Przewodnik użytkownika > Administracja Publiczna. Prowadzenie dziennika korespondencji

Aby zarejestrować pismo w dzienniku, z menu umieszczonego po lewej stronie ekranu roboczego wybieramy zakładkę Dokumenty, a następnie klikamy przycisk Nowy > Pismo (Rys. 1).

Rys. 1

Na formularzu (Rys. 2) wypełniamy niezbędne pola:

• Nadawca - możemy przy użyciu narzędzia lupa wybrać odpowiedniego klienta z listy rozwijanej
• Opis - treść jaka będzie wyświetlana na zbiorczej liście dokumentów

W dalszej kolejności dodamy treść dokumentu:

• z pliku - jeżeli treść pisma dołączymy z pliku na dysku,
• papier - jeżeli nie załączamy żadnego pliku
• ze skanera - jeżeli treść pisma zeskanujemy

Domyślnie system proponuje formę papierową, która nie wymaga dołączania obrazu pisma.

W razie potrzeby możemy wprowadzić uwagi oraz znak zewnętrzny - o ile pismo ma taki nadany przez nadawcę).

Uwaga !

Domyślnie data pisma oraz data wpływu jest taka sama. Jeśli pismo ma datę np. wczorajszą należy ją zmienić w polu Data wpływu - wpisując ręcznie lub korzystając z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu na pole daty.

Rys. 2

Po wypełnieniu wymaganych pól przechodzimy do zakładki Po zapisie (Rys. 3). Zaznaczamy pole wyboru zarejestruj. W zależności od zadeklarowanego wcześniej typu, dokument zostanie przypisany do właściwego dziennika (w naszym przypadku dziennika poczty przychodzącej). Możemy to zmienić wybierając inny zasób z rozwijanej listy wyboru. Jeśli pismo ma być przekazane dalej zaznaczamy okno przekaż DO i z listy wybieramy osobę zatrudnioną na stanowisku na które chcemy przekazać. Po wypełnieniu wszystkich pól klikamy w przycisk OK. Dokument zostaje zapisany w bazie danych dokumentów oraz automatycznie wysłany do zdefiniowanego odbiorcy, oraz zapisany w odpowiednim dzienniku.

Rys. 3

Wydruk dziennika korespondencji

Jeżeli zachodzi potrzeba wydruku dziennika wówczas po wprowadzeniu wszystkich dokumentów - najczęściej na koniec dnia, wybieramy z menu po lewej stronie zakładkę Dzienniki, zaznaczamy na drzewku właściwy dziennik, a następnie wybieramy z górnego menu opcję Drukuj > Dziennik na dzisiaj. (Rys. 4)

Rys. 4

Jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie został wydrukowany dziennik na dany dzień można go wydrukować w późniejszym terminie korzystając z opcji Drukuj > Dziennik. (Rys. 5)

Rys. 5

W oknie Filtry wprowadzamy datę, lub zakres dat za jaki chcemy wydrukować dziennik, możemy również wybrać z listy pozycje które zostaną uwzględnione na wydruku. (Rys. 6)

Rys. 6

Wydrukowany dziennik korespondencji zawiera między innymi informacje o nadawcy pisma, datę wpływu oraz informację o osobie zadekretowanej jako odbiorca pisma. (Rys. 7)

Rys. 7

• Opis dekretowania pism zarejestrowanych w urzędzie dostępny jest w temacie Dekretacja pism
• Opis dodawania pism do istniejących spraw oraz zakładania nowych spraw do pism dostępny jest w temacie Zakładanie spraw do pism