Przewodnik użytkownika > Sekretariat. Wyszukiwanie pism

Menu

1. Wyszukiwanie pism w dzienniku
2. Wyszukiwanie pism w dokumentach
3. Wyszukiwanie pism w kartotece klientów

Wyszukiwanie pism w systemie eDokumenty jest możliwe na wiele sposobów. Poniżej opisaliśmy trzy najczęściej wykorzystywane, gwarantujące najszybsze dotarcie do wyszukiwanej informacji.

Wyszukiwanie pism w dzienniku

W przypadku pism przychodzących oraz wychodzących, które zostały zarejestrowane w odpowiednich dziennikach najprostszym i zarazem najszybszym sposobem ich odnalezienia jest skorzystanie z mechanizmów wyszukiwania dostępnych w Dziennikach. Aby wyszukać pismo w dzienniku wybieramy z bocznego menu zakładkę Dzienniki, a następnie wybieramy odpowiedni dziennik korespondencji i w polu wyszukiwania wpisujemy wyszukiwaną frazę. Po kliknięciu ikony lupki w panelu rekordów pojawiają się wyfiltrowane rekordy.(Rys. 1)

(Rys. 1 - Wyszukiwanie w dzienniku)

Domyślnie w systemie zdefiniowane są cztery dzienniki (oczywiście istnieje możliwość dodania własnych dzienników):

• Dziennik korespondencji przychodzącej
• Dziennik korespondencji wychodzącej
• Rejestr faktur przychodzących
• Rejestr faktur wychodzących (Rys.2)

(Rys. 2 - Dostępne dzienniki)

W tym miejscu zwróćmy uwagę na pole wyszukiwania (Rys. 3). Składa się on z następujących elementów (opisanych po kolei od lewej):

• pole wyszukiwania - tutaj wpisujemy szukaną frazę,
• opcja pól wyszukiwania - po kliknięciu otwiera się nam lista dostępnych pól, w których szukana fraza będzie wyszukiwana. Dostępne pola są zalezie od modułu, w którym się aktualnie znajdujemy
• ikona lupki - uruchomienie wyszukiwarki i wyświetlenie wyników
• lupka z czerwonym znaczkiem - resetowanie wyników w polu rekordów i czyszczenie pola wyszukiwania.

(Rys. 3 - Pole wyszukiwania)

Jeżeli chcemy znaleźć wszystkie dokumenty spełniające określone kryteria możemy skorzystać z dostępnych w systemie filtrów. Przy ich użyciu można określić następujące parametry wyszukiwania:

• dyspozycja nadania
• data wpływu
• data wpisu (Rys. 4)

(Rys. 4 - Panele filtrów)

Uwaga''
W przypadku użycia filtrów przy zakładce pojawi się czerwona ikona sygnalizująca fakt ich włączenia. Aby przeglądać wszystkie dokumenty należy wyłączyć używanie filtrów. (Rys. 5)

(Rys.5 - Filtry w użyciu)

Podczas użycia filtrów lista rekordów odświeża się na bieżąco.

Przejdź do menu

Wyszukiwanie pism w dokumentach

Kolejnym miejscem gdzie możemy szybko wyszukać potrzebny dokument jest zakładka Dokumenty. Aby wykonać czynność wyszukiwania należy z bocznego menu wybrać zakładkę Dokumenty, a następnie korzystając z mechanizmu wyszukiwania (analogicznie, jak w wyszukiwaniu w dziennikach) znaleźć wymaganą frazę. (Rys. 6)

(Rys.6 - Moduł dokumentów')

W przypadku dużej liczby dokumentów zarejestrowanych w bazie a potencjalnie zawierających wyszukiwane słowa można skorzystać z filtrów. Ta funkcjonalność pozwala zawęzić obszar wyszukiwania poprzez zdefiniowanie następujących parametrów:

• Cechy - według zdefiniowanych w systemie cech dokumentów,
• Pokaż tylko - nieprzeczytane, niezałatwione, niezarejestrowane, niedołączone do sprawy
• Ukryj - kopia, oryginał, przekazane DW, niezarejestrowane, niedołączone do sprawy
• Pokaż według rodzaju - przychodzące, wychodzące, wewnętrzne
• Typy dokumentów - pismo, faktura VAT, notatka służbowa, umowa, uchwała, email, zwrotka, inne, płatność
• Data - zakres dat dokumentów
• Data dodania do systemu
• Data zmiany statusu
• Data zaksięgowania (Rys. 7)

