Przewodnik użytkownika > Administracja Publiczna. Tworzenie wyciągu z wykazu akt

Tworzenie wyciągu z wykazu akt dla wybranego działu

"Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek. [...] Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych"

Instrukcja kancelaryjna - Dziennik Ustaw z 1999 r. Nr 112 poz. 1319

Aby utworzyć wyciąg z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla określonego działu wybieramy z górnego menu Słowniki, a następnie z rozwijanej listy wyboru Akta > Wyciąg z wykazu akt. (Rys. 1)


Rys. 1

Następnie z drzewa struktury organizacyjnej urzędu wybieramy komórkę organizacyjną, dla której chcemy edytować wyciąg z wykazu akt. (Rys. 2).


Rys. 2

Następnie klikamy ikonę Edytuj wyciąg dla wybranej komórki (Rys. 3)


Rys. 3

Kolejną czynnością jaką musimy wykonać jest wybranie teczek wykazu akt jakie chcemy dodać do wyciągu.
Wykonujemy to ustawiając się na wybranej pozycji i klikając przycisk Dodaj do wyciągu. (Rys. 4)


Rys. 4

Możemy również dodać jednocześnie kilka pozycji poprzez zaznaczenie i przeniesienie "nie-końcowej" kategorii JRWA.
W takim przypadku program automatycznie poprosi nas o potwierdzenie dodania teczek podrzędnych. (Rys. 5)


Rys. 5

Na liście po prawej stronie okna dialogowego pojawią się wybrane przez nas kategorii w formie oznaczenia teczek aktowych np. OR.5210. Wyciąg można dowolnie modyfikować dodając kolejne teczki lub też usuwając pozycje poprzez zaznaczenie ich na liście a następnie kliknięcie przycisku Usuń z wyciągu. (Rys. 6)


Rys. 6

Praktyczne wykorzystanie sporządzonego w ten sposób wyciągu z wykazu akt opisane jest w tematach:

Załączniki