Segregacja dokumentów w sprawach

Wiązanie dokumentów do spraw wykonujemy w celu łatwiejszego ich wyszukiwania, współdzielenia ich z innych użytkownikami systemu, dokumentacji związanej z prowadzeniem danej sprawy i gromadzeniem o niej informacji. Segregacja dokumentów w sprawach może być realizowana z różnych miejsc w systemie.

Segregacja z poziomu moduły Dokumenty

W celu powiązania wybranego dokumentu/ów z właściwą sprawę należy w module Dokumenty zaznaczyć wybrany dokument/y i z górnego meny wybrać akcję "Dołącz do sprawy". Wyboru kilku dokumentów możemy dokonać z użyciem klawiszy Shift lub Ctrl.

(Rys.1)

W przypadku, gdy chcemy założyć nową sprawę dla wybranego dokumentu/ów, po wybraniu której teczki ma dotyczyć sprawa, wykonujemy akcję "Nowa sprawa".

(Rys.2)

Zakładamy nową sprawę i zatwierdzamy ją przyciskiem "OK".

(Rys.3)

Gdy w liście dostępnych spraw figuruje interesująca nas sprawa, zaznaczamy ją i zatwierdzamy jej wybór przyciskiem "OK".

(Rys.4)

Innym sposobem połączenia dokumentu ze sprawą jest jej wybranie z poziomu samego dokumentu.

(Rys.5)

Jeszcze innym sposobem powiązania dokumentu ze sprawą jest, po uprzednim zaznaczeniu na liście dokumentu/ów, wykonanie z górnego menu "Akcje" operacji "Powiąż z kontaktem lub sprawą".

(Rys.6)

Na oknie "Powiązanie dokumentu" należy sprawę i zatwierdzić przyciskiem "OK".

(Rys.7)

Segregacja z poziomu modułu klientów

Zarejestrowany w systemie dokument, możemy powiązać nie tylko ze sprawą ale również klientem jak i sprawą i klientem równocześnie. Operację tą możemy wykonać np. z poziomu samego dokumentu poprzez uzupełnienie pola "Klient".

(Rys.8)

Dokument powiązany z klientem jest widoczny z poziomu kartoteki klienta w zakładce dokumenty.

(Rys.9)

Innym sposobem połączenia dokumentu z klientem jest z wybranie dokumentu z poziomu modułu "Dokumenty" i wykonania operacji "Powiąż z kontaktem lub sprawą" z górnego menu "Akcje".

(Rys.10)

Segregacja dokumentów poczty elektronicznej może odbywać się automatycznie, zarówno w zakresie spraw jak i kontrahentów, poprzez wykorzystanie wewnętrznego klienta pocztowego systemu eDokumenty lub zdefiniowanie konta pocztowego, za pomocą którego będzie wykonywana archiwizacja e-mail'i w systemie eDokumenty. Sposób realizacji jest opisany w osobnym rozdziale.