Szablon pisma firmowego

Użytkownicy systemu eDokumenty mogą używać szablonów dla tworzenia jednolicie wyglądających dokumentów firmowych. Przed pierwszym użyciem szablonu należy go odpowiednio skonfigurować. Będzie to minimalnie wymagało:

• wgrania domyślnych załączników
• zamianie loga
• zapisaniu nowej wersji szablonu

Do konfiguracji szablonów można wejść poprzez Panel sterowania > Dokumenty > Szablony dokumentów.

W wyświetlonym panelu można za pośrednictwem odpowiednich przycisków, dodawać nowe foldery do drzewka szablonów, wysyłać nowe szablony oraz załadować domyślne szablony. Po najechaniu na ikony przycisków widoczne są opisy realizowanych przez nie akcji.

Rys. 2

Po załadowaniu domyślnych szablonów możemy je przetestować - przykładowo uruchamiając dokument na kartotece klienta (Rys. 3) W tym celu możemy posłużyć się skrótem klawiaturowym Shift+K, wprowadzić nazwę kontaktu i przejść na zakładkę Dokumenty.

Rys. 3

Wygenerowany dokument otworzy się w domyślnie ustawionym edytorze plików RTF. (Rys. 4). Jeżeli mamy zainstalowane makra do integracji z eDokumenty, wówczas możemy wykonać konieczne zmiany pliku i zapisać go z powrotem na serwerze poprzez klienta WebDAV: menu eDokumenty > Zapisz.

Rys. 4

Aby zmodyfikować dostarczony domyślny szablon, np. zmienić w nim logo i dane firmy z nagłówka, należy otworzyć szablon w edytorze Word lub OpenOffice poprzez umieszczony na liście link z nazwą pliku (Rys. 5). Po wykonaniu żądanych zmian należy zapisać szablon z dodatkowego menu edytora Word lub OpenOffice - eDokumenty > Zapisz.

Rys. 5

Z kolei całkiem nowy szablon możemy utworzyć w systemie na dwa sposoby: pierwszy poprzez menu systemowe eDokumenty Panel Sterowania > Dokumenty > Szablony dokumentów, drugi poprzez klienta WebDAV: menu Worda lub OpenOffice.

Pierwszy sposób zakłada że przygotowany wcześniej szablon mamy gdzieś na dysku i prześlemy go na serwer używając do tego opcji Nowy szablon z pliku - Rys. 6. Podajemy nazwę pod jaką będzie widoczny w menu szablonów oraz wysyłamy plik przyciskiem Dodaj.

Rys. 6

Drugi sposób jest jeszcze prostszy. Otwieramy edytor Word lub OpenOffice, wstawiamy wymaganą treść. Uruchamiając menu Znaczniki możemy wstawić do szablonu elementy które zostaną zastąpione odpowiednimi danymi z formularzy.

Następnie po skończeniu pracy zapisujemy szablon w systemie przy użyciu opcji eDokumenty > Zapisz jako > Szablon.

Rys. 7

Podczas zapisywania do pliku będzie konieczna autoryzacja użytkownika eDokumenty.

Rys. 8

W uruchomionym oknie wybieramy folder, w którym ma zostać zapisany szablon. Zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.

Rys. 9