Przewodnik użytkownika > Dekretacja pisma

Ponieważ dekretację pism (przekazywanie z instrukcją załatwienia) można wykonać przynajmniej na dwa sposoby, na początku wdrożenia należy określić który model jest wymagany przez klienta. Dekretacja elektroniczna wymaga od osoby dekretującej zapoznawania się z pismami w formie elektronicznej - na ekranie komputera. Ponieważ nie wszystkim to odpowiada, dlatego możliwe jest również dekretowanie na oryginałach papierowych i dopiero w takiej formie skanowanie w sekretariacie.

1. Dekretacja elektroniczna

Pierwsza propozycja zakłada następujący sposób postępowania z dokumentami

• Pracownik sekretariatu otwiera pisma
• Rejestruje je w systemie dołączając skan
• Papierowe oryginały załącza do archiwum pism (oprócz faktur i dokumentów adresowanych imiennie na Zarząd)
• Elektroniczne odpowiedniki pism przekazuje zgodnie z ustaloną instrukcją dla danego typu pisma
  • faktury do księgowości, kopie do kierowników działów
  • wyciągi bankowe do księgowości
  • pozostałe do Prezesa Zarządu
• Prezes Zarządu zapoznaje się z dokumentami na podstawie załączonych skanów i przekazuje do odpowiedniej osoby z ewentualną adnotacją co do sposobu wykonania pisma

Dzięki takiej procedurze oryginały dokumentów przychodzących pozostają w jednym miejscu, a informacje w nich zawarte są przekazywane do właściwych osób. Jedynym przeciwwskazaniem takiej procedury jest wymóg przechowywania papierowych oryginałów wraz z resztą dokumentacji sprawy. Taki wymóg dotyczy np. urzędów i niektórych dużych firm.

Od niniejszej procedury również zdarzać się mogą wyjątki które należy opisać i wykonywać wg nich odpowiednie czynności. Np. innej procedurze może podlegać dokumentacja techniczna, która ze względu na swój kształt i obszerność musi być dostarczona pracownikowi w formie papierowej.