(Rys.7 - Panel filtrów w module dokumenty')

Dodatkowo, korzystając z panelu filtrów, możemy utworzyć sobie folder wyszukiwania, który będzie zapisem aktualnie wybranych filtrów. Aby ta funkcjonalność zadziałała należy wpierw wybrać filtry (Co wpłynie na zawartość listy pism), a następnie kliknąć opcję Utwórz folder wyszukiwania(Rys. 8):

(Rys.8 - Tworzenie folderu wyszukiwania')

Utworzony folder wyszukiwania jest dostępny w panelu Widok roboczy > Foldery wyszukiwania:(Rys. 9)

(Rys.9 - Utworzony folder wyszukiwania')

Chcąc skorzystać z utworzonego folderu wyszukiwania należy udać się do panelu Widok roboczy, a następnie rozwinąć folder Foldery wyszukiwania i kliknąć na zapisany przez nas folder wyszukiwania.(Rys. 10)

(Rys.10 - Wybrany folder wyszukiwania')

Zatrzymajmy się na moment w tym miejscu i przyjrzyjmy się innym możliwościom wyszukiwania pism w panelu Dokumentów. Zacznijmy od panelu Widoku roboczego (Rys. 9). W tym panelu mamy dostępne następujące opcje:

• Wszystkie dokumenty
  • Nadesłane - dokumenty nadesłane pocztą elektroniczną
    • Nieprzeczytane - te pisma we wiadomościach e-mail, które jeszcze nie zostały przeczytane
  • Załatwione - wyświetla te rekordy, które zostały oznaczone, jako Załatwione
    • Przekazane dalej - jak wyżej, z tym, że dodatkowo zostały przesłane dalej do innego użytkownika systemu
• Robocze - te dokumenty, które są korespondencją przychodzącą i nie zostały oznaczone, jako Załatwione

* Zarchwizowana poczta e-mail * Powiadomienia * Kosz * Foldery wyszukiwania - zostały opisane powyżej * Udostęstępnione przez - dokumenty udostępnione przez innych współpracowników * Udostęstępnione dla - dokumenty, które udostępniliśmy innym użytkownikom systemu

Innym panelem, który jest dostępny, to panel '"Workflow - zadania, który zawiera dostępne procedury w systemie. Jeżeli dokument jest zarejestrowane pismo ma uzupełnione pole procedura, wtedy wybierając z listy procedurę zobaczymy przypisane do niej dokumenty (Rys.11)

(Rys.11 - Panel Workflow - zadania)

Następny możliwością wyszukiwania pism jest wykorzystanie panelu Teczki i foldery. Wybierając odpowiednią teczkę znajdziemy na liście rekordów pisma, które są przypisane do spraw. Jak wiadomo każda Sprawa ma możliwość określenia teczki, w której będzie się znajdować. (Rys.12)

(Rys.12 - Panel Teczki i foldery)

Sposobem, o którym warto jeszcze wspomnieć jest wykorzystanie panelu Pozostałe stanowiska. Pozwala on w zależności od posiadanych uprawnień na dostęp do zarejestrowanych pism innych użytkowników. Wystarczy kliknąć na nazwę organizacji, a rozwinie się nam struktura organizacyjna firmy. Jeżeli stanowisko jest wyszarzone, to oznacza brak uprawnień do dokumentów. W przeciwnym przypadku wystarczy kliknąć na stanowisko, a na liście rekordów pokażą się dokumenty danego współpracownika.(Rys.13)

(Rys.13 - Panel Pozostałe stanowiska)

Przejdź do menu

Wyszukiwanie pism w kartotece kontrahenta

W przypadku gdy szukamy pisma, bądź dowolnego innego dokumentu związanego z określonym kontrahentem możemy skorzystać z funkcjonalności dostępnej w kartotece kontrahenta. Aby to wykonać wybieramy z bocznego menu zakładkę Klienci, a następnie z listy klientów wybieramy odpowiednią pozycję. (Rys.14)

(Rys.14 - Panel klientów')

Po dwukrotnym kliknięciu w nazwę klienta otworzy się okno dialogowe w którym wybieramy zakładkę Dokumenty. (Rys. 15 )

(Rys.15 - Lista klientów')

W oknie wyszukiwania umieszczonym w prawym górnym rogu okna wprowadzamy szukane słowo lub frazę.(Rys.16)

(Rys.16 - Zakładka dokumenty w oknie klientów)

Dokładny opis zarządzania bazą klientów jest przedstawiony tutaj.

Przejdź do menu