Przewodnik użytkownika > Obsługa bazy kontrahentów

Menu

1. Opis panela filtrów
   1. Przykład zastosowania
2. Foldery wyszukiwania
3. Wyszukiwanie
4. Opis pola rekordów
5. Opis działania klawiszy paska narzędzi
6. Kartoteka Kontrahenta
7. Alternatywne dodawanie kontrahenta

Jednym z kluczowych elementów systemów CRM oraz EOD, do których należy system eDokumenty, jest moduł zarządzania klientami. Pozwala on na realizację szeregu zadań odnoszących się do klientów, w tym m.in. rejestrowanie, modyfikację oraz przechowywanie informacji o kontrahentach oraz sprawne ich wyszukiwanie. W niniejszym rozdziale postaramy się przybliżyć obsługę bazy kontrahentów. Standardowy widok modułu klienci przedstawia obrazek poniżej:

(klienci_001.jpg)

Domyślnie ekran podzielony jest na 3 panele: panel filtrów, panel folderów wyszukiwania oraz panel rekordów, jak również w wyszukiwarkę.

Opis panela filtrów

Pierwszy z paneli – panel filtrów, jak sama nazwa wskazuje, służy do filtrowania danych kontrahentów, czyli do wyszukiwania w zbiorze danych klientów spełniających dane założenia. Filtrowanie danych odbywa według określonego kryterium i polega na dodawaniu kolejnych warunków spośród dostępnych filtrów. Standardowe filtry przedstawia rysunek poniżej:

(klienci_003.jpg)

Pierwszy z panelów – panel filtrów, jak sama nazwa wskazuje, służy do filtrowania danych kontrahentów, czyli do wyszukiwania w zbiorze danych klientów spełniających dane założenia. Filtrowanie danych odbywa według określonego kryterium i polega na dodawaniu kolejnych warunków spośród dostępnych filtrów. Standardowe filtry przedstawia rysunek poniżej:

(klienci_004.jpg)

Poszczególne pozycje filtra możemy łączyć ze sobą za pomocą operatorów logicznych OR (lub) AND (i). Filtry między sobą połączone są logicznym AND (i). Użycie operatora AND polega na ustaleniu kryterium kilku warunków jednocześnie. Przefiltrowane rekordy muszą spełniać wszystkie warunki jednocześnie. Użycie operatora OR (lub) oznacza, iż rekordy wynikowe (przefiltrowane) będą spełniały przynajmniej jeden z podanych warunków.

Przykład zastosowania

Chcemy poznać wszystkich klientów którzy mają pochodzą z województwa śląskiego i mazowieckiego. Do tego celu w filtrze województwo należy zaznaczyć dwa województwa: śląskie i mazowieckie. Gdybyśmy podali tylko jeden warunek np. województwo śląskie wtedy filtr wyszukał by wszystkie rekordy klientów tylko z województwa śląskiego. W przypadku zaznaczenia tych dwóch województw, zostanie użyty operator logiczny OR (lub). Wynikiem działania takiego filtru będzie wyświetlenie listy klientów, którzy mają swoje siedziby albo w województwie śląskim, albo w mazowieckim. Oczywiście warunków może być więcej niż jeden, czy dwa.

Filtry z grupy cechy są filtrami definiowalnymi przez administratora systemu w zależności od potrzeb.

Przejdź do menu

Foldery wyszukiwania

Ciekawą funkcjonalnością modułu Klienci jest możliwość zapisu najczęściej używanych filtrów wyszukiwania jako folder wyszukiwania. W tym celu należy w panelu filtrów zaznaczyć niezbędne filtry, a następnie kliknąć opcję Utwórz folder wyszukiwania. Po kliknięciu otwiera się okno tworzenia filtru wyszukiwania, gdzie należy wpisać nazwę oraz (opcjonalnie) opis. Przykłady zastosowania panelu przedstawiają dwa poniższe obrazki:

(klienci_005.jpg)

(klienci_006.jpg)

Kliknięcie na dany folder wyszukiwania uruchamia zapisane pod nim filtry, co wpływa na dane wyświetlone w panelu rekordów.

Przejdź do menu

Wyszukiwanie

Jak wspomnieliśmy na wstępie moduł klientów wyposażony jest w wyszukiwarkę, która pozwalana wyszukanie klienta w bazie wg wybranych kryteriów (polach):

(klienci_007.jpg)

Zaznaczenie bądź odznaczanie z któregoś z pól spowoduje rozszerzenie bądź zawężenie wyników wyszukiwania o podane pola. Wyszukiwarka nie bieże pod uwagę wielkości wprowadzonych znaków, lecz wyszukuje po ciągach znakowych tzn. jeśli np. wpiszemy w oknie wyszukiwania frazę petrochemia Płock lub też frazę chemia Płock to wyszukiwarka zwróci wynik co najmniej ten sam. Należy pamiętać że wyszukiwarka oraz filtry są ze sobą ściśle powiązane tzn. podczas gdy jest filtr w użyciu wyszukiwarka wyszukuje tylko po filtrowanych danych nie całej bazie. Dlatego należy pamiętać o odznaczeniu nie używanego filtru !!! Podczas pracy z programem mamy możliwość szybkiego odnalezienia klienta przez użycie skrótu klawiaturowego SHIFT + K. Przykładowy wynik wyszukiwania przedstawia poniższy rysunek:

(klienci_008.jpg)

Poniższy rysunek zawiera opis znaczenia elementów pola wyszukiwarki:

(klienci_009.jpg)

Przejdź do menu

Opis pola rekordów

Pole (inaczej zwany też panelem) rekordów zawiera listę klientów wraz z ich wybranymi szczegółami (polami). Sam panel listy zawiera szereg przydatnych funkcji, które pozwalają na łatwiejsze i efektywniejsze wykorzystanie tej listy w celu uzyskania wymaganych informacji o klientach.

