Sporządzanie pism wychodzących

Co prawda instrukcja kancelaryjna nie wymaga rejestracji pism wychodzących, ale na potrzeby elektronicznego obiegu dokumentów wymagane jest aby pod sprawą wprowadzić informację o wysyłanym piśmie. Będzie mieć ona formę bardzo podobną do pisma przychodzącego. Różnić się będzie tym, że w polu Typ zaznaczona będzie opcja Wychodzący i możliwe się stanie do edycji pole Dyspozycja.

Aby zachować treść pisma w formie elektronicznej możemy wprowadzić je do systemu na dwa sposoby:

• Zapisując w systemie dokument utworzony w dowolnym edytorze tekstu np. Word, OpenOffice
• Tworząc je bezpośrednio w systemie na podstawie zdefiniowanych szablonów

Za każdym razem tworzenie pisma najlepiej rozpocząć w kartotece sprawy na zakładce Dokumenty.

W oknie Pismo uzupełniamy następujące informacje (Rys. 2):

• Odbiorca
• Opis - informacja pod którą pismo będzie widoczne na liście dokumentów
• Treść - źródło treści – w naszym przypadku "z szablonu"
• Dyspozycja - informacja o sposobie doręczenia pisma do adresata

Pole Nr R-ki raczej należy pozostawić puste - w kancelarii zostanie dołączona do niego informacja o numerze R-ki. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy pracownik samodzielnie nakleja "R-kę".

Rys. 2

Jeżeli pismo zostało przygotowane wcześniej możemy je dołączyć, wybierając opcję Z pliku. Jeżeli chcemy wygenerować treść z szablonu zaznaczamy opcję Z szablonu.

Rys. 1

Tak przygotowane pismo przekazujemy zgodnie z ustalonym porządkiem organizacyjnym do zatwierdzenia. Możemy wykonać to za pomocą opcji Po zapisie > Przekaż.

Uwaga!
System eDokumenty wyposażony jest w dodatki typu "plug-in", które pozwalają na edytowanie oraz zapis
dokumentów z programów MS Word oraz OpenOffice bezpośrednio w systemie. (Rys. 4, Rys. 5).

Rys. 4

Rys. 5

Gotowe pismo zapisujemy w systemie eDokumenty korzystając z menu eDokumenty (program Open Office Writer – Rys. 5),
lub menu Dodatki/eDokumenty (program MS Word 2007 - Rys 4).

Powrót