Przewodnik użytkownika > Administracja Publiczna. Zakładanie spraw "z urzędu"

Sprawy rozpoczynające bieg "z urzędu" rejestrujemy bezpośrednio z modułu Sprawy (Rys. 1) .

Rys 1

Aby wybrać pożądaną teczkę aktową należy otworzyć panel Wyciąg z wykazu akt (Rys. 2),

Rys. 2

i zaznaczyć właściwą teczkę aktową. Następnie z górnego menu wybieramy opcję Nowa Sprawa (Rys. 3).

Rys. 3

W oknie, które pojawi się w obszarze roboczym (Rys. 4) wypełniamy potrzebne pola dotyczące danej sprawy. Najważniejsze z nich to:

• Nazwa sprawy
• Data wszczęcia
• Termin realizacji
• Kontrahent
• Osoba odpowiedzialna

Po ich wypełnieniu wybieramy przycisk "Zapisz"

Rys. 4

Po zapisaniu sprawy okno pozostaje otwarte, a w jego górnej części pojawiają się dodatkowe zakładki (Rys. 5)

Rys. 5

Po zamknięciu okna założona sprawa będzie widoczna na liście spraw, a zdefiniowany termin realizacji będzie powodował zmianę koloru w kolumnie Termin dzięki czemu łatwiej będzie kontrolować terminowość załatwiania spraw.

Zakładanie pism wychodzących w sprawie

<TODO opis>

Akta sprawy czyli wszystkie dokumenty związane z realizacją danej sprawy znajdą się na zakładce Dokumenty. Aby zarejestrować pismo wychodzące należy kliknąć przycisk Nowy > Pismo, wprowadzić wymagane pola i Funkcjonalność systemu eDokumenty umożliwia wprowadzenie samej informacji o dokumencie - wówczas w polu Treść pozostanie zaznaczona opcja "Papier". Również możliwe i jak najbardziej pożądane jest jednak dołączanie do pism załączników zawierających ich treść. Treść pism może zostać umieszczona:

• ze skanera (raczej dla pism przychodzących)
• z pliku (załączoną z pliku Worda lub OpenOffice? w formacie doc, rtf, odt)
• z szablonu (wygenerowana z wsześniej zdefiniowanego szablonu w formacie rtf)

TODO: dodać linki do opisów jak wygląda skanowanie, dołączanie pliku i generowanie z szablonu.

Zamykanie spraw

<TODO opis>

Opis pozostałych zakładek w sprawie

Zakładka "Terminarz"

Aby dodać nowy termin wybieramy ikonę kalendarza znajdującą się pod zakładką "Ogólne".
W nowym oknie, które pojawi się w obszarze roboczym programu wprowadzamy:

• Opis (informacje, które dotyczą nowo wprowadzanego terminu)
• Zasoby (jeśli do realizacji będą potrzebne zasoby typu samochód służbowy, urządzenia techniczne,
  multimedia po ich wybraniu system automatycznie zarezerwuje je na dany dzień)
• Czas rozpoczęcia
• Przypomnienie
• Oznacz jako prywatne

Rys. 6

Zakładka "Uprawnienia"

W zakładce tej można dodawać, usuwać oraz modyfikować uprawnienia dostępu do sprawy oraz związanych
z nią dokumentów przez poszczególnych pracowników (Rys. 8) Dodanie pracownika do sprawy obywa się
poprzez jego wskazanie w oknie po lewej stronie i kliknięcie w strzałkę skierowaną w prawą stronę (górna).
W ten sam sposób możemy usuwać pracowników z listy uprawnionych.

Po wybraniu pracownika w oknie po prawej stronie możemy zdefiniować uprawnienia, jakie będą mu przysługiwać
w tej konkretnej sprawie. Są to:

• Odczyt
• Zapis zadań i dokumentów
• Zarządzanie
• Oglądanie wszystkich dokumentów
• Wysyłanie powiadomień o nowych dokumentach i zadaniach

Rys. 8

Zakładka "Komentarze"

Zorganizowany na podobieństwo komunikatora pulpit umożliwia prowadzenie dyskusji związanej ze sprawą
przez uprawnionych pracowników. Funkcjonalność ta zapewnia interaktywną komunikację i może być użyta
na przykład do bieżącej wymiany drobnych informacji nie kwalifikujących się na dokument lub notatkę służbową.

Zakładka "Podsprawy"

W przypadku dużych, złożonych spraw, w szczególności realizowanych w długim przedziale czasowym
możliwe jest ich podzielenie na Podsprawy (Rys. 9). Ich wprowadzanie w systemie eDokumenty odbywa się
dokładnie tak samo jak wprowadzanie spraw. Jedyną zasadniczą różnicą jest automatyczne przypisanie Podsprawy do Sprawy nadrzędnej.

Rys. 9

Na liście spraw "Podsprawa" uwidoczniona będzie bezpośrednio pod sprawą nadrzędną (Rys. 10).

Rys. 10

Panel "Filtry"

Przy dużej liczbie prowadzonych spraw można zawęzić opcje wyświetlania korzystając z filtrów. (Rys. 11). Najczęściej włączać będziemy filtry chcąc przejrzeć sprawy zamknięte.

Rys. 11

Pozwalają one na wyświetlenie na liście spraw ze względu na ich:

• Stan realizacji
• Status
• Terminowość realizacji
• Typ sprawy
• Termin realizacji

Znaczenie pozostałych pól na zakładce "Ogólne"