Przewodnik użytkownika > Import kontaktów z CSV

System eDokumenty jest wyposażony w funkcję wczytywania bazy kontrahentów m.in. z pliku CSV (comma separated values). Aby utworzyć taki plik można się posłużyć programem Excel lub OpenOffice? Calc.

Format pliku

Przykładowy plik .csv wyglądać może następująco

NAZWA,ULICA,NUMER,TELEFON,OSOBA KONTAKTOWA,WWW
Demo Sp. z o.o.,Warszawska,10,22 540 564,Jurek Kowalski,www.demo.net.pl
[...]

w tym przypadku jednak jeżeli np. w polu osoba kontaktowa pojawi się wartość "Jurek Kowalski, Anna Nowak" wówczas system potraktuje wpis jako wartość dwóch kolumn. Dlatego programy przy zapisie plików w formacie CSV pozwalają wybrać

• separator pól (oddziela poszczególne kolumny)
• separator tekstu (obejmuje wartość każdej komórki w np. cudzysłowia)

Wówczas nasz plik będzie wyglądał następująco:

"NAZWA","ULICA","NUMER","TELEFON","OSOBA KONTAKTOWA","WWW"
"Demo Sp. z o.o.","Warszawska","10","22 540 564","Jurek Kowalski, Anna Nowak","www.demo.net.pl"
[...]

Przykładowy plik może wyglądać następująco:

Rys. 1

Należy jednak w tym wypadku pamiętać aby wcześniej z tekstu pozbyć się wszystkich separatorów tekstu! Czyli przed zapisem pliku do formatu CSV wykonujemy funkcją "Znajdź i zamień" zamianę wszystkich znaków " na puste wartości.

Następnie w Calc lub Excel wybieramy Plik > Zapisz jako i wskazujemy odpowiednie wartości

Rys.2

Import do eDokumenty

W module Kontakty z menu systemowego wybieramy "Akcje > Importuj kontakty"

1. Wskazujemy plik z dysku i klikamy Wyślij 2. Określamy parametry

• kodowanie,
• separator pól
• separator tekstu

i klikamy przycisk Analizuj. System pokaże podgląd rozpoznanych kolumn.

Rys. 3

W następnej kolejności mapujemy odpowiednie kolumny z pliku CSV z kolumnami systemowymi znajdującymi się w Przypisz do poprzez funkcję "przeciągnij i upuść"
Jeżeli wszystko jest w porządku klikamy przycisk na dole ekranu Importuj. Jeżeli wyświetlane kontakty są pokazywane nieprawidłowo (np. jest więcej kolumn albo nie ma polskich znaków) zmieniamy ustawienia i ponownie klikamy Analizuj.

Opcja "Nadpisz istniejące kontakty" pozwala na określenie, czy import powinien zostać wykonany w trybie dopisywania czy też w trybie aktualizacji.
W trybie dopisywania i aktualizacji nie zostaną dopisane te kontakty, dla których w bazie danych odnaleziony zostanie odpowiednik o tej samej nazwie lub numerze NIP lub PESEL. Ponadto w trybie aktualizacji nadpisane zostaną tylko te kontakty, dla których w bazie danych jednoznacznie odnaleziony zostanie odpowiednik o tym samym numerze NIP lub PESEL (tak więc, w celu przeprowadzenia skutecznego importu w trybie aktualizacji KONIECZNE jest określenie kolumny z numerem NIP lub PESEL).
Przykładowo, podczas importu dwa kontakty o nazwie "Jan Nowak" i różnych numerach PESEL są traktowane jak dwa różne kontakty, ale dwa kontakty o numerze NIP 6271234567 i różnych nazwach są traktowane jako jeden kontakt.

Na zakończenie system drukuje raport z importu, ilustrując status wykonania każdego wiersza pliku odpowiednim kolorem:

• zielonym jeżeli zaimportowano
• pomarańczowym jeżeli kontakt o tym samym NIP lub nazwie został znaleziony
• czerwonym jeżeli w czasie przetwarzania wiersza wystąpił błąd