizacyjnej (działowi). Poniższy przykład pokazuje, jak założyć teczkę.

Na poniższej ilustracji po prawej stronie widzimy listę elementów wyciągu z wykazu akt, do których ma dostęp Biuro Zarządu. Jest to okno Panelu definicji wyciągu z wykazu akt uruchamiane z poziomu Panelu sterowania (Wyciąg z wykazu akt w grupie Sprawy). Lista ta jest odzwierciedlona w drzewie w panelu Teczki - w gałęzi Biuro Zarządu - na poniższej ilustracji widoczne po lewej stronie.


W Panelu definicji wyciągu z wykazu akt zaznaczamy w drzewie po lewej stronie pozycję Biuro Zarządu i klikamy przycisk Edycja powyżej. Wyświetlone zostaje okno (widoczne na poniższej ilustracji), w którym wybieramy kategorię w drzewie Wykaz akt (np. Rekrutacja) i za pomocą niebieskiej strzałki w prawo dodajemy ją do listy obok, po czym klikamy przycisk Zamknij.


Uwaga
Niezależnie od poziomu kategorii, teczki nie będą przejmowały ich hierarchii. W teczkach obowiązuje bowiem jeden poziom -bez elementów podrzędnych i nadrzędnych.

Uwaga
Teczki możemy także odbierać działowi, zaznaczając pozycje na liście po prawej stronie i klikając niebieską strzałkę w lewo.

Następuje powrót do okna Definicji wyciągu z wykazu akt. W panelu Teczki w module Sprawy klikamy ikonę Odśwież na dole tabeli. Zmiany obrazuje poniższa ilustracja - zauważmy, że w gałęzi Biuro Zarządu pojawiła się nowa teczka.


Uwaga
Zarządzanie teczkami możliwe jest także z poziomu Panelu zarządzania kategoriami spraw.

Uwaga
Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu - np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie.

Istnieje możliwość zmiany licznika w symbolu spraw dla danej teczki (fragment numer w roku) z poziomu panelu Teczki w module Sprawy. Aby tego dokonać, zaznaczamy teczkę w drzewie i klikamy ikonę . Następnie ustalamy nową numerację i klikamy OK.

Zamykanie (archiwizacja) teczek

Teczki w poszczególnych działach możemy zamykać (archiwizować) i otwierać. Zamknięcie teczki sprawia, że jest ona niewidoczna na drzewku teczek dla osób, które nie posiadają uprawnienia systemowego Przywilej widoczności usuniętych oraz zamkniętych teczek jako filtr w słowniku Kategorie spraw.

Aby zamknąć teczkę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Zamknij teczkę powyżej. Jeśli w teczce znajdują się niezamknięte sprawy, system wyświetli ostrzeżenie. W takiej sytuacji zamykamy wszystkie sprawy, a następnie teczkę.


Aby przywrócić teczkę, zaznaczamy ją na liście i klikamy ikonę Otwórz ponownie . Należy zwrócić uwagę, że teczka została zamknięta jedynie w dziale, a kategoria nadrzędna jest otwarta.

Uwaga
Aby zobaczyć na drzewku zamknięte kategorie, niezbędny jest Przywilej widoczności usuniętych oraz zamkniętych teczek jako filtr w słowniku Kategorie spraw.

Kto może zarządzać teczkami

Aby móc zarządzać teczkami, musimy posiadać uprawnienie systemowe Ustawienia poziom 2 - ustawienia zaawansowane - w grupie uprawnień Panel sterowania. Jeśli dodatkowo mamy mieć możliwość zmiany stanu licznika danej teczki niezbędny jest przywilej Prawo do zmiany numeru teczki aktowej.

Uwaga
Aby pracownicy działów mogli zobaczyć teczkę i zakładać w niej sprawy, konieczne jest, aby posiadali uprawnienia do swojego działu. Nie oznacza to, że muszą mieć uprawnienia do pozostałych pracowników, jedynie do komórki organizacyjnej.

Zobacz także