(klienci_010.jpg)

W górnej części panelu rekordów znajduje się lista pierwszych liter alfabetu, które pozwalają na filtrowanie klientów po pierwszej literze nazwy klienta. Dolny pasek panelu rekordów zawiera szereg przydatnych opcji w tym:

• pole zakresów wyświetlanych rekordów, który pozwala na poruszanie się po liście od pierwszego do ostatniego rekordu,
• pole widocznych wierszy, gdzie można określić ile rekordów z bazy ma się wyświetlać na jednej stronie. Wartość ta musi być liczbą całkowitą,
• policz wiersze – wyświetla liczbę rekordów, które zostały zwrócone na podstawie wybranych filtrów,
• widoczne kolumny – pozwala dostosować pole rekordów, pod kątem wyświetlanych przezeń informacji z wybranych przez użytkownika pól,
• eksportuj do pliku – pozwala na wyeksportowanie danych szczegółowych klientów z listy rekordów do pliku tekstowego .csv,
• przycisk nawigacji po stronach wyników – wskazuje na bieżącą stronę wyników. Kliknięcie tego przycisku pozwala na wybranie dowolnej strony z udostępnionego zakresu wyników,
• przycisk odświeżania listy przeładowuje listę rekordów,
• drukuj – polecenie to umożliwia wydruk widocznych bądź wszystkich pozycji z listy.

Przejdź do menu

Opis działania klawiszy paska narzędzi

• Nowy - zakładanie kartoteki nowego kontrahenta / petenta
• Edycja - otworzenie kartoteki zaznaczonego kontrahenta do edycji. Ten sam efekt możemy uzyskać przez 2 krotnie klikając w panelu rekordów na zaznaczonym kontrahencie
• Usuń - usunięcie kartoteki znaczonych kontrahentów.
• Raporty - w systemie eDokumenty jest możliwość wygenerowania raportu dla danego klienta bądź grupy klientów.

Przejdź do menu

Kartoteka klienta (kontrahenta)

W systemie eDokumenty każdy klient posiada swoją kartotekę, jak na poniższym rysunku:

(klienci_011.jpg)

Opis poszczególnych zakładek

• Zakładka Ogólne zawiera zestawienie wszystkich informacji na temat danego Kontrahenta, w tym m.in. dane adresowe oraz kontaktowe, historię kontaktów z kontrahentem oraz wiele innych,
• Terminarz jest kalendarzem, który zawiera wszystkie spotkania, kontakty, zadania, terminy, przypomnienia i adnotacje związane z klientem,
• Dokumenty są zestawieniem wszystkich dokumentów (wychodzące, przychodzące), które są przypisane do danego klienta,
• Zbiorczy jest listą spraw wraz ich szczegółami dotyczącymi dane kontrahenta,
• W zakładce Kontakt wprowadzamy podstawowe informacje odnośnie firmy lub osoby prywatnej, jak np.: Nazwa, NIP, REGON, Opis, i inne,
• Adresy natomiast zawierają dane kontaktowe do kontrahenta - szczególnie, jeżeli dany kontrahent posiada wiele siedzib, w tym miejscu oznaczamy, która z nich jest główną (adres podstawowy), a które oddziałem.
• Osoby kontaktowe jest zestawieniem osób - pracowników klienta, które reprezentują go w kontaktach z nasza firmą,
• Cechy - pozwala na przypisanie wartości do zdefiniowanych cech w systemie,
• Historia zmian obrazuje historię zmian w kartotece kontrahenta,
• Uprawnienia zakładka pozwala na przypisywanie uprawnień do danego kontrahenta odpowiednim użytkownikom.

Każda z zakładek kartoteki kontrahenta zawiera niezbędne narzędzia oraz opcje, aby móc wykonać te same operacje, które standardowo są dostępne w innych modułach. Przykładowo w dokumentach możemy rejestrować róznego rodzaju pisma, czy faktury, lub też w terminarzu mamy możliwość dodania zadania, terminu spotkania bądź rejestracji odbytej rozmowy telefonicznej.

Jest to oczywiście funkcjonalność uzupełniająca oraz ułatwiająca niektóre operacje. Wiadomym jest, że najłatwiej wiele operacji wykonuje się w przeznaczonych do tego modułach, jednakże w potrzebie, wykorzystanie kartoteki kontrahenta jest również możliwe.

Przejdź do menu

Alternatywne dodawanie klienta

Jak już wspomnieliśmy, z poziomu kartoteki kontrahenta istnieje możliwość wykonania wielu operacji jak m.in. dodawanie pism lub rejestracja terminów. Oznacza to również, że istnieje możliwość wykonania operacji w drugą stronę, czyli np. z poziomu dodawania bądź edycji pisma możemy dodać klienta. Alternatywny sposób dodawania klienta w systemie pokażemy na podstawie dodawania przykładowego pisma przychodzącego. Dodając w module Dokumenty dowolne pismo przy polach odnoszących się do nadawcy bądź odbiorcy istnieje ikonka (na poniższym rysunku zaznaczona czerwoną obwódką), która otwiera okienko szybkiego dodawania klienta.

(klienci_013.jpg)

Okienko to przedstawia rysunek poniżej:

(klienci_014.jpg)

Tak dodany klient jest oczywiście widoczny w module klientów wraz ze wszystkimi szczegółami wprowadzonymi podczas dodawania pisma:

(klienci_015.jpg)

Reasumując zarządzanie klientami w systemie eDokumenty jest bardzo proste i intuicyjne, a jednocześnie rozbudowane na tyle, aby zapewnić maksymalny zestaw informacji na temat klientów.

Przejdź do menu