Przewodnik użytkownika > Sekretariat. Rejestracja dokumentów przychodzących

Menu

1. Etap 1. Proces rejestracji dokumentu
2. Etap 2. Dodawanie skanu pisma ze skanera
3. Etap 3. Ewidencja pisma w dzienniku poczty przychodzącej oraz przekazywanie pisma do innego użytkownika
4. Alternatywne sposoby rejestracji pisma ze skanera
5. Podsumowanie

Rejestrację dokumentów przychodzących w systemie eDokumenty można realizować na różne sposoby. Jednym z częściej stosowanych metod w firmie jest skanowanie przychodzących pism i dodawanie takiego skanu do systemu. Poniżej opiszemy krok po kroku, jak zrealizować taką operację.

Etap 1. Proces rejestracji dokumentu

Pierwszym krokiem w tym procesie, jest przejście do modułu Dokumenty i z paska narzędziowego klikamy ikonę Nowy (Rys.1)

(Rys.1 - Moduł dokumenty i dodawanie pisma)

Otwiera się okno dodawania pisma(Rys.2).

(Rys.2 - Okno rejestracji pisma)

Na górze okienka sprawdzamy, czy wybrany typ dokumentu to przychodzący, jeżeli tak, to wybieramy z listy nadawcę (służy do tego ikona lupki, która ładuje listę dostępnych w systemie Kontrahentów). W przypadku, gdy nadawcy nie ma w bazie, to można go dodać poprzez kliknięcie w ikonkę ludzika (szczegółowo proces zarządzania klientami jest opisany w artykule Obsługa bazy kontrahentów). Oprócz powyższych możemy w tym okienku uzupełnić wiele innych pól, jak m.in.:

• Opis,
  
• Numer sprawy - numer sprawy można wybrać z listy (analogicznie, jak w przypadku kontrahentów, klikając z ikonę lupki), bądź dodać nową sprawę, jeżeli nie istnieje w systemie,
  
• Treść dokumentu - tutaj wyróżnia się cztery opcje:,
  
  • Z pliku,
    
  • Papier,
    
  • Ze skanera,
    
  • Z szablonu.
    

Przejdź do menu

Etap 2. Dodawanie skanu pisma ze skanera

Teraz zajmiemy się dodaniem skanu dokumentu do zakładanego pisma. Będąc w oknie dodawania pisma, jako jego treść wybieramy papier, a następnie z panelu Załączniki klikamy przycisk Skanuj.(Rys.2). Otworzy się okno programu ScanServer? (Rys.3), który posłuży nam do stworzenia skanu dokumentu.

(Rys.3 - Okno skanowania dokumentu)

W okienku tym klikamy opcję Skanuj (tyle razy ją uruchamiamy, ile stron dokumentu chcemy zeskanować - przy każdym skanowaniu program dodaje kolejną stronę do już zeskanowanych). Po skończonej pracy mamy gotowy zeskanowany dokument (Rys.4), który należy wysłać do systemu (klikając przycisk Wyślij).

(Rys.4 - Zeskanowany dokument gotowy do wysłania do systemu eDokumenty)

Dokument podczas wysyłki jest konwertowany do formatu PDF i umieszczany jako załącznik.

(Rys.5 - Zeskanowany dokument jako załącznik)

Przejdź do menu

Etap 3. Ewidencja pisma w dzienniku poczty przychodzącej oraz przekazywanie pisma do innego użytkownika

W momencie, gdy posiadamy już kompletne pismo możemy dokonać ostatnich czynności z nim związanych tj. zarejestrować w Dzienniku korespondencji przychodzącej, czy też przekazać je dalej do innych współpracowników. Operacje te wykonujemy przechodząc do zakładki Po zapisie, gdzie zaznaczamy opcję zarejestruj, a następnie wybieramy, gdzie pismo ma być zarejestrowane. Przekazywanie pisma polega na zaznaczeniu opcji przekaż i w polach DO oraz DW wybrać osoby, do których dokument ma trafić (opcjonalnie system pozwala na zachowywanie kopii dokumentu). Dodany dokument jest widoczny w panelu rekordów Wszystkie dokumenty.

(Rys.6 - Operacje po zapisie - rejestracja w dzienniku poczty przychodzącej oraz przekazywanie dokumentów)
Po zamknięciu okna dodawania dokumentu ukazuje nam się lista zarejestrowanych dokumentów (Rys.7). Na tej liście możemy zauważyć ikonkę niebieskiej książki, (na rysunku obramowana czerwoną obwódką), która symbolizuje zarejestrowanie pisma w dzienniku.

(Rys.7 - Widok dołączonych dokumentów.)

Przejdź do menu

Alternatywne sposoby rejestracji pisma ze skanera

Inną metodą na dodanie pisma papierowego do systemu eDokumenty jest szybkie skanowanie. Polega ono na wybraniu w Treści dokumentu (vide: Etap 1. niniejszej instrukcji) zamiast opcji papier - Ze skanera(Rys.8).

(Rys.8 - Szybkie skanowanie dokumentu.)
Konsekwencją takiego działania jest uruchomienie się okna programu ScanServer? (Rys.3), w którym skanujemy kolejne strony pisma (Rys.4), a następnie klikamy Wyślij. Dokument jest zapisany znów jako załącznik do pisma. Aby dokończyć rejestrowanie takiego dokumentu w systemie eDokumenty należy wykonać operacje opisane w rozdziale Etap 3. Ewidencja pisma w dzienniku poczty przychodzącej...

Przejdź do menu

Podsumowanie

Wymienione sposoby rejestracji pism przychodzących nie wyczerpują możliwości systemu eDokumenty w tym zakresie. Przykładem tego może być np. rejestracja pism, których treść została przesłana e-mailem jako załącznik, bądź też posiadamy je na naszym komputerze. Aby dowiedzieć się, jak wykonać takie operacje zapraszamy do przewodnika pt. [Obsluga pism wychodzących].

Przejdź do menu