Przewodnik użytkownika > Administracja Publiczna. Zakładanie spraw

"§ 17. 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 5.

4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu." Po zapoznaniu się z pismem

Instrukcja kancelaryjna - Dziennik Ustaw z 1999 r. Nr 112 poz. 1319

Rolę wspomnianego wyżej rejestru elektronicznego w systemie eDokumenty pełni moduł Sprawy. Ponieważ większość spraw zakładana jest na podstawie pism przychodzących, do założenia sprawy wykorzystamy moduł Dokumenty. Tam znajdą się dokumenty przekazane nam z sekretariatu lub od kierownika działu. Zaznaczając na liście pismo i klikając przycisk Dołącz do sprawy wybierzemy odpowiednią teczkę aktową i klikniemy przycisk Nowa. Do formularza przepiszą się dane zapisane wcześniej w formularzu Pisma takie jak Opis i Kontrahent. Po zatwierdzeniu na OK, ponownie potwierdzamy dołączenie pisma na przycisku OK. (Rys. 1)

Rys. 1

Na liście pojawi się dodatkowa ikona symbolizująca dołączenie pisma do akt sprawy. Ikona ta jest jednocześnie linkiem do kartoteki sprawy. (Rys. 2)

Rys. 2

Przechodząc na moduł Sprawy możemy również zobaczyć sprawę na liście przypominającej załączony w instrukcji kancelaryjnej Spis spraw.

Następnie w oknie Nowa sprawa wprowadzamy informacje w następujących polach:

• Opis - nazwa pod którą widoczna będzie sprawa w zestawieniu spraw
• Kontrahent

Następnie klikając rozwijaną listę Teczka przechodzimy do wyciągu z wykazu akt i wybieramy
teczkę aktową w której zostanie założona sprawa. Po wprowadzeniu wszystkich informacji klikamy przycisk "OK".(Rys. 3)

Rys. 3

Przechodzimy do zakładki "Po zapisie" i zaznaczamy pola:

• zarejestruj
• automatycznie
• przekaż Do
• DW - jeżeli pismo ma być przekazane do więcej niż jednej komórki organizacyjnej

Po wprowadzeniu informacji klikamy przycisk OK (Rys. 4)

Rys. 4