Zmiana formatu numeracji dokumentów i spraw

Niniejszy rozdział ma za zadanie odpowiedzieć na pytanie po co i w jaki sposób zmienić domyślny sposób numeracji dokumentów i spraw w systemie. Poniżej zostaną więc opisane:

• Jak wygląda domyślny sposób numeracji
• Po co zmieniać numer
• Jak zmienić

Jak wygląda domyślny sposób numeracji

Domyślny sposób numeracji skonfigurowany jest w Panel Sterowania > Ogólne > Szablony znaków. Na początku zwrócimy uwagę na dwa podstawowe szablony znaków: Dla rejestru i spisu spraw.

Rys. 1

Dla dokumentów w dzienniku

Bazowo dzienniki posługują się szablonem oznaczonym typem REJESTR. Można to zmienić w samych dziennikach, ale działanie szablonu polega na zastąpieniu znaczników odpowiednimi danymi.

{NR}/{RWA}/{RR}

Gdzie {NR} to numer kolejny, {RWA} to dodatkowe oznaczenie dziennika (można zmienić w ustawieniach dzienników). {RR} to oczywiście rok w formacie dwuznakowym.

Dla spraw

Format numeracji dla spraw jest wspólny dla wszystkich spraw. Domyślny format wygląda następująco:

{SYMB_JEDN_ORG}.{SYMB_PRAC}.{RWA}-{NR}/{RR}

Gdzie

• {SYMB_JEDN_ORG} jest symbolem jednostki organizacyjnej pobranej z teczki aktowej,
• {SYMB_PRAC} to inicjał pracownika
• {RWA} to identyfikator z wykazu akt
• {NR} to kolejny numer
• {RR} rok w formacie dwucyfrowym

Po co zmieniać numer?

Najczęściej wymaga się zmiany numeracji jeżeli chcemy aby numeracja "przeskakiwała" co miesiąc. Pozwala to na ewentualne dodanie dokumentu na poprzedni miesiąc z zachowaniem ciągłości numeracji. Taka konfiguracja często jest wymagana w przypadku rejestracji faktur.

Wówczas szablon dla REJESTRU zmienić należy np. wg poniższego wzoru:

{NR}/{RWA}/{MM}/{RR}

W przypadku spraw raczej przydaje się zmiana dla celów statystycznych lub łatwej identyfikacji czasu powstania sprawy. Wówczas wprowadza się dodatkowo identyfikator miesiąca, a system wówczas resetuje licznik co miesiąc, a nie co rok jak domyślnie.

Jak zmienić?

Aby zmienić szablon posłużyć się należy konfiguracją umieszczoną w Panel Sterowania > Ogólne > Szablony znaków. Edycji dokonujemy poprzez wprowadzenie dostępnych znaczników rozdzielonych separatorami.