Przewodnik użytkownika > Sekretariat. Wydruk książki pocztowej, kopert i zwrotek

Wydruk pocztowej książki nadawczej

Przed wydrukowaniem książki pocztowej należy w pierwszej kolejności nadać wszystkim dokumentom, które chcemy wysłać nadać numer "R-ki". Aby to wykonać z menu bocznego wybieramy zakładkę Dokumenty, a następnie korzystając z filtrów wybieramy Pokaż według stanu > Wychodzące. (Rys. 1)

Uwaga''
W przypadku użycia filtrów przy zakładce pojawi się czerwona ikona sygnalizująca fakt ich włączenia

Rys. 1

Wybieramy z listy pierwszy dokument i dwukrotnie klikamy. W oknie które wyświetli się w obszarze roboczym programu uzupełniamy pole Nr "R-ki" oraz jeśli to konieczne wpisujemy koszt przesyłki. Następnie klikamy przycisk OK aby zatwierdzić zmiany. Czynność tę powtarzamy dla wszystkich dokumentów zarejestrowanych w danym dniu. (Rys. 2)

Rys. 2

W temacie Rejestracja dokumentów wychodzących został opisany proces rejestracji dokumentów w Dzienniku korespondencji wychodzącej. Aby zarejestrować dokumenty możemy też skorzystać z funkcjonalności dostępnej z poziomu Listy dokumentów. W tym celu zaznaczamy wszystkie niezarejestrowane dokumenty a następnie klikamy w ikonę Zarejestruj. (Rys. 3)

Rys. 3

W oknie, które wyświetli się w obszarze roboczym wybieramy dziennik w którym mają być zarejestrowane, a następnie klikamy przycisk OK. (Rys. 4)

Rys. 4

Na liście dokumentów przy każdej pozycji pojawi się ikona potwierdzająca rejestrację dokumentu w dzienniku korespondencji wychodzącej. (Rys. 5)

Rys. 5

Następnie przechodzimy do wydruku pocztowej książki nadawczej. W tym celu z bocznego menu wybieramy zakładkę Dzienniki, następnie z górnego menu wybieramy ikonę Drukuj, a z rozwijanej listy wyboru Książka pocztowa na dzisiaj. (Rys. 6)

Rys. 6

System eDokumenty wygeneruje pocztową książkę nadawczą zgodną w wymaganiami Poczty Polskiej. (Rys. 7)

Rys. 7

Jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie wydrukujemy książki pocztowej w danym dniu, możemy skorzystać w późniejszym terminie z opcji Drukuj > Książka pocztowa. Opcja ta pozwala na wydrukowanie książki pocztowej na dowolny dzień, lub przedział czasowy. W tym celu korzystamy z dostępnych w systemie filtrów. (Rys. 8)

Rys. 8

W przypadku jeśli nie chcemy drukować wszystkich dokumentów, a jedynie wybrane pozycje, zaznaczamy je na liście dokumentów i wybieramy opcję Drukuj > Książka pocztowa. W oknie monitu, który wyświetli się na ekranie potwierdzamy wydruk jedynie wybranych pozycji. (Rys. 9)

Rys. 9

Wydruk kopert

W module Dzienniki można również wydrukować koperty. W tym celu kliknij menu Wydrukuj > Koperty.

Przy wyborze wydruku kopert możemy wybrać kilka opcji:

• Wydrukuj zaznaczone – drukuje koperty tylko dla zaznaczonych pism na liście
• Wydrukuj dla kontaktu – drukuje kopertę dla kontrahenta wybranego z bazy danych
• Rozmiar koperty

System umożliwia również dodanie następujących pól do wydruku: osoba kontaktowa, forma grzecznościowa, logo
(jeśli zdefiniowane), stempel (jeśli zdefiniowany). (Rys. 10)

Rys. 10

Sposób umieszczania kopert w podajniku drukarki oraz ich drukowania jest zależny od posiadanego typu urządzenia i szczegółowo opisany w jego instrukcji obsługi. Przed rozpoczęciem drukowania kopert należy zapoznać się z instrukcją drukarki. Najważniejsze rzeczy na jakie należy zwrócić uwagę to:

• obsługiwane formaty kopert - system eDokumenty obsługuje formaty: DL, B6,C4, C6/C5, C5
• maksymalna liczba sztuk jaką można jednorazowo zaaplikować do podajnika drukarki
• sposób umieszczania kopert w podajniku drukarki

Pozwoli to uniknąć zniszczenia kopert na samym początku użytkowania systemu.

W wyniku tej operacji system wygeneruje plik *.PDF z danymi, które można wydrukować na czystych kopertach. (Rys 11)

Rys. 11

Wydruk zwrotek

Dla dokumentów wysyłanych za potwierdzeniem odbioru możemy wydrukować w systemie tak zwane "zwrotki". Aby to wykonać postępujemy tak samo jak przy wydruku kopert. Jedynie w oknie Rozmiar koperty wybieramy opcję ZWR - zwrotka. (Rys. 12)

Rys. 12

W wyniku tej operacji system wygeneruje plik *.PDF z danymi, które można wydrukować na czystym blankiecie Potwierdzenia Odbioru. Wydrukowana zwrotka jest zgodna z formatem Potwierdzenia Odbioru używanego przez Pocztę Polską.