Baza wiedzy

Baza wiedzy w systemie eDokumenty spełnia kilka funkcji, które pozwalają na sprawniejszy przepływ informacji pomiędzy użytkownikami systemu. Posiadanie jednej, wspólnej platformy informacyjnej, to m. in.:
- szybka informacja związana z funkcjonowaniem organizacji,
- możliwość uzyskania odpowiedzi na często zadawane pytania (FAQ),
- wirtualna „tablica ogłoszeń”,
- dostęp do wzorów umów, rozporządzeń wewnętrznych.
Wykorzystanie bazy wiedzy to również możliwość podzielenia się swoją wiedzą (często niejawną)
z pracownikami. Mając świadomość, iż wiedza ta jest chroniona systemem logowania do systemu oznacza to, że postronny obserwator nie jest w stanie zapoznać się z zamieszczonymi w niej informacjami.

W systemie eDokumenty baza wiedzy dostępna jest z poziomu każdego modułu. W celu jej uruchomienia klikamy myszką w zakładkę Otwórz a następnie klikamy w Baza Wiedzy:

(Rys.1)

Uwaga ! Aby dodać dokument musimy stworzyć strukturę katalogów i plików.

TWORZENIE FOLDERÓW
Chcąc stworzyć listę folderów należy: Kliknąć w ikonkę

Następnie w oknie

(Rys.2)

wpisać Nazwę folderu, Opis i wskazać Folder nadrzędny następnie kliknąć w przycisk OK.
Analogicznie tworzymy pozostałe foldery.

TWORZENIE PLIKÓW

Chcąc stworzyć listę plików należy: Kliknąć w ikonkę
W okienku

(Rys.3)
wpisać nazwę i opis pliku oraz z listy rozwijanej wskazać odpowiedni Folder. Jeśli uprawnienia do pliku mają być ograniczone zaznaczyć opcję Uprawnieni. Wskazać z listy rozwijanej pracownika lub przy użyciu ikony grupę pracowników. Kliknąć w przycisk Zapisz.
Przykładowy widok struktury prezentuje się następująco:

(Rys.4)


Każdy plik może posiadać odpowiednią treść i załącznik:

(Rys.5)

Zakładka: Uprawnienia pozwala ograniczać dostęp do pliku Dodanie pracowników do listy uprawnionych spowoduje, iż dokument będzie dostępny tylko dla wybranych pracowników oraz pracownika który utworzył dokument. Pusta lista oznacza, iż wszyscy mają dostęp do dokumentu.
Komentarze umożliwia prowadzenie dyskusji na temat pliku.
Historia prezentuje historię zmian pliku z takimi informacjami jak:

(Rys.6)

Ikona

- zapisuje plik
- usuwa plik
- edytuje folder
- usuwa folder
- pokazuje informacje o dokumencie