Struktura organizacyjna, konta, teczki

Przed przystąpieniem do dalszej pracy należy skonfigurować następujące elementy:

• wprowadzić w formie drzewa strukturę organizacyjną firmy
• utworzyć konta dla użytkowników
• ustalić i skonfigurować teczki w których będą zakładane sprawy

Struktura organizacyjna

W tym celu należy przejść do konfiguracji struktury. Z menu systemowego umieszczonego u góry ekranu wybieramy Pracownicy > Struktura organizacyjna.

Aby rozwinąć kolejne działy należy kliknąć w ikonę plus umieszczona obok nazw stanowisk. Posługując się ikonami Nowa jednostka pod zaznaczoną wprowadzić można nowe stanowiska. System wstawi nowe stanowisko pod aktualnie zaznaczoną jednostką.

Rys. 2

W formularzu do dyspozycji są trzy rodzaje jednostek:

• Stanowisko - np. główna księgowa, specjalista ds. wdrożeń itp
• Komórka organizacyjna - np. Dział kadr, Księgowość
• Jednostka - dla większych organizacji, holdingów wydzielenie osobnej jednostki np. spółki

UWAGA! Ważnym jest aby dla komórek organizacyjnych (np. Dział Prawny, Zarząd, Dział handlowy) zaznaczać opcję "Repozytorium". Dzięki temu będzie można zakładać tam teczki aktowe. Nie zaleca się zakładania Repozytorium na stanowiskach - gdyż podobnie jak to jest w świecie rzeczywistym teczki z dokumentami umieszcza się w pokoju a nie na biurku - przy stanowisku

Stanowiska można również przenosić i zmieniać ich kolejność na drzewku. Wykonuje się to z użyciem ikon strzałek w pasku zadań.

Konta

Kolejną czynnością będzie założenie kont dla użytkowników. W tym celu uruchamiamy panel Pracownicy > Konta użytkowników. Rys. 3

Rys. 3

Aby założyć nowe konto należy kliknąć Nowe konto i wprowadzić wymagane dane. Minimalnie są to:

Na zakładce ogólne

• Nazwa konta np. jnowak, akowalska
• Imię
• Nazwisko
• Hasło (powinno mieć przynajmniej 6 znaków w tym 3 cyfry i 3 litery.

Po zatwierdzeniu na zapisz pojawią się kolejne zakładki:

Na zakładce grupy

• Zaznaczamy opcję Pracownicy

Na zakładce stanowisko

• Klikamy na wolne stanowisko i zatwierdzamy przyciskiem Przydziel
• na tym etapie nie jest konieczna korzystanie z kreatora. (Rys. 4).

Rys. 4

Po zapisaniu konto jest możliwe do użycia, można się zalogować używając ustawionej nazwy konta i hasła.

Teczki

Ostatnią rzeczą którą należy zmodyfikować aby dostosować system do specyfiki firmy są teczki aktowe. Teczki są używane do rejestracji spraw. Przypisane są one do działów. Unikalną cechą systemu eDokumenty jest wymóg aby nazwy i symbole teczek przypisanych do poszczególnych działów były zdefiniowane wcześniej w tzw. rzeczowym wykazie akt. Zależność tę obrazuje poniżej umieszczony schemat. (Rys. 5).

Rys. 5

Wykaz akt służy zdefiniowaniu tylko samych kategorii akt (nazw teczek i ich atrybutów) które będą wykorzystywane w firmie. Ma on strukturę drzewiastą i numerację oparta na klasyfikacji dziesiętnej (podobnie jak zakładowy plan kont, czy kateogorie w bibliotece).

Końcowe elementy tego wykazu można przypisać do różnych działów tworząc w nich wirtualną teczkę aktową. Taka teczka odpowiadałaby fizycznemu segregatorowi umieszczonemu w szafie działu. Oznaczenie teczki aktowej składa się z symbolu tego działu oraz z znaku akt - czyli numeru kategorii z wykazu. Np. DO.201 (Czyli np. oferty w dziale organizacyjnym).

Oczywiście jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach tworząc dla nich teczki aktowe posiadające wspólny symbol ale różniące się symbolem działu. (np. DH.201 Będa to oferty w dziale handlowym).

Dzięki temu zachowujemy odpowiedni ład i porządek w elektronicznych pismach, każdy dział widzi w jasny sposób sprawy które są w jego właściwości. Ponadto jest to system który jest tożsamy z tym do czego przyzwyczajeni są pracownicy, ale dzięki temu że jest elektroniczny możemy łatwo pozbyć się jego wad i dodać kilka udogodnień np.

- można udostępniać sprawy użytkownikom lub grupom (są wówczas widoczne jako udostępnione) - sprawy niezależnie gdzie są założone są widoczne na zakładce Zbiorczy pod klientem - można poprzez zakładkę wykaz akt w sprawach również listować zbiorczo sprawy z różnych działów ale z tej samej kategorii.

Domyślnie w nowo-zainstalowanym systemie skonfigurowany jest rzeczowy wykaz akt odpowiadający większości typowym potrzebom firmy. W działach Zarząd, Sekretariat, Księgowość i Pracownicy są również przypisane odpowiednie teczki. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba dodania teczki do wykazu, wówczas należy dodać pozycję do rzeczowego wykazu akt (Rys. 6 i dołączyć ją do odpowiedniego wyciągu poprzez publikację w wybranym dziale. Można to wykonać dopiero po zapisaniu nowego elementu ponownie go otwierając - wówczas pojawi się dodatkowa zakładka "Opublikowane" (Rys. 7).

Rys. 6

Rys. 6

Teczki aktowe do wyciągu można również dołączać zbiorczo - poprzez funkcjonalność Wyciąg z wykazu akt. Efekt jest ten sam co przy publikacji. W sprawach na zakładce Wyciąg z wykazu akt danego działu widoczne są teczki w których można rejestrować sprawy.

Podsumowanie

Jeżeli więc drzewko struktury organizacyjnej jest zgodne z pożądaną strukturą, założone są konta użytkowników, a w działach utworzone są właściwe teczki - można przystąpić do pracy wykorzystującej najbardziej istotne cechy systemu.